Учет, анализ и контроль затрат и результатов производственной деятельности в разрезе центров ответственности

     В условиях рыночной экономики ведение  управленческого учета представляет собой объективную необходимость. Поскольку каждая коммерческая организация  самостоятельно выбирает направление развития, виды выпускаемой продукции, объемы производства, политику сбыта продукции, социальную и инвестиционную политику и т.п., то возникает потребность по всем этим параметрам накапливать информацию, получать необходимые учетные данные. Ведение управленческого учета является одним из основных условий, позволяющий руководству организации принимать правильные управленческие решения. В этом заключается одна из важных целей управленческого учета. Целью управленческого учета является также создание и поддержка информационной системы в организации. Это вместе с тем является важнейшей предпосылкой функционирования управленческого учета. Другой предпосылкой является разработка необходимой системы показателей для управленческого учета и внутренних форм отчетности.

     Использование системы управленческого учета  способствует совершенствованию всего  процесса управления организации, создает  реальные возможности для его  оптимизации. При внедрении системы  управленческого учета необходимо решить следующие задачи:

  • определение целей, которые при этом должны решаться;

     • подготовка и принятие управленческих решений;

     • установление уровня ответственности  отдельных работников;

     • текущий и последующий контроль за исполнением решений;

     • учет полученных результатов;

     • анализ тенденций;

     • совершенствование текущего и последующего контроля.

  Решение всех этих задач обеспечивает наиболее оптимальную систему принятия и реализации соответствующих управленческих решений. Исторически сложилось так, что сначала выделяется какой-то вид деятельности, а далее в процессе его развития на основе уже сложившегося представления о нем данная область знаний получает свое четкое определение. Именно поэтому определение управленческого учета должно носить емкий, содержательный характер в плане соответствия всем признакам, особенностям, целям и задачам данного вида учета. В качестве такого определения предлагается следующее.

     Управленческий  учет – это интегрированная система сбора, обработки и предоставления аналитической информации внутренним пользователям для оптимизации деятельности предприятия и координации его будущего развития.

     Таким образом, в определении присутствуют основополагающие признаки управленческого  учета (аналитичность информации и использование данных лицами, входящими в состав организации), главная цель (оптимизация деятельности предприятия) и основная задача (предоставление необходимой информации).

     Неопределенность  в понятии и определении управленческого  учета, несмотря на ясность его целей, и задач, возможно, связана с тем, что это сравнительно новое явление, исследователи которого еще не пришли к единому мнению по поводу места управленческого учета в общей системе бухгалтерского учета.

     К принципам управленческого учета  относятся:

     Непрерывность деятельности предприятия, которая выражается отсутствием намерения самоликвидироваться, сократить масштабы производства, означает, что предприятие будет развиваться в будущем. Этот принцип нацеливает бухгалтеров на создание информационного обслуживания решения долгосрочных проблем – анализа конкурентоспособности производства продукции, поставок сырья и материалов, изменения ассортимента и освоения новых продуктов, инвестиций и т.д.

     Использование единых планово-учетных  единиц измерения в планировании и учете производства обеспечивает между ними прямую и обратную связь. Планово-учетные единицы раскрывают сущность и различие систем оперативно-производственного планирования на разных его уровнях; с их помощью создается реальная возможность разработки методологии системы учета, основанной на тесной взаимосвязи показателей управленческого учета производства и бухгалтерского учета затрат, определения результатов хозяйствования отдельных структурных подразделений.

     Оценка  результатов деятельности структурных подразделений предприятия – один из основополагающих принципов построения системы управленческого учета. При всем различии организационных форм на предприятиях, управленческий учет должен быть связан с оперативно-производственным и технико-экономическим планированием. В совокупности с системой планирования и контроля управленческий учет представляет собой механизм хозяйствования цеха, участка, бригады. Процессы оценки результатов деятельности предусматривают определение тенденций и перспектив каждого подразделения в формировании прибыли от производства и реализации. Хозяйственный механизм предприятия должен быть приспособлен к нуждам оперативного управления подразделениями и внутри них.

     Соблюдение  в процессе сбора, обработки и  транспортирования первичных данных принципа преемственности и многократного использования упрощает систему учета и делает ее эффективной (меньше затрат – больше значения в решении поставленной перед менеджером цели). При оперативном управлении информация управленческого учета подкрепляется и иногда дополняется бухгалтерскими данными. В свою очередь данные финансового учета детализируются, дополняются информацией, поступающей от управленческого учета. Иногда рассматриваемый принцип называют принципом комплексности. Сущность принципа заключается в разовой фиксации данных в первичных документах или произведенных расчетах и многократного их использования при всех видах управленческой деятельности без повторной фиксации, регистрации или расчетов.

     Управленческая  информация обладает способностью так  формировать по данным первичного учета показатели внутренней отчетности, что они становятся системой коммуникаций внутри предприятия. На нулевом уровне возникает первичная учетная информация в первичных документах, отчетах основных и вспомогательных цехов; на первом уровне создается сводная документация отдела снабжения, внешней кооперации, производственных подразделений сбытового и финансового отдела, бухгалтерии, складского хозяйства; на последующих уровнях производится объединение и формирование отчетной сводной документации в функциональных отделах заводоуправления (главного конструктора, главного технолога, главного механика, отдела кадров, производственного и др.).

     На  самом верхнем уровне происходит обобщение сводной информации, поступившей из структурных подразделений, и преобразование ее в результирующую отчетную документацию производственно-диспетчерским, планово-экономическим отделами и бухгалтерией. Содержание отчетов зависит от целевого назначения и должности руководителя, для которого они предназначены. Бухгалтеры-аналитики составляют отчеты по анализу себестоимости с целью определения себестоимости продукции; сметы для планирования будущих расходов; текущие оперативные отчеты производственных подразделений для оценки результатов работы; отчеты о затратах на производство для принятия оперативных решений; анализ смет капитальных вложений для долгосрочного планирования или прогнозирования.

Особого внимания заслуживает принцип  бюджетного (сметного) метода управления затратами, финансами, коммерческой деятельностью. Он используется на крупных предприятиях как инструмент планирования, контроля и регулирования. Бюджетный цикл состоит из процедур планирования всех сфер деятельности, отдельных подразделений; суммирования проектных решений всего коллектива; расчета проекта бюджета; расчетов вариантов плана и внесения корректив; окончательного планирование и учета изменяющихся условий и отклонений от запланированного.

     Сметами (бюджетом) охватывают производство, реализацию, распределение и финансирование. В них находят отражение затраты на производство всего предприятия и его подразделений, доходы от видов деятельности, подразделений, предприятия в целом.

     Система управленческого учета должна отвечать принципам полноты и аналитичности информации. Показатели, содержащиеся в отчетах, должны быть представлены в удобном для анализа виде, не требовать дополнительной аналитической обработки, не предусматривать обратных синтезу (от низших до высших уровней управления) процедур. Нарушение этого принципа приводит к удорожанию системы и потере оперативности управления.

     Принцип периодичности, отражающий производственный и коммерческий циклы предприятия, также важен для построения системы управленческого учета. Информация для руководителей необходима в том случае, когда это целесообразно, ни раньше, ни позже. Сокращение временного плана может значительно уменьшить точность информации, подготовленной управленческим учетом. Как правило, аппарат управления устанавливает график сбора первичных данных, их обработки и группировки в итоговой информации. 
 
 
 
 
 
 

ПОНЯТИЕ, ЦЕЛИ, ВИДЫ И ЗАДАЧИ ЦЕНТРОВ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

    Важным  моментом в развитии калькуляционного учета можно считать организацию  учета затрат в разрезе центров  ответственности. Центры ответственности  были задуманы как новое дополнение к системе учета стандарт-кост. Такая организация учета стала давать возможность использовать возникающие отрицательные и положительные отклонения фактических затрат от стандартных при оценке работы тех или иных менеджеров. Это привело к формированию американским ученым Дж. Хиггинсом концепции учета затрат по центрам ответственности. Обосновывая необходимость организации такой системы учета в 1952 г., он писал, что учет по центрам ответственности — это система бухгалтерского учета, которая перекраивается организацией так, что затраты аккумулируются и отражаются в отчетах на определенных уровнях управления. С именем Дж. Хиггинса также связано знаменитое его правило: каждую структурную единицу предприятия обременяют те, и только те расходы или доходы, за которые она может отвечать и которые контролирует.

    Учет  по центрам ответственности, разработанный  как поведенческий учет, являлся  одной из подсистем, обеспечивающих внутрифирменное управление. Выделение  центров ответственности позволяло  существенно повысить эффективность  производственного учета, контроля и управления.

    Ключевым  в учете по центрам ответственности  является понятие «центр ответственности» — это подразделение организации, выделенное на основе ее организационной структуры, в котором контролируется появление затрат и получение доходов, а также определяется степень ответственности определенного физического лица за показатели своей работы.

Для каждого  центра ответственности должны быть определены цели и задачи, в том  числе и учетные, то есть какая  информация, с какой периодичностью, куда и кем должна предоставляться.Цель учета по центрам ответственности состоит в обобщении данных об издержках обращения и результатов деятельности по каждому центру ответственности с тем, чтобы возникающие отклонения можно было отнести на конкретное лицо.

С позиции  управления деление предприятия  на центры ответственности должно определяться спецификой конкретной ситуации и отвечать следующим основным требованиям:

• центры ответственности необходимо увязать с производственной и организационной структурой предприятия;
• во главе каждого центра ответственности должно быть ответственное лицо — менеджер;
• в каждом центре ответственности должен быть показатель для измерения объема деятельности и база для распределения затрат;
• необходимо четко определить сферу полномочий и ответственности менеджера каждого центра ответственности. Менеджер отвечает только за те показатели, которые он может контролировать;
• для каждого центра ответственности необходимо установить формы внутренней отчетности;
• менеджеры центра ответственности должны принимать участие в проведении анализа деятельности центра за прошлый период и составлении планов (бюджетов) на предстоящий период.

Кроме того, при делении предприятия  на центры ответственности необходимо учитывать социально-психологические  факторы, которые могут повлиять на мотивацию руководителей соответствующих центров.

Выделение центров ответственности предполагает наличие механизма распределения  ответственности. Поэтому информация должна предоставляться по иерархическому принципу. Установление ответственности — понятие не ограничительное, а конструктивное. Оно позволяет делегировать полномочия, а это непременное условие эффективного управления любым значительным по масштабу предпринимательским делом без отказа от общего контроля со стороны высшего руководства.