Учет кассовых операций и ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Форма первичных документов по кассовым операциям  в организациях утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98г. №88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», это КО-1 "Приходный кассовый ордер" (см. Приложение 1), КО-2 "Расходный кассовый ордер" (см. Приложение 2), КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" (см. Приложение 3), КО-4 "Кассовая книга" (см. Приложение 4), КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (см. приложение 5).

    Регистром бухгалтерского учета, отражающим кассовые операции в ЗАО «Приосколье» является журнал - ордер № 1 (см. Приложение 6). В нем отражены кредитовые обороты по счету 50 «Касса». Во второй части журнала - ордера - ведомости № 1 отражаются дебетовые обороты по счету 50 (см. Приложение 7). Записи в журнал - ордер производятся итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложением первичных документов.

    В настоящее время действует «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40. В соответствии с п.3 указанного Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу, т.е. изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. П.29 «Порядка ведения кассовых операций» установлено, что руководители предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

    Согласно  п.32 «Порядка ведения кассовых операций» после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с указанным Порядком, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

    Также «Порядком ведения кассовых операций» установлено, что:

- кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (п.33 Порядка);

- кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п.34 Порядка);

- на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (п.35 Порядка);

- в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п5 Порядка).

    П.29 «Порядка ведения кассовых операций» установлено, что во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.

    В определенной степени обеспечению  сохранности денежных средств способствует действующий порядок документального оформления движения денежной наличности. П.22 «Порядка ведения кассовых операций» установлено, что все поступления и выдачи наличных денег в обязательном порядке учитываются кассиром в кассовой книге сразу же после совершения операции. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Причем предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Правильность ведения кассовой книги контролируется главным бухгалтером организации.

    На  предприятиях с автоматизированной системой бухучета кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

    Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется автоматически в  порядке возрастания с начала года.

    В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц  должно автоматически печататься общее  количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

    Кассир  после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет  кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет  кассира вместе с приходными и  расходными кассовыми документами  в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

    В целях обеспечения сохранности  и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в  течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

    Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

    Выдача  денег из кассы производится строго по расходным ордерам или же надлежаще  оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными, а также лицом, получившим деньги.

    Согласно  п.27 «Порядка ведения кассовых операций» выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

    Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

    Если  выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности".

    При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя, причем это требование должно соблюдаться и при выдаче денег работникам предприятия.

    Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

    При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

    При несоблюдении одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

    Согласно  п.38 «Порядка ведения кассовых операций» учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в приложении.

    В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

    Соблюдение  предприятиями требований Порядка  ведения кассовых операций систематически проверяется банками. Причем копию акта проверки с перечисленными нарушениями банк передает в соответствующую территориальную налоговую инспекцию.

     Движение  наличных денежных средств учитывается  на счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50.1 «Касса  организации»;

50.2 «Операционная  касса»;

50.3 «Денежные  документы»;

     На  субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

       На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

       На каждой кассовой машине  имеется свой заводской номер,  который обязательно указывается  во всех документах, относящихся  к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге  кассира-операциониста), а также  в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой машины (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его, заместителя или главного бухгалтера.