Приходный кассовый ордер составляется в одном  экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия). Затем он регистрируется в журнале приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и передается в кассу для исполнения.

      Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром и главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным), заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги.

      Для того чтобы приходный кассовый ордер  считался оформленным полностью, необходимо четкое и разборчивое заполнение всех его реквизитов, в том числе наименования предприятия и структурного подразделения, их кодов по ОКПО, корреспондирующего счета, субсчета.

      Особое  внимание требует заполнение следующих реквизитов. Номер и дата приходного кассового ордера должны строго соответствовать номеру и дате квитанции. По строке «Основание» следует указывать содержание хозяйственной операции. По строке «В том числе» указывается цифрами сумма НДС, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)». Если расчеты наличными денежными средствами в данном регионе облагаются налогом с продаж, то его сумма выделяется цифрами в этой же строке. Если налог с продаж не взимается, то никаких записей по этому поводу делать не следует.

      По  строке «Приложение» необходимо перечислить все прилагаемые первичные и другие оправдательные документы с указанием их номеров и дат составления.

      В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства. (Приложение 2. Приходный кассовый ордер).

      Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

 

       Расходный кассовый ордер 
(форма № КО-2)

      Выдача  наличных денег из кассы ЗАО «Соликамский строительный трест» производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы на следующие цели:

      — на выплату заработной платы, вознаграждений физическим лицам;

      — под отчет работникам предприятия на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;

      — на возмещение расходов, понесенных сотрудником предприятия в ходе хозяйственной, операционной или командировочной деятельности и др.;

      Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия). Затем он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и передается в кассу для исполнения. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах, ведомостях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. (Приложение 3. Расходный кассовый ордер).

      Выдавать  расходные кассовые ордера на руки лицам, получающим по ним деньги, не разрешается.

      Выплата заработной платы производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации (или лиц, на это уполномоченных).

      В аналогичном порядке может оформляться  выдача нескольким лицам подотчетных средств, связанных со служебными командировками, депонированных сумм, разовых выплат по оплате труда (при уходе в отпуск, болезни и т.п.).

      При получении расходного кассового ордера, платежной (расчетно-платежной ведомости) кассир обязан проверить: 1) наличие и подлинность разрешительных подписей руководителя организации и главного бухгалтера (или лиц, на это уполномоченных); 2) правильность оформления документов; 3) наличие перечисленных в документах приложений.

      В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований документы к исполнению не принимаются и возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

      Для получения денег по расходному кассовому ордеру получатель предъявляет паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность. Кассир записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Затем получатель собственноручно расписывается в ордере (чернилами или шариковой ручкой) и в графе «Получил» указывает соответствующую сумму: рублей — прописью с большой буквы, копеек — цифрами.

      Получатели  денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости также должны предъявлять документы, удостоверяющие их личность, и расписываться в соответствующих графах ведомости. Запись о данных документа, удостоверяющего личность, ни на расходном кассовом ордере, ни на ведомости в этом случае не делается, сумма прописью не указывается.

      По  истечении установленных сроков выплат по платежным (расчетно-платежным) ведомостям не выданные по ним суммы депонируются, фактически выплаченная сумма записывается в кассовую книгу, а на ведомости проставляется номер и дата расходного кассового ордера.

      И только после этого расходные  кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

      Денежные  средства могут выдаваться по доверенности, оформленной в установленном  порядке. В этом случае в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости и остается в документах дня.

      При оформлении расходного кассового ордера также проверяется, чтобы были правильно заполнены все реквизиты документа, в том числе наименование предприятия и структурного подразделения, их коды по ОКПО, номер корреспондирующего счета, субсчета.

      Номера  и даты выписки расходных кассовых ордеров должны проставляться строго по порядку их оформления и регистрации. По строке «Основание» следует указать содержание хозяйственной операции. По строке «Приложение» перечисляются все прилагаемые первичные и другие оправдательные документы с указанием их номеров и дат составления.

      Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допускается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Журнал  регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

      Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов, платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и других документов до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и выплату других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

      При оформлении журнала регистрации  приходных и расходных кассовых документов следует обратить внимание на то, чтобы были корректно заполнены все реквизиты формы, в том числе наименование организации и структурного подразделения, их коды по ОКПО.

      В графу «Примечание» обычно переносится информация о содержании хозяйственной операции, указываемая по строке «Основание» приходных и расходных кассовых ордеров. 

Кассовая  книга (форма № КО-4, форма 440)

      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (ф.440), которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

      В последнее время кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде «Вкладного листа кассовой книги». Одновременно формируется «Отчет кассира». Эти документы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

      Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

      Во «Вкладном листе кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

      Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации.

2.4. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

      В организации должна регулярно проводиться  инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

      — перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

      — при смене кассира;

      — если были выявлены факты хищения  наличных денег;

      — если наличные деньги были частично или  полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

      Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.). По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).

      В организации могут  также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

      — по инициативе руководителя организации;

      — по требованию налоговой инспекции.

      Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

      Результаты  ревизии отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9). Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

      Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие — списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

      Во  время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

      Инвентаризационная  комиссия составляет акт в 2 экземплярах:

      — первый экземпляр передают кассиру;

      — второй экземпляр — в бухгалтерию.

      При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах: первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности; второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности; третий экземпляр передают в бухгалтерию.