Учет денежных средств в кассе

Деньги имеют длительную историю развития и появились они как результат более высокого развития производительных сил и товарных отношений.

Являясь материальной основой финансовых отношений, деньги участвуют в кругообороте промышленного капитала.

Деньги - особый товар, главной функцией которого является выполнение общего эквивалента. Им отводится общественная роль выражать стоимость остальных товаров. В деньгах, как и в любом товаре, выражаются вещественные отношения между людьми в процессе производства и обмена. Также выделяют функции денег, такие как: всеобщее средство обмена, измеритель стоимости и расчётная единица, средство накопления стоимости.

Сущность денег заключается в том, что - это специфический товарный вид с натуральной формой которого срастается общественная функция всеобщего эквивалента. Сущность денег выражается в единстве трёх свойств:

- всеобщей непосредственной обмениваемости;

- кристаллизации меновой стоимости;

- материализации всеобщего рабочего времени.

На современном этапе развития по отношению к организациям и предприятиям применяют термин денежные средства.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.

1.3.  Организация синтетического и аналитического учета денежных средств и контроль над их исполнением

Денежные средства организации  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль над наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль над соблюдением кассы и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией  Центрального Банка Российской Федерации №18 от 04.10.1993г. В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр, применятся на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных расчетов и (или)  расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники устанавливает порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. К бланкам строгой отчетности, формы которых утверждаются Минфином РФ, к ним относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы. Учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам ведется работником в книге по учету бланков. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером, а также скреплены печатью.

Денежные средства, хранящиеся в кассе и операции с ними, учитываются на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записываются поступления денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы. К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

1. субсчет 50.1 «Касса организации». Учитываются денежные средства в кассе организации. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету «Касса» открываются субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

2. субсчет 50.2 «Операционная касса». Учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п.

3. субсчет 50.3 «Денежные документы». Предназначен для учета почтовых и вексельных марок, оплаченных авиабилетов, марок государственной пошлины и других денежных документов.

В соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Сдача из кассы наличных денежных средств в банки для зачисления на расчетные, валютные или иные счета оформляются бухгалтерской проводкой: Дт 51,52,55,57           Кт 50

Некоторые организации не могут сдавать денежную наличность в течении рабочего дня в обслуживающий банк. В этом случае организации в соответствии с заключенными договорами вносят подготовленную денежную наличность в кассы кредитных учреждений, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений, как правило, через инкассаторов банка и отделений связи. В период передачи денежных средств инкассатором или непосредственно кредитным организациям сданные денежные средства учитываются на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути». Основание для принятия денежных средств на учет по счету 57 являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы или почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам или другие подобные документы. Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитываются на счете 57 обособлено. Суммы наличных денежных средств, сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям отражаются в учете проводкой: Дт 57   Кт 50

С кредита счета 57 денежные средства списываются в дебет счета 51 «Расчетные счета» согласно выписке банка, или других счетов в зависимости от их использования (50,52,62,73).

В кассе организации можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и другие небольшие платежи. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям на  основании  письменных заявлений предприятий и представленного расчета  по  форме №0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». Превышение установленных лимитов в кассе допускается в течении трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям - пять дней).

Поступление наличных денег в кассу со счетов в банках производится посредством чековой книжки, которая должна хранится в сейфе:

Дт 50     Кт 51,52,55

Наличные деньги, полученные организациями в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.

Также в кассу предприятия могут поступать наличные денежные средства от реализации:

- продукции, товаров, услуг:  Дт 50  Кт 62,76,90

- основных средств и прочих активов: Дт 50  Кт 91

Поступление денежных средств в кассу в погашение задолженности по материальному ущербу или предоставленным займам, по вкладам в уставный капитал организации, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам фиксируется проводкой: Дт 50  Кт 73,75,76

Денежные средства, полученные в отчетном периоде, но относящиеся к доходам будущих периодов (арендная или квартирная плата, плата за коммунальные услуги, выручка за грузовые перевозки, абонентская плата за пользование средствами связи), безвозмездное поступление отражается бухгалтерской проводкой: Дт 50  Кт 98

Суммы полученных организацией краткосрочных и долгосрочных кредитов и займов зачисляются на счета учета денежных средств:

Дт 50  Кт 66,67.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. В установленные руководителем предприятия сроки, а также при смене кассира на каждом предприятии производится ревизия кассы. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт, который подписывается членами комиссии.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:

- КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

- КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

-КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

- КО-4 «Кассовая книга»;

- КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств»

Эти формы и указания по их применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г. №88 по согласованию с Минфином России.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами соответственно. Суммы операций записывают как цифрами, так и прописью. В приходном кассовом ордере отражается сумма НДС. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер, либо лицо им уполномоченное и кассир, а расходный - руководитель организации, главный бухгалтер, либо лицо им уполномоченное и кассир. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковой ручкой или выписаны на вычислительной технике. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, выплаты социального характера, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям (форма № Т-53), подписанными руководителем организации, главным бухгалтером и кассиром. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «по доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий, стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку: «депонировано»;

- составит реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их  с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью с расшифровкой подписи. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись : «деньги по ведомости выдал (подпись, расшифровка подписи»).

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставит на ведомости штамп: «расходный кассовый ордер №_».

Выдача из кассы заработной платы оформляется проводкой: Дт 70  Кт 50

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированная заработная плата отражается проводкой: Дт 70  Кт 76

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. Погашение депонентской задолженности: Дт 76.4  Кт 50,51

Возвращение в кассу излишне выплаченных сумм заработной платы:   Дт 50  Кт 70

Также из кассы организации могут быть выданы пособия за счет средств социального страхования: Дт 69.1  Кт 50

По расходным кассовым ордерам выдаются из кассы начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным листам:       Дт 75,76    Кт 50

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные и прочие нужды предприятия :   Дт 71   Кт 50

После расходования подотчетных денег работник обязан отчитаться перед бухгалтерией об израсходованных суммах, составить авансовый отчет, а неизрасходованные подотчетные деньги возвратить в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру:   Дт 50  Кт 71

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются бухгалтерией в Журнале регистраций приходных и расходных кассовых документов. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета  принятых и выданных кассиром денег. Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным ордерам, сдать остаток наличных денег и кассовые документы по производственным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня, что соответствует остатку денег на начало следующего дня. Остаток на конец дня не может превышать установленного лимита. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям. Подчистки или неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.