Учет материально-производственных запасов

В зависимости от конкретных причин списания со счета 94 списанные материалы  относят на счета учета затрат на производство и издержек обращения, расчетов по возмещению материального  ущерба (счет 73) или финансовых результатов (счет 91).

Стоимость материалов по учетным ценам  между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения  материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе  материалов.

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по учетным ценам. Разницу списывают  на те же счета затрат, на которые  были списаны материалы по учетным  ценам (счета 20, 23, 25, 26 и др.). При этом если фактическая себестоимость  выше учетной цены, то разницу между  ними списывают дополнительной бухгалтерской  проводкой, обратную же разницу (что  возможно при использовании в  качестве учетной цены плановой себестоимости  материалов) – способом «красное сторно», т.е. отрицательными числами.

При синтетическом учете материальных ценностей по учетным ценам дополнительно  используют счета 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся  к средствам в обороте (материалы, животные на выращивании и откорме, товары).

В дебет счета 15 относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили  расчетные документы поставщика, и другие расходы по приобретению материалов с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в организацию.

МПЗ, фактически поступившие в организацию, списывают по учетным ценам с  кредита счета 15 в дебет счетов 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании  и откорме» и 41 «Товары».

Сумму разницы в стоимости приобретенных  МПЗ, исчисленной в фактической  себестоимости приобретения и учетных  ценах, списывают со счета 15 в дебет  счета 16. Остаток на счете 15 на конец  месяца показывает наличие МПЗ в  пути.

Инвентаризация материально-производственных запасов.

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и  документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при  каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений  между данными бухгалтерского учета  и их фактическим наличием по отдельным  наименованиям и (или) группам в  местах хранения и эксплуатации в  организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том  числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем  организации, а также руководителями подразделений организации по поручению  руководителя организации.

При организации работы по проведению инвентаризации проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений  организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить  в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации  склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным  ученым единицам определяется руководителем  организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов  на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией  незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

Для проведения комплекса работ  по выявлению фактического наличия  запасов, сопоставлению фактического наличия запасов с данными  бухгалтерского учета, документальному  оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих  запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным  в договорах (поставки, купли – продажи и других аналогичных документах), определению причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой объем указанных  работ, их специальный характер, в  организации могут создаваться  рабочие инвентаризационные комиссии.

Бухгалтерская служба организации  обязана:

осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

следить за своевременным завершением  инвентаризации и документальным оформлением  их результатов;

отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие  решения по устранению недостатков  в хранении и учете запасов  и возмещению материального ущерба.

Порядок учета инвентаризационных разниц.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета отражаются в  следующем порядке:

излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится:

а) в коммерческих организациях – на финансовые результаты;

б) в некоммерческих организациях – на увеличение доходов;

суммы недостач и порчи запасов  списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая  включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно – заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета запасов – в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета «Отклонение в стоимости материалов» при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно – заготовительных расходов.

При порче запасов, которые могут  быть использованы в организации  или проданы (с уценкой), последние  одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического  состояния с уменьшением на эту  сумму потерь от порчи.

Недостача запасов и их порча списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»: в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу.

Недостача запасов в пределах установленных  норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками  по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все  же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается  как недостача сверх норм.

Сверх норм – за счет виновных лиц.

В материалах, представленных руководству  организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх  норм естественной убыли, должны содержаться:

документы, подтверждающие обращения  в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач, и решения этих органов,

заключение о факте порчи  запасов, полученные от соответствующих  служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи  запасов и их порчи списываются  на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у  некоммерческой организации. Нормы  убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических  недостач.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может  производиться по решению руководства  организации только за один и тот  же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении  запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально  – ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице  стоимость недостающих запасов  выше стоимости запасов, оказавшихся  в излишке, то указанная разница  относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи  не установлены, то разницы рассматриваются  как недостача сверх норм убыли  и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или  увеличение расходов у некоммерческой организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений  фактического наличия запасов и  данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

 

2.2  Организация взаимосвязи складского учета и бухгалтерского учета

 

Организация складного  учета  материалов. Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей. Кроме центральных заводских складов в структурных различных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами,  измерительными  приборами  и мерной тарой.

На складах материальной ценности размещают по секциям, а внутри них  по группам, типа – и сорторазмером  в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием  фактического наличия установленным  нормам запасом (лимиту).

На каждый номенклатурный номер  материалов кладовщика заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к  месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Запись в карточках кладовщик  делит на основания первичных  документов в день совершения операций.

После каждой записи по поступлению  или выбытию материалов в карточке следует внести остаток по материалу  данного вида. Совокупность всех складских  карточек составляют складскую картотеку. В картотеке карточки размещают  по учетным группам – по однородным материалам (металлы, строительные материалы, запасные части, канцелярские товары и тому подобное). Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточка учета материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Сдачу документов оформляют реестром, в котором  указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также  в подотчетных организациях (пункты, отделения) материально ответственные  лица составляют месячные отчеты об остатках и движения материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведенья об остатках материалов на начало месяца, их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по номер.

Учет материалов в бухгалтерии  и его взаимосвязь со складским  учетом.

Все первичные документы по движению материалов со складов и  подразделений предприятия поступают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

 Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. К концу месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-ое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек, учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.