Учет горюче-смазочных материалов в бюджетных организациях

     15 апреля водителями представлены  авансовые отчеты - на заправку 200 л бензина - по 100 л 2 и 10 апреля. На дату заправки рыночная  цена бензина на соответствующих  заправках составила 16 руб. 20 коп.  и 16 руб. 35 коп.

     В бюджетном учете будут сделаны  записи:

     - на сумму стоимости аванса  на приобретение карт - 32 000 руб.

     Дебет  | 1 20622 560 |"Увеличение дебиторской  задолженности по выданным авансам  за приобретение материальных запасов"

     Кредит | 1 30405 340 |"Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими  исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов"  

     - на сумму поступивших карт - 32 000 руб.

     Дебет  | 1 20105 510 |"Поступления денежных документов"

     Кредит | 1 30222 730 |"Увеличение кредиторской задолженности  по приобретению материальных запасов"  

     - на сумму стоимости топливных  карт, переданных водителям, - 32 000 руб.   

     Дебет  | 1 20822 560 |"Увеличение дебиторской  задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов"

     Кредит | 1 20105 610 |"Выбытия денежных документов" 

     - на сумму стоимости топлива,  оплаченного по первой карте  - 3200 руб.

     Дебет  | 1 10503 340 |"Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов"

     Кредит | 1 20822 660 |"Уменьшение дебиторской  задолженности подотчетных лиц  по приобретению материалов"  

     - одновременно засчитывается ранее  выданный аванс на сумму 3200 руб.

     Дебет  | 1 30222 830 |"Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

     Кредит | 1 20622 660 |"Уменьшение дебиторской  задолженности по выданным авансам  за приобретение материальных запасов"

     - на сумму стоимости топлива,  полученного по второй карте, - 3255 руб. (1620 руб. + 1635 руб.)

     Дебет  | 1 10503 340 |"Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов"

     Кредит | 1 20822 660 |"Уменьшение дебиторской  задолженности подотчетных лиц  по приобретению материалов"

     - одновременно засчитывается ранее  выданный аванс на сумму 3255 руб.

     Дебет  | 1 30222 830 |"Уменьшение кредиторской задолженности  по приобретению материальных запасов"

     Кредит | 1 20622 660 |"Уменьшение дебиторской  задолженности по выданным авансам  за приобретение материальных запасов"

     - на сумму стоимости топлива,  израсходованного при осуществлении  текущих расходов, - 3200 руб.

     Дебет  | 1 40101 222 |"Расходы на транспортные услуги" | 1 40101 272 |"Расходование материальных запасов"

     Кредит | 1 10503 440 |"Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов"

     - на сумму стоимости топлива,  израсходованного при осуществлении  строительства, - 3255 руб.

     Дебет  | 1 10601 310 |"Увеличение капитальных  вложений в основные средства"

     Кредит | 1 10503 440 |"Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов"

     Одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам. Для  приобретения талонов на ГСМ бюджетная  организация должна заключить договор  с организацией, осуществляющей продажу  ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и  получить талоны на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее  время происходит частое изменение  цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях  к договору или в дополнительных соглашениях.

     Существуют  различные виды талонов. В некоторых  указывается марка ГСМ, их количество и стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны можно подразделить на так называемые стоимостные и литровые талоны.

     Учет  талонов на ГСМ в бюджетной  организации должен быть поставлен  таким образом, чтобы позволял получать информацию о талонах, имеющихся  в организации и выданных водителям  под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

     Учет  талонов осуществляется материально-ответственным  лицом, назначаемым приказом руководителя организации.

     На  каждую марку ГСМ рекомендуется  открывать отдельную ведомость  на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться  в ведомостях.

     Неиспользованные  талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно  отражать в отдельной ведомости  возврата талонов.

     Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой  момент к покупателю переходит право  собственности на ГСМ, поскольку  договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ  переходит к покупателю либо в  момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного  средства топливом.

     При приобретении ГСМ по талонам в  случае, когда право собственности  на горючее переходит к покупателю в момент передачи талонов, бухгалтерская  запись будет следующего содержания:

     Дебет 1 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных  материалов»

     Кредит 1 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками».

     В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности  на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, стоимость таких талонов следует  отражать на забалансовом счете 03 «Бланки  строгой отчетности», который предназначен для обобщения информации о наличии  и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и  талоны. Аналитический учет на счете 03 должен быть организован таким  образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

     Как было уже отмечено ранее, списание использованного  топлива производится на основании  норм расхода ГСМ.

     Нормы расхода топлива и смазочных  материалов на автомобильном транспорте содержат значения базовых показателей:

• норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения;
• норм расхода топлива на работу специальных автомобилей;
• порядок применения норм и методы расчета нормируемого расхода топлива при эксплуатации;
• справочные нормативы по расходу смазочных материалов;
• значения зимних надбавок;
• другие данные.

     Данный  документ предназначен для автотранспортных предприятий и организаций (независимо от форм собственности), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную  технику и специальный подвижной  состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные нормы могут использоваться в  качестве основы для расчета ведомственных  норм при эксплуатации специальных  и технологических автомобилей.

     Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном  транспорте, утверждены Постановлением №78.

     В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими  деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств  и являющимися отправителями  и получателями грузов, перевозимых  автомобильным транспортом.

     Если  организация принимает решение  самостоятельно разработать форму  путевого листа, эта форма и порядок  ее заполнения и составления должны быть утверждены как приложение к  учетной политике организации.

     Путевой лист действителен только на один день или смену. И лишь в том случае, когда водитель выполняет задание  в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более  длительный срок.

     Во  всех путевых листах помимо реквизитов, предусмотренных для каждой формы, указываются следующие данные, общие  для всех форм:

• показания спидометра;
• пробег автотранспортного средства;
• марка и количество выданного топлива;
• остаток топлива при выезде;
• остаток топлива по возвращении;
• расход топлива по норме;
• расход топлива фактический;
• экономия топлива;
• перерасход топлива.

     Целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными. По мнению специалистов Минфина путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

 

     

     Особенности учета недостач автомобильного топлива 

     Учет  недостач ГСМ в бюджетном учете  ведется на счете 20904 000 "Расчеты  по недостачам материальных запасов".

     Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов по каждому  виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и  суммы недостачи.

     Собственно  недостачи топлива образуются, вряд ли чаще, чем недостачи других видов  материальных запасов. Однако весьма распространенной является практика, в соответствии с которой порядком, установленным  для учета недостач, отражается перерасход топлива сверх установленных  норм. Особенности трудовых отношений  в такой ситуации регулируются не только прямыми нормами трудового  законодательства, но также и условиями  трудовых договоров (коллективных и  индивидуальных) и требованиями отраслевых и ведомственных нормативных  актов.

     По  общему правилу, в случае, если с  работником не заключен договор о  полной материальной ответственности, размер недостач, который может быть обращен во взыскание, не должен превышать  среднего заработка работника. Как правило, этой суммы вполне достаточно для того, чтобы к взысканию могла быть направлена вся сумма ущерба.

     Общее правило не может применяться  в том случае, когда учреждением  используются топливные карты. Выше уже говорилось о том, что такие  карты учитываются в составе  денежных документов. Следовательно, их движение должно быть оформлено примерно так же, как и движение наличных денежных средств. Это означает необходимость  заключения договора о полной материальной ответственности с работником, получающим под отчет топливные карты. Из чего автоматически следует возможность  привлечения работника к материальной ответственности в полном размере  нанесенного учреждению ущерба. Аналогичные  правила должны соблюдаться и в том случае, когда практикуется заправка топливом за наличный расчет - при условии, что подотчетным лицом является водитель.