Учет денежных средств

Денежные потоки по финансовой деятельности генерируются в результате деятельности организации, связанной  с осуществлением краткосрочных  финансовых вложений, выпуском и выбытием ранее приобретенных ценных бумаг  краткосрочного характера.

Одна из проблем анализа  движения денежных средств - определение  размера притока денежных средств, достаточного для финансового благополучия организации. Анализ достаточности  объема денежных средств целесообразно  проводить прямым методом. Необходимым  условием финансовой стабильности по этому методу признается такое соотношение  притоков и оттоков средств в рамках текущей деятельности, которое обеспечивает увеличение финансовых ресурсов, достаточное для осуществления инвестиций.

Методика анализа движения денежных средств прямым методом достаточно проста. Необходимо дополнить форму бухгалтерской финансовой отчетности N 4 "Отчет о движении денежных средств" расчетами относительных показателей структуры "притока" и "оттока" по видам деятельности в соответствии со схемой, представленной на рисунке в Приложении 1.

Прямой метод анализа  движения денежных средств по видам  деятельности позволяет оценить:

- в каком объеме, из  каких источников были получены  поступившие денежные средства и каковы направления их использования;

-достаточно ли собственных  средств организации для инвестиционной  деятельности или необходимо  привлечение дополнительных средств в рамках финансовой деятельности;

- в состоянии ли организация  расплатиться по своим текущим  обязательствам.

Анализ движения денежных средств прямым методом детально раскрывает движение денежных средств на счетах бухгалтерского учета, дает возможность делать выводы относительно достаточности средств для уплаты по счетам текущих обязательств, а также осуществления инвестиционной деятельности.

Однако этот метод  не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата (прибыли) и изменения величины денежных средств на счетах предприятия. Для преодоления этого недостатка проводится анализ движения денежных средств косвенным методом, суть которого состоит в преобразовании величины чистой прибыли в величину денежных средств. При этом исходят из того, что в деятельности каждого предприятия имеются отдельные, нередко значительные по величине виды расходов и доходов, которые уменьшают (увеличивают) прибыль предприятия, не затрагивая величину его денежных средств. И процессе анализа на сумму указанных расходов (доходов) производят корректировку величины чистой прибыли таким образом, чтобы статьи расходов, не связанные с оттоком денежных средств, и статьи доходов, не сопровождающиеся их поступлением, не влияли на величину чистой прибыли.

Так, всякое выбытие  объектов основных средств и иных внеоборотных активов связано с получением убытка в размере их остаточной стоимости, который отражается на счете 91 и затем списывается на уменьшение финансового результата в дебет счета 99 «Прибыли и убытки». Вполне понятно, что никакого воздействия на величину денежных средств эта операция не оказывает, поскольку связанный с ней расход средств произошел еще в момент их приобретения. Следовательно, сумма убытка в размере остаточной (недоамортизированной) стоимости выбывших внеоборотных активов должна быть добавлена к величине чистой прибыли.

Не вызывают расхода  денежных средств хозяйственные  операции, связанные с начислением амортизации основных средств и нематериальных активов, которые, однако, уменьшают величину финансового результата. Поэтому для получения реальной величины денежных средств суммы начисленной амортизации должны быть добавлены к чистой прибыли.

Анализ движения денежных средств косвенным методом целесообразно начинать с оценки изменений в состоянии оборотных активов предприятия и их источников по данным формы № 1 «Бухгалтерский баланс». Далее следует установить, как изменения по каждой статье оборотных активов и обязательств отразились на состоянии денежных средств предприятия и его чистой прибыли.

При анализе взаимосвязи  полученного финансового результата и изменения денежных средств следует учитывать возможность отражения в учете доходов, учтенных ранее реального поступления денежных средств, например, при учете реализованной продукции по моменту ее отгрузки. В этом случае поступление денежных средств на предприятие будет определяться суммой реализации и изменением величины дебиторской задолженности. Аналогичным будет механизм корректировки чистой прибыли, связанный с изменением суммы авансов, полученных от поставщиков.

Влияние на чистую прибыль операций по приобретению товарно-материальных ценностей характеризуется тем, что увеличение остатков по статьям «Сырье, материалы и другие аналогичные ценности», «Готовая продукция и товары для перепродажи» и другим занижает реальный расход денежных средств, и поэтому суммы увеличения остатка по этим статьям должны быть исключены из чистой прибыли, а соответственно, сумма уменьшения остатков по указанным статьям прибавляется к чистой прибыли.

Операции, отражаемые на пассивных  счетах, имеют обратный механизм воздействия  на движение денежных средств. Если остатки  по статьям обязательств в отчетном периоде возрастают, то сумма их увеличения должна быть прибавлена к чистой прибыли. Если остатки уменьшаются, следовательно, по счетам обязательств было заплачено больше, чем указано в отчете, а движении денежных средств, и сумма их уменьшения должна исключаться из величины чистой прибыли.

Особый характер имеют  корректировки величины чистой прибыли, связанные с операциями начисления износа по основным средствам и нематериальным активам, так как указанные расходы  уменьшают прибыль отчетного года, но не влияют на движение денежных средств. Поэтому для того, чтобы получить полную величину денежного потока, к чистой прибыли следует прибавить сумму начисленного износа.

Далее при анализе взаимосвязи  денежных потоков и чистой прибыли  следует скорректировать суммы, отражаемые в форме № 4 по статье «Выручка от реализации основных средств  и иного имущества». Результат  от этой реализации возникает, как правило, вследствие продажи различных видов  имущества. При этом в отчете о  прибылях и убытках (ф. № 2) находит отражение финансовый результат, выявляемый на счете 91 «Прочие доходы и расходы», от данной операции. Однако движение денежных средств возникает лишь при операциях, отражаемых по кредиту указанного счета в виде выручки от реализации. Следовательно, остаточная стоимость основных средств я или дебетовый оборот по указанному счету должны быть прибавлены к чистой прибыли. Кроме того, по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» отражается стоимость оприходованных материальных ценностей, оставшихся после ликвидации основных средств. Хотя такие операции и увеличивают финансовый результат, но это не сопровождается движением денежных средств. Следовательно, указанные суммы в процессе анализа должны быть исключена из величины полученной чистой прибыли.

Еще следует иметь в  виду, что реализация основных средств  и других долгосрочных активов рассматривается  как поступление денежных средств  от инвестиционной деятельности.

Совокупное влияние рассмотренных  операций, корректирующих величину чистой прибыли, должно привести к отражению результата изменения денежных средств.

При косвенном методе финансовый результат преобразуется с помощью  ряда корректировок в величину изменения  денежного потока за анализируемый  период.

При этом необходимо осуществить  корректировки, связанные с:

- несовпадением времени  отражения доходов и расходов  в бухгалтерском учете с притоками  и оттоками денежных средств  по этим операциям;

- хозяйственными операциями, не оказывающими непосредственного  влияния на расчет показателя  чистой прибыли, но вызывающими  движение денежных средств;

- операциями, оказывающими  непосредственное влияние на  расчет показателя прибыли, но  не вызывающими движения денежных  средств.

 

III. Анализ расчетов наличными денежными средства в Организации и пути его совершенствования 

3.1. Организация управления денежными  потоками с помощью компьютерных  технологий

 

Автоматизация процесса управления денежными  средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений на предприятии.

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для  чего необходимо определить:

– состав центров финансовой отчетности, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;

– участников процесса, то есть сотрудников  предприятия, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров  выполнения внутренних регламентов, акцептантов;

– обязанности и полномочия каждого  участника бизнес-процесса, в частности  по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений  по тем или иным платежам;

– временной график прохождения  платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения  заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить  трудозатраты генерального и финансового  директоров на контроль расходования средств.

Для поддержки оперативного управления денежными потоками требуется автоматизация  соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение  должно позволять:

– создавать электронные учетные  документы платежной системы (например, заявки на оплату);

– формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной  системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру платежного календаря;

– реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны  для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она  автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;

– разграничить права доступа к  финансовой информации для разных уровней  ответственности в компании. К  примеру, начальник ЦФО видит  в системе только заявки по своему бизнес-направлению.

До сих пор многие российские  предприятий используют для автоматизации  бизнес-процессов управления денежными  потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше предприятий склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например решения на базе программ семейства «1С».

Нужно отметить, что управление денежными  потоками будет результативным, если внутренние регламенты соблюдают все  сотрудники. Если в предприятии сохранится ситуация, когда, например, генеральный  директор или собственник может  расходовать денежные средства в  обход внутренних положений (например, на представительские расходы либо в качестве изъятия капитала из компании), то финансовый директор не сможет выполнять  обязательства по обеспечению своевременности  оплаты по заявкам, поданным в соответствии с регламентами. И наоборот, правильно  организованные бизнес-процессы прохождения  платежей позволяют финансовому  директору гарантировать, что все  заявленные платежи будут произведены  в установленные сроки.

Для предприятия можно реализовать  следующую модель бизнес-процессов  управления денежными потоками. Инициатор  платежа готовит бумажную заявку, в которой указывает параметры  платежа: контрагент, срок, номер счета, статья бюджетного классификатора и  т.д.

Заявка, подписанная владельцем бюджета, передается в финансовый департамент  и вводится в учетную систему  в качестве документа «Заявка  на платеж». Учетная система, в которой  ведется управление денежными потоками, должна быть интегрирована с системой учета товарно-материальных ценностей, что позволит автоматически формировать  заявки на оплату товаров и материалов по данным счетов-фактур.

Все введенные заявки получают статус «Новая», который позволяет рассматривать  их, но не дает возможности совершить  платеж. Заявка имеет плановую дату оплаты. Далее она должна пройти два этапа: бюджетный контроль и  постановку на оплату.

На первом этапе сотрудник, ответственный  за бюджетный контроль, проверяет  соответствие заявки лимиту, установленному в бюджете. Если заявка не проходит бюджетный контроль, то она приобретает  статус «Недостаточно лимита» и  требует дополнительного согласования и определения источников финансирования.

Следующий этап - рассмотрение заявки казначейством и постановка ее в  график платежей. Для этого ей присваивается  статус «К оплате». Это можно сделать  как вручную, так и автоматически. Сотрудник казначейства может отклонить  заявку либо приостановить ее, присвоив ей соответствующий статус, если у  него возникают сомнения в правильности платежа. На основании заявок, которым  присвоен статус «К оплате», строится график платежей на ближайшую неделю и утверждается финансовым директором. При рассмотрении графика платежей могут быть выявлены кассовые разрывы. В этой ситуации ответственный сотрудник  принимает решение о возможности  переноса отдельных заявок на другую дату. Платежи осуществляются через  систему «банк - клиент» и только на основании заявки со статусом «К оплате». В случае отсутствия возможности организовать автоматическую выгрузку платежных поручений в систему «банк - клиент», контроль исполнения заявки осуществляется на уровне разнесения выписки: все заявки поступают в систему, в которой ведется бухгалтерский учет, и при разнесении выписки платежи должны быть сопоставлены с заявками, по которым осуществлялся платеж. Если платеж не сопоставлен или совершен без заявки, то невозможно будет провести выписку в бухгалтерской учетной системе. Казначейство, используя эту информацию, может проанализировать все произведенные компанией оплаты. Владельцы бюджета имеют доступ к заявкам в рамках своего  центра финансовой отчетности и могут оперативно отслеживать изменение статуса своей заявки.