Учет кассовых операций с применением ККМ

2.5 Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ работающих без кассира-операциониста

(форма  N КМ-5)

     Применяется в организациях, работающих без кассира - операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине, а также является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера - кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием - сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера - кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

     Рекомендации  по заполнению формы № КМ-5

«Журнал регистрации показаний суммирующих  денежных

и контрольных  счетчиков контрольно-кассовых машин,

работающих  без кассира-операциониста»

     Форма КМ-5 «Журнал регистрации показаний  суммирующих денежных и контрольных  счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков ККМ и применяется в организациях, в которых согласно штатному расписанию не предусмотрена должность кассира-операциониста.

     В отличие от формы КМ-4 «Журнала кассира-операциониста», форма КМ-5 имеет меньшее количество граф (12 вместо 18). При этом оставшиеся графы в журнале КМ-5 дублируют соответствующие графы КМ-4 «Журнала кассира-операциониста».

     Графы следует заполнять следующим  образом:

 ●  Порядок заполнения формы КМ-5

Графа 1 –  указывается текущая дата.

Графа 2 – номер отдела (секции). Заполнять  эту графу необходимо в том  случае, если ККМ обслуживает несколько  торговых секций, и организация ведет  по ним раздельный учет выручки.

Графа 3 – фамилия, и., о. продавца, официанта, приемщика заказов.

Графа 4 – указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее.

Графа 5 – необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют  налоговые инспекторы только при  перерегистрации ККТ. Однако, как  правило, они этого не делают.

Графа 6 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете. Показания на начало дня – это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.

Графа 7 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог».

Графа 8 – сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Определяется как разность между графами № 7 и № 6.

Графа 9 – сумма выручки, сдаваемая в  кассу организации, за вычетом денег, возвращенных покупателю.

Графы 10, 11 – подписи соответствующих  должностных лиц организации.

Графа 12 – можете поставить прочерк.

     Таким образом, если у Вас были возвраты, суммы в графах №8 и №9 совпадать  не могут, а графа №9 уменьшается  на сумму возврата. Чтобы обосновать расхождения в суммах между графами  №8 и №9, обязательно должен быть заполнен акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам». 
 

2.6 Справка отчёт кассира-операциониста

(форма  N КМ-6) 

     Применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков одной контрольно - кассовой машины и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7).

     Рекомендации по заполнению формы № КМ-6

«Справка-отчет  кассира-операциониста»

● Порядок  заполнения формы КМ-6 «Справка-отчет  кассира-операциониста»

Сначала заполняются реквизиты предприятия:

а) ИНН

б) структурное  подразделение – адрес торговой точки (магазина)

в) модель кассового аппарата

г) номер  производителя – заводской номер  машины

д) номер регистрационный – номер карточки регистрации по которой зарегистрирован ККМ в налоговых органах.

ж) наименование прикладной программы (при работе ККМ  в составе с компьютером)

з) номер документа – порядковый номер: для каждого аппарата свой номер

и) дата и время составления берется  с вечернего Z-отчета, по которому заполняется справка

     Графа 1 – порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены), то есть номер Z-отчета на конец рабочего дня. Если с одного кассового аппарата в течение дня снимается более одного показания (снимаются вечерние отчеты), можно делать запись по порядку (сначала показания по одному вечернему отчету, на другой строке по другому вечернему отчету).

Графа 2 – номер отдела

Графа 3 – номер секции

Графа 4 – показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего  количество переводов суммирующих  счетчиков на нули.

Графа 5 – показания суммирующего денежного  счетчика на начало рабочего дня (смены). Соответствует графе № 6 Журнала  кассира-операциониста КМ-4.

Графа 6 – показания суммирующего денежного  счетчика на конец рабочего дня (смены). Соответствует графе № 9 Журнала  кассира-операциониста КМ-4.

Графа 7 – сумма (руб., коп.) выручка за рабочий  день (смену) по счетчику. Соответствует  графе №10 Журнала кассира-операциониста КМ-4. В графе 7 пишется сумма без возврата.

Графа 8 – сумма (руб., коп.) денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Соответствует графе  № 15 Журнала кассира-операциониста КМ-4. В графу 8 вносится сумма возврата, если он был. Если не используется, ставится прочерк. Все возвращенные авансы покупателя оформляет бухгалтер-кассир через расходный кассовый ордер (приходный кассовый ордер).

Графа 9 – заведующий отделом (секцией): Ф.И.О., подпись. Если, к примеру, в штате  фирмы нет кассира, то в форме  КМ-6 должны расписываться продавец, сдающий выручку. 

Ниже, в  графе «Итого» дублируется вышесказанная  информация, а в строке «Итого выручка  в сумме» прописью записывается сумма  выручки за минусом суммы возврата. Если в этот день снято больше одного Z-отчета, сумма выручки по этим отчетам суммируется. Далее указывается номер приходного кассового ордера, который был выдан кассиру бухгалтерией в день сдачи выручки, указываются банковские реквизиты предприятия. По строке «Квитанция» проставляются номер и дата квитанции (препроводительной ведомости), которая заполняется при сдаче денег в банк.

В приеме денег и их оприходовании по кассе в отчете подписываются кассир-операционист, старший кассир и руководитель организации. 

     ● Обязанность оформления форм КМ-6, КМ-7 и ответственность за их незаполнение

       Формы КМ-6 и КМ-7 относятся к  документации, связанной с применением  ККТ, и в соответствии с ФЗ  № 54 от 22 мая 2003 года «О применении  ККТ при осуществлении наличных  денежных расчетов и (или) расчетов  с использованием платежных карт»  (Статья 5) подлежат обязательному  заполнению. Это правило действительно,  даже если у Вас всего одна  касса. 

     Учтите, что нельзя заполнять только форму  КМ-6 и при этом не заполнять КМ-7, поскольку, как указано выше, форма  КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков  контрольно-кассовых машин и выручке  организации» – «… применяется  для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации  за текущий рабочий день и является приложением к КМ-6 «Справке-отчету кассира-операциониста» за текущую дату».

     Естественно у предпринимателей, имеющих только одну контрольно-кассовую машину, возникает  правомерный вопрос: зачем им заполнять  форму КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин  и выручке организации»? Ведь эта  форма применяется для составления  сводного отчета по всем кассовым аппаратам  организации, а у них всего  одна. При этом предприниматели исходят  из того, что фактически в законодательстве и в названии формы КМ-7, в ее характеристике и в «Альбоме унифицированных  форм первичной учетной документации»  – слово «контрольно-кассовые машины»  употреблено только во множественном  числе...

     Однако  здесь решать уже Вам: если Вы готовы идти в суд, доказывать, тратить свои деньги, время и нервы, да еще и  с непредсказуемым результатом, то это Ваше право. На наш взгляд гораздо проще все-таки заполнять  КМ-7 во избежание придирок со стороны  контролирующих органов.

    С учетом вышеизложенного непредоставление организацией в налоговый орган (должностному лицу) справки-отчета кассира-операциониста по форме КМ-6 или КМ-7 может повлечь административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ в виде наложения штрафа в размере:

     - на должностных лиц – от 300 до 500 руб.;

     - на юридических лиц – от 3.000 до 5.000 руб.

● Одна форма КМ-6 = один Z-отчет

     Одна  форма КМ-6 должна соответствовать  только одному Z-отчету. Однако в ситуации, когда, к примеру, кассир по ошибке снял Z-отчет с нулевой выручкой, ему вовсе не обязательно и к этому ошибочно снятому Z-отчету оформлять отдельную справку КМ-6. В этом случае можно просто вписать данные ошибочного Z-отчета и отчета верного в одну КМ-6.

Если  же у Вас, к примеру, супермаркет  или круглосуточное кафе, и за рабочий  день снимается несколько Z-отчетов разными кассирами, то тогда обязательно каждому из них должна соответствовать своя КМ-6. Ведь форма КМ-6 нужна, в том числе, и для того, чтобы снять материальную ответственность с кассира: в каждой справке-отчете кассира-операциониста есть его личная подпись.

● Заполнение КМ-6 в случае, если в течение смены  производилась замена ЭКЛЗ

     При заполнении формы КМ-6 в конце  рабочей смены, если замена ЭКЛЗ была произведена в течение этой смены, нужно сделать две записи: данные Z-отчета до и после замены ЭКЛЗ (заполнить две строки). А на третьей строке написать «Итого за смену» и зафиксировать общую сумму выручки за эту смену.

     Имейте  в виду, в Z-отчете, снятом после замены блока ЭКЛЗ, появится «лишние» 1.11 руб. Это не страшно, это нормально. Данная сумма никаким образом нигде не учитывается в бухгалтерском и налоговом учете, в частности на нее не заполняются формы КМ-6 и КМ-7.

     Единственный  документ, в котором нужно обязательно  единожды отразить данную сумму –  это форма КМ-4 «Журнал кассира-операциониста».

     Обратите  внимание: сумма 1.11 руб. – лишь технологическая  и пробивается при вводе контрольно-кассовой машины в эксплуатацию для проверки корректности ее работы, что указывается  в соответствующем акте КМ-2 «О снятии показаний контрольных и суммирующих  денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию». Именно этот документ и является объяснением  появления этой суммы в фискальной памяти контрольно-кассовой машины.