В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

      Если  была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение: удержать сумму недостачи с материально ответственного лица; списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира). Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

      Перед началом проверки с кассира берут  расписку о том, что его личных денег в кассе нет. В акте указывают: сумму денег, находящуюся в кассе на момент начала ревизии; показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения ревизии; сумму выручки по данным суммирующего денежного счетчика; сумму выручки по данным журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) или журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5); сумму недостачи или излишков наличных денег в кассе.

      Акт подписывают все члены комиссии, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, налоговый инспектор (если он принимал участие в ревизии) и кассир, ответственный за сохранность денег в кассе.

      Если в процессе внезапной ревизии, проводимой с  участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, то организация может быть оштрафована.

      Инвентаризация  кассы в ЗАО «Соликамский строительный трест» проводится согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ. 

Синтетический учет по счету «Касса»

      Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу оформляются бухгалтерскими записями:

      поступление наличных денежных средств с банковского  счета учреждения отражается по дебету счета 50.1 "Поступления в кассу" и кредиту счета 51 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

      поступление наличных денежных средств от подотчетного лица отражается по дебету счета 50.1 "Поступления в кассу" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами".

      Операции  по выбытию наличных денежных средств  из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями:

      внесение  наличных денежных средств на счет учреждения в банке отражается по кредиту счета 50.1 "Выбытия из кассы" и дебету счета 50 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета";

      выдача  наличных денежных средств под отчет  отражается по кредиту счета 50.1 "Выбытия из кассы" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами";

      выдача  заработной платы и денежного  довольствия из кассы учреждения отражается по кредиту счета 50.1 "Выбытия из кассы" и дебету счета 70 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда»;

      выдача  сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера отражается по кредиту счета 50.1 "Выбытия из кассы" и дебету счета 70 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг";

      выдача депонентской задолженности отражается по дебету счета 76.4 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" и кредиту счета 50.1 "Выбытия из кассы".

2.5. Учет денежных документов

      В соответствии с Инструкцией № 107 к бланкам строгой отчетности относятся бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и т.п. в соответствии с перечнями, утвержденными федеральными органами исполнительной власти. Бланки строгой отчетности в бюджетных образовательных учреждениях учитывают на счете 10.9.

      Учреждение в своей работе использует такие документы строгой отчетности, как в оформлении трудовых отношений с работниками (трудовые книжки, путевки, удостоверения). Изготовление бланков и учет таких документов регламентированы законодательством.

     ЗАО «Соликамский строительный трест» ежегодно составляет заявку на необходимое количество бланков.

     Для регистрации выдаваемых документов строгой отчетности ведут специальные книги (книги регистрации). Их прошнуровывают, пронумеровывают, скрепляют печатью и хранят тоже как документы строгой отчетности. Испорченные при заполнении бланки документов уничтожают.

      Разные  денежные документы (оплаченные путевки  в дома отдыха, санатории, турбазы, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и др.) учитывают на счете 10.9 в количественном выражении.. Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляют кассовыми ордерами.

      Аналитический учет бланков строгой отчетности ведут по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 448). При этом бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитывают в отдельной книге. Книги прошнуровывают и опечатывают сургучной (мастичной) печатью, а количество листов заверяет подписью руководитель учреждения. Если бланк по какой-либо причине был испорчен, то составляют Акт о списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (ф. 816).

 

3. Мероприятия по совершенствованию кассовых операций

3.1. Ошибки и нарушения кассовой дисциплины

      Практика  расчетов наличными денежными средствами в ЗАО «Соликамский строительный трест» показывает, что в этой области небольшое количество нарушений, в частности в оформлении кассовых документов, в связи с работой в программе 1С-бухгалтерия.

      При заполнении кассовых документов случаются такие ошибки, как:

      лицами, получаемыми из кассы денежные средства, расходно-кассовых ордерах сумма заполняется не с заглавной буквы и не с начала строки;

      в приходно-кассовых и расходно-кассовых ордерах не заполняются графы  кодов.

      Анализ  записей в кассовых документах показал, что большое число ошибок допускается в оформлении авансовых отчетов. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами. Кроме того, авансовые отчеты предоставляются не вовремя. Хотя лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. Не всегда командировочные удостоверения оформлены в установленном порядке и суммы, надлежащие возврату в кассу возвращаются не вовремя.

      О недостаточной эффективности внутреннего контроля свидетельствуют следующие факты: отсутствие постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы; наличие признаков формального проведения ревизий кассы (одни и те же лица в ревизионной комиссии); отсутствие приказа ректора, устанавливающего периодичность проверок кассы.

3.2. Мероприятия по совершенствованию расчетов  
наличными денежными средствами

      Первое, что необходимо сделать в данной организации – это ликвидировать нарушения Порядка ведения кассовых операций в РФ и выделить помещение непосредственно для кассы с соблюдением всех правил, оборудованное окошком для выдачи денежных средств, где будет находиться только кассир. Кроме того, необходимо вооружить кабинет кассы огнетушителем.

      Для совершенствования наличных расчетов необходимо ужесточить контроль за соблюдением  кассовой дисциплины со стороны главного бухгалтера, руководителя организации, что поможет избавиться от формальности в работе ревизионных комиссий; зам. главного бухгалтера необходимо ежедневно следить за полнотой и правильностью заполнения первичных документов. 

 

Выводы  и предложения

      Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

      Практика  показывает, что в области кассовых операций допускается не много ошибок. Типичными являются: неполное оформление первичных документов; некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета; для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя организации специальная комиссия; в нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводятся. 

     Для совершенствования наличных расчетов необходимо ужесточить контроль за соблюдением  кассовой дисциплины со стороны главного бухгалтера, руководителя организации, что поможет избавиться от формальности в работе ревизионных комиссий; зам. главного бухгалтера необходимо ежедневно следить за полнотой и правильностью заполнения первичных документов. 
Список литературы: 

      1. Федеральный закон "О бухгалтерском  учете" от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3.

      2. Гражданский кодекс Российской  Федерации. Части I, II и III. М.: Проспект, 2003.

      3. Бюджетный кодекс  Российской Федерации. М.: Проспект, 2003.

      4. Налоговый кодекс Российской  Федерации. Части I и II. М.: Проспект, 2003.

      5. Трудовой кодекс Российской Федерации.  М.: Проспект, 2003.

      6. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

      7. Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации. Утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

      8. Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях. Утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 1999 г. N 107-н.

      9. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49.

      10. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Инструкция Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18.

      11. Елгина Е.Б. Первичные документы. – «Статус-Кво 97», 2004 г.

      12. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. — «ИПБ-БИНФА», 2003.

      13. В.Г.Александрова. Требования к хранению денежных средств на предприятии. Ответственность за их несоблюдение//Консультант бухгалтера, № 5, 2003 г.