Учет денежных средств и денежных документов

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к таким денежным потокам, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

Все это придает особое значение учету денежных средств  как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств является:

1) точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;

2) контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранность и целевым использованием;

3) контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

4) выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

В процессе хозяйственной  деятельности организации постоянно  ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными  деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Центральным банком РФ, и др. Эти нормативные документы предусматривают:

- наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

- ведение кассовой книги и других кассовых документов установленной формы;

- прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин);

- хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

- расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке;

- хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке  для выплаты заработной платы, пособий  по социальному страхованию и  стипендий, на командировочные и  представительские расходы. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег, как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ и согласованными с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

В кассу организации  наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным  кассовым ордером (ф. № КО-1). Приходный  кассовый ордер подписывается главным  бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. №  КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.). Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.

Учет движения денег  в кассе ведется кассиром в  кассовой книге (ф. № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. В ней производятся записи каждого приходного и каждого расходного ордера в отдельности. Кассовый отчет в книге составляется в двух экземплярах. Первый остается в самой кассовой книге, а второй экземпляр, выписанный под копирку, является отрывным и с приложенными документами кассир передает бухгалтеру под расписку. Главный бухгалтер выполняет визуальную, логическую и счетную проверку кассового отчета, правильность проставленной корреспонденции счетов. На всех приходных документах должен стоять штамп «Получено», а на всех расходных документах - «Оплачено». В приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются какие-либо исправления. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, его оформляют заново.

Для учета наличия  и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». Сальдо по дебету показывает фактический остаток наличных средств в кассе предприятия на начало или конец отчетного периода. Обороты по дебету отражают поступления в кассу наличных средств, а обороты по кредиту - расходование наличных средств из кассы.

На основании отчета кассира бухгалтер ведет журнал - ордер № 1 по кредиту счета 50 в  дебет различных счетов и ведомость  № 1 по дебету счета 50 в кредит различных  счетов.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации.

Кассовые операции, оформляемые приходным кассовым ордером (в скобках даны счета старого плана счетов)

 

Таблица 1

№ п/п	Операции	Основание	Кредит счета
1	Зарплата из банка, средства на хозяйственные нужды, командировки	Чек из чековой книжки	51
2	Наличная выручка	Справка-заявление о  принятии выручки	90-1, 91-1 (46, 47, 48)
3	Возврат неиспользованной подотчетной суммы	Авансовый отчет	71
4	Взносы в уставной капитал	Выписка из устава или  из протокола собрания	75
5	Наличный заем от предприятия  или физического лица	Двухсторонний кредитный  договор	66, 67 (76, 94, 95)
6	Безвозмездное спонсорское  получение денег	Письмо-заявление о  приеме средств с визой руководителя	86, 91-1 (96, 80)
7	Внесение средств в  погашение недостач по результатам  инвентаризации	Акт результатов инвентаризации и выписка из протокола собрания	73-2 (73-3)
8	Возврат ссуды, полученной работником на строительство, садовый  участок и т.д.	Договор с работником, выписка из протокола собрания	73-1 (73-2)
9	Получение наличной арендной платы а) текущая аренда, финансируемая аренда б) за следующие периоды	Двухсторонний договор	а) 76   б) 98-1 (83)
10	Получение аванса	Договор	62 (64)
11	Излишки, выявленные при  инвентаризации кассы, относятся в  доход предприятия	Акт результатов инвентаризации	91-1 (80

 

 

Кассовые операции, оформляемые расходным кассовым ордером

 

№ п/п	Операция	Основание	Дебет счета
1	Зарплата а) работникам б) пенсии пособия	Расчетная платежная  ведомость	а) 70 б) 69
2	Выплата дивидендов акционерам	Решение собрание акционеров	75
3	Выручка в банк: а) самостоятельно б) через инкассацию	Выписка из протокола, квитанция  банка Препроводительная ведомость	а) 51 б) 57
4	В подотчет на хозяйственные  нужды и командировки	Заявление с визой  руководителя или приказ	71
5	Выдан аванс	Договор	60 (61)
6	Уплачено поставщику	Договор	60
7	Возврат полученного  от покупателя аванса	Договор	62 (64)
8	Отражена недостача  в кассе	Акт инвентаризации	94 (84)
9	Выдана ссуда работникам	Двухсторонний договор	73-1 (73-2)

В кассе могут храниться  не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составление кассиром отчета по их движению.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам, а синтетический - на самостоятельном субсчете к синтетическому счету 50 «Касса». По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов.

Оплаченные наличными  деньгами путевки в санатории, пансионаты отражаются бухгалтерской записью:

 

Дебет 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»

Кредит 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».

 

При выдаче путевок персоналу  бесплатно или с частичной  оплатой делают запись:

 

Д-т 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» - на сумму частичного платежа

Д-т 84 «Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)» - на суммы, оплаченные организацией

К-т 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».

 

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы  к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

 

 

 

 

2.1.3. Инвентаризация кассы организации  

 

Инвентаризация кассы  организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств,

В сроки, установленные  руководителем организации, а также при смене кассиров организации производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении денежных средств.

Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.

Комиссия проверяет  достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Остаток денежной наличности сверяется с данными учета  по кассовой книге.

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, а именно Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15.