Учет кассовых операций и ответственность за нарушение кассовой дисциплины

     В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить  кассовый отчет и сдать выручку  вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а последний — инкассатору.

     Правительством  России утвержден перечень отдельных  категорий организаций, которые  в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

     На  субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне.  Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов— отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача  денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое  выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной  стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет  и передается бухгалтеру.

     Основные  хозяйственные операции по счету 50 «Касса»:

     В кассу поступила выручка от продажи  товаров:

Дебет сч. 50 «касса» Кредит сч. 90.1 «выручка»

     В кассу поступил платеж за товары, проданные  в кредит:

     Дебет сч. 50 «Касса» Кредит сч. 73.1 «Расчеты по предоставленным кредитам и займам»

     В кассу поступили проценты за товары отпущенные в кредит:

Дебет сч. 50 «Касса» Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

     В кассу поступили деньги в погашения  недостачи товаров:

Дебет сч. 50 «Касса» Кредит сч. 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

     Оплаченные  наличными деньгами путевки в  санатории отражаются бухгалтерской  записью:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит сч. 50 Касса субсчет 50.1 «Касса организации»;

Дебет сч. 50 Касса субсчет 50.3 «Денежные документы» Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     При выдаче путевок персоналу бесплатно  или с частичной оплатой делают запись:

Дебет сч. 50. «Касса» субсчет 50.1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией. Кредит сч. 50 «Касса» субсчет 50.З «Денежные документы».

     Из  кассы выплачена заработная плата  работникам:

Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит сч. 50 «касса»

     Из  кассы выдано пособие на рождение ребенка:

Дебет сч. 69.1 «Расчеты по социальному страхованию» Кредит сч. 50 «Касса»

     Из  кассы выплатили материальную помощь работнику:

Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль» Кредит сч. 50 «Касса»

     Из  кассы выданы деньги в под отчет на командировку:

Дебет сч. 70 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит сч. 50 «Касса»

     Из  кассы сданы деньги на расчетный  счет:

     Дебет сч. 51 «расчетный счет» Кредит сч. 50 «Касса»

      В кассе организации помимо наличных денежных средств хранятся документы строгой отчетности (денежные документы, ценные бумаги, блинки строгой отчетности). К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты на транспорт, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы». Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению.

     Бланки  строгой отчетности - это документы  определенной формы, в которых предусмотрены необходимые реквизиты их унифицированная форма способствует ускорению и упрощению процессов составления документов.

     К бланкам строгой отчетности План счетов бухгалтерского учета относит квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Они учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке до момента выдачи под отчет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    4. КОНТРОЛЬ ЗА ПРАВИЛЬНОСТЬЮ ВЕДЕНИЯ  КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ 

     Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования  денежных средств в ЗАО «Приосколье» осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, ЗАО «Приосколье» хранит свои денежные средства в учреждении банка.

     Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования  денежных средств в кассе ведется  в соответствии с Положением о  ведении кассовых операций в Российской Федерации.

     Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

     Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ЗАО. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

     Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

     Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

     Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом  сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелит коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

     Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.

     Перед открытием помещения кассы и  металлического сейфа кассир осматривает  сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

     Основным  звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет неоприходованных и не списанных в расход денег.

     Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим  купюрам и в присутствии кассира  проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

     Частные расписки, якобы подтверждающие получение  денег лично у кассира, или  сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег  сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге.

     Результаты  инвентаризации денежных средств в  кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15 (см. Приложение 8).

     Недостатки  в организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ЗАО «Приосколье» следующие:

     1. Нарушаются рекомендации по охране  и транспортировке денежных средств  из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

     2. Дубликаты ключей от сейфа  и кассы должны храниться по  Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в  сейфе главного бухгалтера.

     3. Имеются случаи подписи руководителем  и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

     4. Разрешается производить прием  и выдачу денег по кассовым  ордерам до конца текущего  месяца, в нарушение действующего  порядка; выдача и прием денег  должен производиться только день их составления.

     5. Наличные деньги, полученные в  учреждении банка должны расходоваться  по строго целевому назначению. В хозяйстве практикуется, например, деньги, полученные на социальную  сферу, расходовать на командировки  и оплату труда. 
 
 
 
 
 
 
 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

 

     Наиболее  распространенными нарушениями, которые  выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

     - отсутствие первичных кассовых  документов или оформление их  с нарушением установленных требований;

     - выплаты подотчетным лицам на  основании документов, подтверждающих  расходы, без оформления авансовых  отчетов;

     - несоблюдение установленного лимита  расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами;

     - арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

     - неполное оприходование денежной  выручки, выразившееся в том,  что кассиры оставляют в кассах  организации небольшой размер  денежных средств «на размен».

     Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется Кодексом РФ об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 40 до 50 тычяч рублей.

     Таким образом, организация, нарушившая установленный  лимит расчетов наличными денежными  средствами, может быть оштрафована на сумму до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4 000 до 5 000 руб.

     Проверки  соблюдения Порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью  осуществляют кредитные организации (обслуживающие банки) не реже одного раза в два года (п. 2.14 Положения Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации»). Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).

    Нарушения порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций, за которые предусмотрена административная ответственность:

    - осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;