Учет денежных средств

I. Нормативно-правовая база регулирования и основные аспекты ведения бухгалтерского учета денежных средств в Российской Федерации

 

Расчеты по обязательствам между юридическими лицами производятся, как правило, в безналичном порядке  через банки или применяются  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в  соответствии с законодательством  Российской Федерации¹. Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.п.

В настоящее время сложно найти коммерческую организацию, которая  смогла бы вести свою деятельность, не сталкиваясь с кассовыми операциями. Расчеты с покупателями (клиентами, заказчиками) в пределах установленного лимита расчетов наличными денежными  средствами, выдача денег подотчетным  лицам на хозяйственные нужды, командировочные  и представительские расходы, выплата  зарплаты работникам - это не полный перечень ситуаций, в которых необходимо строго соблюдать порядок ведения кассовых операций, установленный законодательно. В противном случае, основываясь на арбитражной практике, организации грозит уплата немалых штрафов.

Основные функции бухгалтерского учета денежных средств²:

- проверка правильности  документального оформления и  законности операций с денежными  средствами, своевременное и полное  отражение их в учете;

- обеспечение своевременности,  полноты и правильности расчетов  по всем видам платежей и  поступлений, соблюдение правил  и положений по использованию  денежных средств;

- своевременное выявление  результатов инвентаризации денежных  средств и денежных документов;

- обеспечение сохранности  денежных средств, денежных документов  в кассе и в других местах  их хранения и выдачи, бесперебойной  удовлетворение денежной наличностью  неотложных нужд организации,  где по условиям расчетов и,  исходя из характера деятельности она необходима;

- организация контроля  над оплатой счетов, получением  долгов с заемщиков и дебиторов,  а также наблюдения за расходами,  совершаемыми путем оплаты из  кассы и с расчетного счета. 

Таким образом, одна из главнейших целей бухгалтерского аппарата - обеспечение  контроля над соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью  и эффективностью использования  имеющихся денежных средств и  полученных кредитов, обеспечением сохранности  денежной наличности и документов в  кассе.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация  должна иметь кассу и вести  кассовую книгу по установленной  форме в соответствии с Положением О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации № 373-П от 12.10.2011. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей согласно постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 № «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной (индивидуальной) или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм о полной материальной ответственности».

Для ведения кассовых операций юридическое  лицо, индивидуальный предприниматель  устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может  храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем  юридического лица, индивидуальным предпринимателем, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель  издают об установленном лимите остатка  наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель).

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель  обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег.

Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается  в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического  наблюдения, в фонд заработной платы  и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Уполномоченный  представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель вносят наличные деньги в банк, или в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки наличных денег, инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег, или в организацию федеральной почтовой связи для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Кассовые  операции ведутся у юридического лица, индивидуального предпринимателя  кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих  работников (далее - кассир), с установлением  ему соответствующих должностных  прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Кассовые операции, проводимые юридическим  лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.  

Кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя  оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается  основание для их оформления и  перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости , заявления, счета, другие документы. Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Приходный кассовый ордер  подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.  Расходный кассовый ордер  подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем  кассовые документы подписываются  руководителем. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Кассовые документы, кассовая книга , книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства).

Кассовые документы, оформляемые  с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

В случае ведения кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств ) с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

При оформлении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств  с применением технических средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами, по усмотрению руководителя, может осуществляться с распечатыванием или без распечатывания на бумажном носителе листа книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств. При распечатывании на бумажном носителе листа книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств  на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров, а в случае когда лист книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств на бумажном носителе не распечатывается, подписи старшего кассира и кассиров проставляются с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.

Лист кассовой книги, оформляемой  с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.

Нумерация листов кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств), оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств ) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Листы кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств ), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются. Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств ) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.

Контроль за ведением кассовой книги  (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств ) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом  счете 50 "Касса". В дебет его  записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 "Касса" могут  быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы"  и др.

На субсчете 50-1 "Касса  организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация  проводит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 "Касса" открывают  субсчета для обособленного учета  движения каждой наличной иностранной  валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся  в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины  и другие денежные документы.

Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе  определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризация необходима по закону. Эти случаи перечислены  в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (7):

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

- при смене главного  бухгалтера или кассира;

- если были выявлены  факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги  были частично или полностью  уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

- перед составлением ликвидационного  баланса.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя³.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Форма  этого акта приведена в Приложении 14 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).