Учет денежных средств и денежных документов в кассе предприятия

       Предприятия имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги, сверх установленных  лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно -операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.[12,стр. 164-167] 

3. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ  И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В КАССЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

       Аналитический учет денежных средств в кассе ведется по материальным лицам (кассирам), а денежных документов - по их видам и ответственным лицам, по операциям с валютой ведут раздельно по виду валюты (доллары, евро и т.д.), т.е. расход, приход, остаток определяется по каждому виду отдельно. Основание для учета денежных средств является отчет кассира с приложенными первичными документами.

       Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов. Записи производятся отдельной  строкой, соответствующей дате отчета кассира. Количество строк в учетном  регистре (записей) по дебету и кредиту  счета будет соответствовать  количеству отчетов кассира за месяц.

       На  исследуемом предприятии в начале месяца, проводится обработка и сверка кассовых документов (кассовых ордеров, листов кассовой книги, отчетов кассира) за предыдущий месяц, а также подшивка в папку для дальнейшего хранения.

       Хозяйственные операции предприятия, связанные с  приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий  и составляют кассовые операции, которые  должны быть оформлены кассовыми  документами

       Движение  денег, связанных с их получением и выдачей, требует правильного  оформления документов, по которым  осуществлялись такие операции. Все  кассовые приходные и расходные  ордера и другие денежные документы  должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами "получено" или "оплачено" с указанием даты и подписью. Связано  это с предупреждением использования  документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с выпиской нового расходного ордера. Зачастую бухгалтерами или  кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует погашать именно приложения (платежные ведомости, расчеты, заявления и т.п.).

       Ведение кассовых операций предусматривает  наличие и заполнение журнала  регистрации приходных и расходных  ордеров и кассовой книги. Приходные  кассовые ордера, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  выписаны с использованием электронных  носителей. В этих документах не допускается  никаких помарок, исправлений.

       Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов, который открывается  отдельно на приходные и расходные  кассовые документы.

       Оплата  труда, выплата пособий по временной  нетрудоспособности, стипендий, премий производятся кассиром по платежным  ведомостям без составления расходного ордера на каждого получателя.

       На  общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный  ордер, дата и номер которого проставляются  на каждой платежной ведомости.

       На  титульном (заглавном) листе платежной  ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег, за подписями индивидуального предпринимателя  или руководителя организации или  лица, его заменяющего и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.

       Все операции по поступлению и расходованию кассир записывает в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая открывается  на 1 год. Если на предприятии совершается  ежедневно немного кассовых операций, то кассовые отчеты могут составляться 1 раз в 3-5 дней. Принятые от кассира  отчеты и документы проверяются  работниками бухгалтерии, а контроль за правильным ведением кассовой.

     Движение  наличных денежных средств учитывается  на синтетическом счете 50 Касса. Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

     К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50.1 «Касса  организации»;

50.2 «Операционная  касса»;

50.3 «Денежные  документы»;

и др. [13, стр.109-115/]

     На  субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

       На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

       На каждой кассовой машине  имеется свой заводской номер,  который обязательно указывается  во всех документах, относящихся  к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге  кассира-операциониста), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой машины (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его, заместителя или главного бухгалтера.

     В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить  кассовый отчет и сдать выручку  вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а  последний — инкассатору.

     Правительством  России утвержден перечень отдельных  категорий организаций, которые  в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги. [7, стр.84-109]

       На  субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне.  Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов— отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача  денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое  выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной  стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет  и передается бухгалтеру.

     Основные  хозяйственные операции по счету 50 «Касса»:

     В кассу поступила выручка от продажи  товаров:

Дебет сч. 50 «касса»

Кредит  сч. 90.1 «выручка»

     В кассу поступил платеж за товары, проданные  в кредит:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 73.1 «Расчеты по предоставленным кредитам и займам»

       В кассу поступили проценты за товары отпущенные в кредит:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

     В кассу поступили деньги в погашения  недостачи товаров:

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит  сч. 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

     Оплаченные  наличными деньгами путевки в  санатории отражаются бухгалтерской  записью:

Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч. 76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

Кредит  сч. 50 Касса субсчет 50.1 «Касса организации»;

Дебет сч. 50 Касса субсчет 50.3 «Денежные документы»

Кредит  сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч.76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

     При выдаче путевок персоналу бесплатно  или с частичной оплатой делают запись:

Дебет сч. 50. «Касса» субсчет 50.1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником,

Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией.

Кредит  сч. 50 «Касса» субсчет 50.З «Денежные документы».

     Из  кассы выплачена заработная плата  работникам:

Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит  сч. 50 «касса»

     Из  кассы выдано пособие на рождение ребенка:

Дебет сч. 69.1 «Расчеты по социальному страхованию»

Кредит  сч. 50 «Касса»

Из кассы  выплатили материальную помощь работнику:

Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль»

Кредит  сч. 50 «Касса»

Из кассы  выданы деньги в под отчет на командировку:

Дебет сч. 70 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит  сч. 50 «Касса»

     Из  кассы сданы деньги на расчетный  счет: