Учет материально-производственных запасов

     В первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету [13, с. 153].

     Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

     Первичными  учетными документами по отпуску  материалов со склада организации в  подразделения организации являются лимитно- заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

     Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре [14, с. 97].

     Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке  и сдаются на склады по сдаточным  накладным с указанием их наименования и количества. При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная. Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками), или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.) приходуются на склад (в кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

     Списание  материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.) [16, с. 177].

     Движение  материалов оформляют следующими документами:

1. приходный ордер (ф. М-4) – выписывает кладовщик, когда количество и качество поступившего материала соответствует документальным данным поставщика;
2. акт о приемке материалов (ф. М-7) – составляет комиссия в двух экземплярах в случаях, когда имеют место неотфактурированные поставки или при расхождении поступившего материала (количества и качества) с данными сопроводительных документов поставщика;
3. лимитно-заборная карта (ф. М-8) – используется при постоянном, систематическом отпуске материалов на производство. Выписывается отделом маркетинга на один или несколько видов материалов, относящихся к определенному  производственному заказу, в двух экземплярах. Один экземпляр передают на склад, другой – в цех получателю;
4. требование-накладная на отпуск материалов (ф. М-11) – используется для оформления однократного отпуска материалов на хозяйственные нужды. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй – основанием для их оприходования;
5. накладная на отпуск материалов на сторону (ф. М-15) – оформляется при отпуске материалов сторонним организациям. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов;
6. карточка учета материалов (ф. М-17) – ведет кладовщик для учета движения материалов на складе. Карточку открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. В карточках учета материалов кладовщик на основании приходных и расходных документов делает записи соответственно в графах «Приход» и «Расход» и после каждой записи выводит остаток;
7. реестр сдачи документов на приход и расход материалов – составляет кладовщик при сдаче документов в бухгалтерию с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся;
8. ведомость учета остатков материалов – по состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек учета материалов. Ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца;
9. товарно-транспортная накладная (ф. № 1-Т) – выписывает грузоотправитель в четырех экземплярах, если перевозку материалов осуществляют автотранспортом. Первый экземпляр служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией; четвертый – для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу [6, с. 145].

     Все первичные учетные документы  по движению материалов на складах  организации должны сдаваться в  бухгалтерскую службу в установленные  организацией сроки.

     Полученные  со складов первичные документы  подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру [14, с. 103].

     Движение  материалов в организациях осуществляется в результате операций, связанных  с поступлением, перемещением, расходованием. Правильное и своевременное документальное оформление движения материалов позволяет предупредить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплинированность материально-ответственных работников [15, с. 159]. 

     1.4 «Организация учета МПЗ на  предприятии»

     Использование на современном предприятии большого количества самых разнообразных материалов предполагает организацию грамотного учета. К основным требованиям, предъявляемым к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, относятся следующие: сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов; учет количества и оценка запасов; оперативность (своевременность) учета запасов; достоверность; соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам); соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным  бухгалтерского учета [7, с. 83].

     Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия однородная группа и т. д. [5].

     Номенклатурный  номер является единицей бухгалтерского учета материалов и представляет собой краткое числовое обозначение, присваиваемое каждому наименованию, сорту, размеру, марке материалов [11, с. 161].

     Для учета материально-производственных запасов предназначены синтетические  счета 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей», 19 «НДС по приобретенным ценностям». Все счета активные: по дебету отражаются поступление и оприходование запасов, по кредиту – их выбытие.

     Основным  счетом, отражающим движение материалов, в организациях служит счет 10 «Материалы». На счете 10 «Материалы» учитываются только материалы, принадлежащие организации на праве собственности, полного хозяйственного ведения, оперативного управления.

     Материалы, находящиеся на ответственном хранении, учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», сырье и материалы заказчиков, принятые на переработку, но неоплачиваемые (давальческое сырье), учитываются на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

     Учет  материалов ведется по субсчетам 10-1 «Сырье и материалы», 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции, детали», 10-3 «Топливо», 10-4 «Тара и тарные материалы», 10-5 «Запасные части», 10-6 «Прочие материалы», 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону», 10-8 «Строительные материалы», 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и другим по видам материалов [18, с. 139].

     На  синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической  себестоимости или по учетным  ценам.

     При учете материалов по фактической себестоимости принятие материалов к бухгалтерскому учету отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п.

     Материальные  ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».

     Материалы, полученные по договору дарения и  безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на счета 20, 23, 25, 26 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 9 [13, с. 164].

     При синтетическом учете материальных ценностей по учетным ценам дополнительно используют счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Счет 15 предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте (материалы, животные на выращивании и откорме, товары). В дебет счета 15 относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщика, и другие расходы по приобретению материалов с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в организацию.

     Материально-производственные запасы, фактически поступившие в  организацию, списывают по учетным  ценам с кредита счета 15 в дебет  счетов 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме» и 41 «Товары».

     Сумму разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах, списывают со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счета 16. Остаток на счете 15 на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.

     Счет 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» предназначен для учета  разницы в стоимости приобретенных  материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости  приобретения и учетных ценах. Этот счет используют только в том случае, если на счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме», 41 «Товары» синтетический учет ведут по учетным ценам. Накопленные на счете 16 разницы между фактической себестоимостью приобретенных материально-производственных запасов и стоимостью их по учетным ценам списывают с кредита счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» в дебет счетов издержек производства или обращения или других счетов, как правило, пропорционально стоимости израсходованных материально-производственных запасов по учетным ценам.

     Продажу материалов на сторону, безвозмездную  передачу проводят по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счета 91 «Прочие  доходы и расходы» с одновременным  отражением по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» сумм, причитающихся организации за эти материалы с покупателей в корреспонденции со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» [9, с. 157].

     Аналитический бухгалтерский учет движения запасов  может вестись как в количественном и суммовом (стоимостном) выражении (оборотный метод), так и только в стоимостном выражении (сальдовый метод).

     При использовании оборотного метода применяют  два варианта учета материалов. При  первом варианте в бухгалтерии открывают  на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых на основании первичных документов записывают операции по поступлению и расходованию запасов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета тем, что учет запасов ведут в них не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению. На основе указанных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, данные которой затем сверяют с данными синтетического учета.

     При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходовании материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но и в этом случае учет остается громоздким, так как в оборотную ведомость записывают сотни, а иногда и тысячи номенклатурных единиц.

     Более прогрессивен сальдовый метод учета  материалов. При этом методе бухгалтерия  не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках  аналитического учета, ни в оборотных  ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета  карточки складского учета материалов, ведущиеся на складе. Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования бухгалтером сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

     Сальдовые ведомости и сводные сальдовые  ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов [11, с. 172].

     Аналитический учет поступления материалов в значительной мере зависит от выбора учетной цены. Если в качестве учетных цен применяют средние покупные цены, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по средним ценам. Наценки сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительные расходы по всем поступившим материалам учитывают на одном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы и наценки снабженческих и сбытовых организаций».