Учет денежных средств в кассе

Для обеспечения полной сохранности документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при которой ее листы формируются в виде машинограммы  «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма « Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течении года хранятся отдельно за каждый месяц. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств, которые обрабатывают кассовые документы.

Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а так же при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителя организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательстве порядке. Рабочее место кассира (касса) должно полностью соответствовать Единым требованиям по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий. Помещение кассы должно быть изолированно, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается. На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охраной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции, работ, услуг, а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной системы учитываются как капитальные вложения. Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. Ключи от металлических шкафов (сейфов) и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условных местах, передавать посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организации. Не реже одного раза в месяц проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних  дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа (сейфа).

Хранение в кассе организации наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Не реже одного раза в месяц, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежных средств в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт о результатах проведенной инвентаризации (№ ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств"; № ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности"). При обнаружении ревизией недостачи или излишков ценностей в кассе в акте указывают сумму и обстоятельства возникновения. Выявленные излишки приходуются:             Дт 50   Кт 91

А выявленная при инвентаризации кассы недостача денежных средств и денежных документов оформляется бухгалтерской проводкой:   Дт94   Кт 50

Сумма недостачи денежных средств может быть отнесена на виновное лицо при условии, что с виновного лица получена объяснительная:                Дт 73.2  Кт  94

Сумма недостачи может быть отнесена, по распоряжению руководителя организации, на счет организации: Дт  91.2  Кт 94

Если недостача в кассе произошла в результате чрезвычайной ситуации, стихийного бедствия, аварии, то недостачу относят на убытки:  Дт 99  Кт 94

Ответственность за соблюдением Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главных бухгалтеров и кассиров. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяется банками (не реже одного раза в два года).

В кассе предприятия могут храниться денежные средства в иностранной валюте. Для осуществления операций в иностранной валюте в организации создается специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и т.п.).

Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность. Денежные знаки поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности от клиентов кассиром не принимаются. Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары или другие валюты осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступна для посетителей. При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателя сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается. Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета.

Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные на именные авиабилеты, марки государственной пошлины, путевки дома отдыха и санатории, банковские карты, трудовые книжки и другие денежные документы учитываются на субсчете 50.3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их приобретение. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раз в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам. Синтетический учет денежных средств осуществляется в журнал-ордере №3. По окончании периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

2. Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций (на примере ООО «УК Фарт+»)

2.1. Краткая характеристика ООО «УК Фарт+»

Общество с ограниченной ответственностью «УК Фарт+» довольно молодое предприятие, созданное в октябре 2007 года. ООО «УК Фарт+» является коммерческой организацией и осуществляет свою деятельность в сфере оказания услуг. В спектр оказываемых услуг входит содержание и ремонт внутридомовых квартирных (внеквартирных) инженерных коммуникаций, к ним относятся: уборка и очистка придомовой территории, уборка лестничных клеток; текущий ремонт инженерных сетей; текущий ремонт конструктивных элементов зданий; подготовка жилого фонда к  эксплуатации в зимних условиях и т.д.

На данный момент ООО «УК Фарт+» обслуживает 28 жилых домов из них в 5 домах находится 7 внеквартирных помещений, которые занимают два общества с ограниченной ответственностью и пять индивидуальных предпринимателей. Эти организации являются коммерческими фирмами и занимаются различными видами деятельности: торгово-закупочная, розничная торговля, деятельность в области оказания стоматологических услуг, охранная деятельность.

ООО «УК Фарт+» имеет программное обеспечение. Бухгалтерский учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия 7.7». Все имеющиеся компьютеры объединены в сеть («1С: Бухгалтерия 7.7» сетевая версия), что позволяет бухгалтерам работать совместно в базе, выполняя при этом различные операции. Для работы с кредитными операциями установлена банковская система «Банк-клиент», что облегчает работу с обслуживающими банками, и нет необходимости объезжать банки, в которых открыты счета предприятий сотрудничающих в сфере коммунальных услуг с ООО «УК Фарт+». Это такие предприятия как: ООО «Бирц» производящий расчеты коммунальных платежей и платежей за содержание жилья, МКУП «Полигон ТБО города Березники» занимающийся вывозом мусора с обслуживающих территорий предприятия, ООО «Новогор-прикамье" выполняющий работы по снабжению обслуживаемых домов теплом и водой, ООО «Мультиэнергетика» оказывающий услуги по электро- и газоснабжению и другие предприятия.

Организация ООО «УК Фарт+» имеет два расчетных счета открытых в банках: ОАО «Сбербанк» и Березниковский филиал ОАО «Банк Москвы».

Бухгалтерская и налоговая отчетность сдаются посредством выезда бухгалтера по расчетам в контролирующие органы.

Согласно штатному расписанию кадровая структура ООО «УК Фарт+» следующая:

В штате организации отсутствует должность кассира. Обязанности кассира, распоряжением директора, возложены на бухгалтера по расчетам, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Оборудованного помещения кассы ООО «УК Фарт+» не имеет, чековые книжки, денежные документы хранятся в сейфе, ключи от которого находятся у материально ответственного лица.

2.2. Организация учета денежных средств в кассе ООО «УК Фарт+»

Для учета кассовых операций и наличных денежных средств в кассе организации предусмотрен синтетический счет 50 « Касса ».

Поступление денежных средств в ООО  «УК Фарт+» производится только на расчетный счет в банке. Так как организация не использует контрольно кассовую технику, она не имеет ежедневной выручки и соответственно лимит кассы ООО «УК Фарт+» обслуживающими банками не установлен.

Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (унифицированная форма КО-1). Так как в ООО «УК Фарт+» установлена программа «1С: Бухгалтерия 7.7.», то приходные кассовые ордера оформляются в виде машинограммы, что значительно экономит время и облегчает работу бухгалтера. Поступление в кассу организации денежных средств происходит за счет снятия их с расчетного счета:   Дт 50  Кт 51

Денежные средства с расчетного счета в банке снимаются посредством чековой книжки. В основном на выплату заработной платы и выдачу денежных средств на командировочные расходы или выдачу денежных средств на приобретение канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря.

В ООО «УК Фарт+» заработная плата, согласно Трудовому кодексу РФ, выдается два раза в месяц. 10 числа выдается заработная плата за вторую половину прошедшего месяца, 25 числа - за первую половину текущего месяца. После уплаты всех налогов и сборов главный бухгалтер заказывает в обслуживающем банке деньги для выдачи заработной платы за вторую половину сентября 2010 года в сумме 50000 рублей и 3000 рублей на расчет с подотчетным лицом. В итоге на 09.10.2010г. было заказано 53000 рублей. Банк снимает с расчетного счета организации банковские проценты согласно договору банковского счета.

В день выдачи заработной платы бухгалтер заполняет отрывной талон и корешок чековой книжки. В чеке цифрами и прописью пишется сумма снимаемых денег, указывается наименование организации. В графе «заплатите» указывается фамилия, имя, отчество лица, которому должны быть выданы деньги; паспортные данные лица указываются на оборотной стороне отрывного талона. В столбце «Цели расхода» для выплаты заработной платы заполняется графа «заработная плата», в рассматриваемом случае пишется: заработная плата за вторую половину сентября 2010г. - 50000 рублей, а для получения денег под отчет заполняется графа «Прочие цели» - хозяйственные расходы - 3000 рублей. Никакие помарки, различный цвет и изменение толщины шариковой ручки, а тем более исправления в чеке не допускаются. Оттиск печати должен быть четким и ни в коем случае не попадать на заштрихованные поля чека. Все незаполненные места в строчках чека должны быть прочеркнуты двойной чертой, особенно это касается строки, где написана сумма цифрами. Чек подписывается директором, при этом подпись должна совпадать с образцом подписи имеющейся в банке. Без соблюдения данных требований заполнения чека банк не выдаст наличные деньги (Приложение 1).

По данному чеку бухгалтер по расчетам получает наличные деньги в обслуживающем банке. В данном случае это банк ОАО «Сбербанк». На обналиченную сумму оформляется приходный кассовый ордер с проводкой Дт 50.1   Кт 51 на сумму  53000 рублей (Приложение 2). В этот же день бухгалтер составляет платежную ведомость на выдачу заработной платы. Штат сотрудников ООО «УК Фарт+» небольшой, поэтому срок  выдачи заработной платы, указанный в платежной ведомости, один день. При получении денег сотрудники расписываются в платежной ведомости напротив своей фамилии (Приложение 3).

Далее бухгалтер оформляет два расходных кассовых ордера: первый для выдачи заработной платы с корреспонденцией счетов: Дт 70  Кт 50.1 на сумму 50000 рублей (Приложение 4); второй  для выдачи денежных средств подотчетному лицу с корреспонденцией счетов: Дт 71  Кт 50.1 на сумму 3000 рублей (Приложение 5). Платежная ведомость прикладывается к расходным кассовым ордерам. Документы сдаются на подпись главному бухгалтеру и директору. Деньги выдаются подотчетному лицу. На сумму приобретенных товаров бухгалтер составляет авансовый отчет, который подписывают главный бухгалтер и директор организации (Приложение 6). В случае, когда в кассу возвращается неиспользованная подотчетная сумма бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер с корреспонденцией счетов Дт 50.1  Кт 71. Не возвращение в кассу организации неиспользованной подотчетной суммы списывается на недостачи: Дт 94  Кт 71,   Дт 73.2   Кт 94,  Дт 70  Кт 73.2  (по статьям 238, 248 Трудового кодекса РФ, сумму материального ущерба удерживают из зарплаты без объяснительной виновного лица.) Таких прецедентов в ООО «УК Фарт+» не зафиксировано.