Учет кассовых операций и денежных документов

    внешний документ – документ, поступивший от другой организации или направляемый в другую организацию: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, платежные поручения и тому подобные);

    - по форме заполнения (заполненные  вручную, составленные с применением  автоматизированных систем).

    Денежный  документ – документ, показывающий движение денежных средств. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся: чеки, банковские выписки, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег и тому подобные.

    Кассовая  книга - составленные по определенной форме учетные ведомости, в которых отражаются операции с наличными деньгами; учитываются поступления и выдача денег.

    Кассовый  ордер – денежный документ, по которому осуществляется и которым оформляется кассовая операция по приему (приходный) и выдаче наличных денег (расходный) кассой организации.

    Обязательное  требование к бухгалтерским документам – наличие реквизитов, обеспечивающих документам юридическую силу:

    - наименование,

    - дата составления,

    - наименование организации, от  имени которой составлен документ,

    - содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции  в натуральном и стоимостном  выражении,

    - наименования и подписи должностных  лиц, ответственных за совершение  и правильное оформление хозяйственной  операции.

    О порядке ведения кассовых операций.

    Учитывая  требование Центрального Банка России - всем «хозорганам» применять обязательные правила кассовых операций, а также  ввиду их (правил) важности и достаточно подробного изложения в нормативном  правовом акте «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», включающего в себя следующие  разделы:

    1. Общие положения;

    2. Прием, выдача наличных денег  и оформление кассовых документов;

    3. Ведение кассовой книги и хранение  денег;

    4. Ревизия кассы и контроль за  соблюдением кассовой дисциплины. 
 

Организация кассы на предприятии.

    Организация работы кассы – один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий. Банки  систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка  ведения кассовых операций. Нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими  организациями сверх установленных  размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх  установленных лимитов, влечет наложение  административного штрафа на должностных  лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц – от четырехсот до пятисот МРОТ.

    Ответственность за организацию работы кассы возложена  на руководителей предприятий, главных  бухгалтеров и кассиров. 
 

Учет  кассовых операций в  бухгалтерии предприятия.

Оформление  первичных кассовых документов.

    Основанием  для отражения информации о совершенных  хозяйственных операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

1. не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;
2. записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
3. свободные строки в документах необходимо прочеркивать;
4. перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;
5. на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;
6. все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год).

 
 

Оформление  приема и выдачи наличных денег из кассы.

    Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных  форм первичных документов по учету  кассовых операций: «Приходный кассовый ордер» (№ КО-1); «Расходный кассовый ордер» (№ КО-2); «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (№ КО-3); «Кассовая книга» (№ КО-4); «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (№ КО-5).

1. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации, как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе.

    Приходный кассовый ордер должен обязательно  содержать следующие разборчиво заполненные реквизиты:

- наименование  предприятия, структурного подразделения,  код предприятия по ОКПО и  код структурного подразделения;

- регистрационный  номер и дату заполнения;

- номер  корреспондирующего счета, субсчета;

- в графе  «Принято от» пишется наименование  лица, вносящего деньги в кассу,  а если это юридическое лицо, то обязательно указывается фамилия  лица, через которого приняты  деньги;

- в графе  «Основание» пишется либо номер  и дата договора, либо за что  осуществляется прием денег и  основание для начисления задолженности  (номер и дата счета-фактуры);

- указывается  сумма цифрами и прописью, причем  выделяется отдельной строкой  суммы налога с продаж и  суммы налога на добавленную  стоимость с указанием ставок  налогов;

- в графе  «Приложение» должны быть указаны  дата, номер накладной, по которой  отпущены товарно-материальные ценности (квитанции, по которой оказаны  услуги) и т.п.

    Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером.

    Кроме того, в главную кассу предприятия  может поступать выручка от торговой точки. В этом случае также оформляется  приходный кассовый ордер. 
Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

- в графе «Принято  от» указывается фамилия лица, сдающего выручку;

- в графе «Основание»  пишется «Торговая выручка за (число, месяц, год);

- в графе  «Приложение» пишется «Отчет  кассира за (число, месяц, год); и прилагается Отчет кассира.  

    2. Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Данный ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными на то лицами и вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:

    - наименование предприятия и структурного  подразделения, а также код  предприятия по ОКПО и код  структурного подразделения;

    -   регистрационный номер и дата  выписки расходного кассового  ордера;

    -   номер корреспондирующего счета,  субсчета;

    -   в графе «Выдать» указывается  наименование получателя денежной  суммы;

    - в графе «Основание» пишется  либо номер и дата договора, либо за что осуществляется  выдача денежной суммы и основание  для начисления задолженности  (номер и дата счета-фактуры);

    -  сумма указывается цифрами и  прописью;

    - в графе «Приложение» должны  быть перечислены все прилагаемые  к ордеру документы. В качестве  приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя  о командировке работника (на  основании данного распорядительного  документа бухгалтерией производится  определение суммы, подлежащей  выдаче подотчетному лицу на  командировочные расходы).

    Расходный кассовый ордер также должен быть подписан главным бухгалтером предприятия, и, кроме того, он должен содержать  распорядительную подпись руководителя или уполномоченного лица.

    При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру одному человеку кассир должен потребовать предъявить документ, который  удостоверяет личность получателя.

    На  предприятии таким документом может  быть и внутреннее удостоверение, если на нем есть фотография и подпись  владельца.

    Далее кассир должен записать наименование и номер документа, кем и когда  он был выдан, и получить подпись  о получении денег. Она делается получателем собственноручно, причем чернилами или шариковой ручкой с указанием суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами.

    А если деньги выдаются по одному документу  нескольким лицам, то тогда получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в  соответствующей графе. Но запись о  данных предъявленного документа не производится.

    Кассир  может выдать деньги или лицу, которое  указано в расходном кассовом ордере, или другому человеку по доверенности. В этом случае в тексте ордера после имени получателя денег  указывается фамилия, имя, отчество лица, на которого оформлена доверенность. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

    Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть разборчиво и четко заполнены  бухгалтерией чернилами, шариковой  ручкой или набраны на компьютере, Подчистки, помарки и исправления  в первичных кассовых документах не допускаются.

    Теперь  разберем наиболее часто встречающиеся  ошибки и нарушения при оформлении ежедневных кассовых отчетов предприятия. Эти ошибки заключаются в том, что кассиры принимают к исполнению приходные и расходные кассовые ордера, не заполненные полностью. Например, без указания корреспонденции счетов, регистрационного номера ордера или  без приложения необходимых первичных  документов.

    Поэтом, получив к исполнению приходный  кассовый ордер, кассир обязан его проверить  и, только если все правильно, получить наличные деньги. После этого, он доложен  зафиксировать операцию в кассовой книге предприятия, и подписав приходный  ордер, выдать квитанцию на руки лицу, внесшему деньги.