В табл. 2 в качестве примера и объекта для анализа приводится копия отчета хозяйства о движении его денежных средств за 2009 и 2010 гг.

     Таблица 2. Форма № 4 за 2006 гг. ОАО «Зерноградагрохимсервис»

     Продолжение табл. 2.

     Как видно из табл. 2, финансово-денежные операции хозяйства носят крайне нестабильный характер. Так, например, чистые денежные средства от текущей деятельности (код стр. 200) в 2010 г. составили 37 тыс. руб., а в предыдущем 2009 г. недостаток денежных средств составил 9 тыс. руб.

     Результаты  сравнения показателей двух лет  по прочим строкам также сильно разнятся. По некоторым строкам, например поступления  от займов и кредитов, предоставленных  другими организациями, а также  погашение займов и кредитов в 2009 г. значений не имеют, а в 2010 г. подобные затраты осуществлялись. С одной стороны, использование кредитов и займов говорит о недостатке собственных, свободных денежных средств, что является негативным моментом. С другой стороны, применение кредитов и займов может быть связано с расширением деятельности, увеличением товарооборота, поэтому характеризуем положительный момент.

     Чистые  денежные средства от финансовой деятельности в 2010 г. составили только 1 тыс. руб., по сравнению с отсутствием значение в ф. № 4 по данному показателю за 2009 г. Можно отметить, что предприятие фактически не занималось финансовой деятельностью.

     Следует отметить, что несмотря на низкие значения чистых денежных средств от текущей деятельности, величина оборота средств за 2009-2010 гг. была довольно значительной и достигла в 2009 г. – 24,6 млн. руб., а в 2010 г. – 11 млн. руб., поэтому низкое значение результатов – чистых денежных средств – свидетельствует о чрезвычайно низкой рентабельности деятельности и о том, что необходимо как можно скорее искать варианты увеличения прибыльности предприятия.

     Конечным  результатом всех описанных изменений  стал практически незаметный рост остатка  денежных средств на конец года. Если в 2009 г. остаток составил 3 тыс. руб., то на конец 2010 г. – 4 тыс. руб. Естественно, говорить о том, что произошло увеличение прибыли, в принципе нельзя, так как рост на одну тысячу рублей за год для предприятия трудно назвать положительным результатом.

       Несмотря на это, можно сказать,  что ситуация в 2010 г. по сравнению с предыдущим годом хотя бы не ухудшилась. Была получена небольшая прибыль, размер остатка денежных средств на конец года составил положительную величину.

     Из  табл. 2 видно, что бухгалтерия хозяйства два года подряд по инвестиционной деятельности проставляла в соответствующих строках и графах отчета прочерки. Это свидетельствует о том, что соответствующих хозяйственных, а значит - и бухгалтерских операций в течение 2009-2010 гг. не осуществлялось. Однако анализ других разделов бухгалтерской отчетности хозяйства за 2009 и 2010 гг. свидетельствует об обратном. То есть, фактически предприятие в этот период инвестиционной деятельностью занималось. Об этом можно судить на основании соответствующей информации из разделов бухгалтерского баланса (формы № 1) и на основании показателей табл. 3, составленной нами по указанным данным. Согласно ф. № 5 предприятие занималось инвестиционной деятельностью, так как за 2010 г. наблюдалось поступление и выбытие основных средств.

Таблица 3. Операции по основной и инвестиционной деятельности  
ОАО «Зерноградагрохимсервис» за 2009-2010 гг., не отраженные в его отчетах о движении денежных средств, тыс. руб.

     Из  табл. 3 видно, что хозяйство все-таки вело основную и инвестиционную деятельность как в 2009-м, так и в 2010-х годах. Так, за 2 года было приобретено основных средств благодаря инвестиционной деятельности на сумму 110 тыс. руб., в результате анализа и сравнения данных ф. № 4 и ф. № 6 Отчет об отраслевых показателях деятельности организаций агропромышленного комплекса, ч. IV (Справка о налогах и сборах) нами было установлено, что эти данные имеют расхождения. В 2010 г. расхождение не так велико, как в 2009 г., хотя это не является оправданием – 35 тыс. руб. и 82 тыс. руб. Указанное говорит о том, что многие операции в отчете о движении денежных средств отражения не нашли, а также свидетельствует о небрежности или низком уровне квалификации коллектива бухгалтерии ОАО «Зерноградагрохимсервис».

     Следует заметить, что в хозяйстве практически  на всех участках учетной работы применяются  журналы-ордера, ведомости и прочие бумажные носители информации. В случае перехода к компьютеризированной форме учета многих неточностей и несоответствий можно будет избежать автоматически.

     Таким образом, общая сумма ошибки в  отчете о движении денежных средств (форма № 4) за два года составила 1,3 млн. руб., или 8,4% выручки за эти  годы. В последующей главе мы попытаемся предложить обследованному предприятию  первоочередные на наш взгляд мероприятия, направленные на совершенствование  учета и отчетности наличных денежных средств.

3. Совершенствование учета кассовых  операций

                3.1. Компьютеризированная форма учета денежных средств

     Как показал анализ показателей форм годовой отчетности обследованного предприятия, на участке бухгалтерской  работы, связанном с учетом и отчетностью  движения денежных средств существуют отдельные проблемные моменты, которых  можно было бы избежать.

     Неточности  в расчетах налогов, уплата излишних сумм в бюджет в условиях нехватки свободных финансовых ресурсов и  низкой рентабельности, граничащей с  убыточностью деятельности, или недоплата, грозящая штрафами и пенями, что  подтверждают приведенные в разделе  2.3 сведения об ошибках бухгалтерии ОАО «Зерноградагрохимсервис», свидетельствуют о целесообразности внедрения компьютеризированной формы ведения данных операций. Она позволила бы избежать многих ошибок в расчетах, не допустить выплат излишних сумм налогов, а также сделать данный раздел бухгалтерской работы более удобным для анализа, контроля и планирования будущих денежных потоков. Внедрение компьютеризированной формы учета не потребует больших дополнительных затрат, поскольку в бухгалтерии хозяйства уже имеется необходимая оргтехника, а ряд операций с ее помощью уже выполняется (выписка счетов-фактур и оформление отчетов по некоторым налогам). В случае перехода на компьютеризированную форму учета движение денежных средств учитывается следующим образом.

     Данные  из первичных документов вводятся с  клавиатуры в ЭВМ. С помощью ЭВМ  формируются рабочие базы данных (БД) по каждому синтетическому и  аналитическому счету. Например, по счету 50 «Касса» вводятся соответствующие  данные с приходных и расходных  кассовых ордеров. В случае необходимости  осуществляют корректировку информации. Данный этап призван фиксировать  в ЭВМ документальное оформление операций.

     Следующий этап заключается в фиксировании в ЭВМ их исполнения. Например, по счету 50 «Касса» это отражение  реального движения денежных средств  по кассе. Кассир или другой работник бухгалтерии, занимающийся учетом денежных средств, ежедневно вводит информацию об осуществленных кассовых операциях. Конечным результатом данных действий является автоматизированное формирование отчетных документов кассира (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира).

     После выполнения второго этапа результаты отчетности кассира отражаются в  БД. На третьем этапе (уровень бухгалтера) осуществляется бухгалтерский учет по счету. В функции бухгалтера на данном этапе входят проверка отчетов  кассира и реализация заложенной программы по получению бухгалтерских  регистров (в данном случае по счету 50). Эти регистры могут воспроизводиться как на мониторе компьютера, в виде документов при вводе данных (в  основном это относится к промежуточным  данным), так и распечатываться  в виде машинограмм (то есть, итоговых данных по счету). При этом происходит накопление информации для смежных участков учета и выходных данных на следующий месяц.

     В результате описанных действий по счету 50 обеспечивается получение трех машинограмм: ведомость аналитического учета по счету 50, вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Причем последние две машинограммы составляются ежедневно по итогам движения денежных средств в кассе за день. Эти машинограммы имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке их возрастания с начала года.

     После получения машинограмм (вкладной лист кассовой книги и отчет кассира) кассир проверяет правильность отраженных в них записей, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

     Вкладные  листы кассовой книги хранятся у  кассира. В конце года (или по мере необходимости) они брошюруются  в хронологическом порядке. Общее  количество листов за год заверяется подписями руководителя предприятия  и главного бухгалтера, после чего сформированная из машинограмм кассовая книга опечатывается.

     В обследованном хозяйстве можно  применять вариант с автоматизированным формированием первичной документации. В этом случае в бухгалтерии не выписывают ручным способом приходные  и расходные кассовые ордера. Они  оформляются путем заполнения соответствующих  реквизитов на электронных макетах  форм документов, а затем распечатываются  на принтере. Такой же прием можно  использовать и на других участках учета (например, учет материалов). Распечатанные  документы затем передаются кассиру  для исполнения. Дальнейший учетно-отчетный процесс строится примерно таким  же путем, как описано выше, за исключением  того, что в БД данные о документах вводятся непосредственно на стадии их оформления, т.е. процесс формирования документов и занесения их данных в БД ЭВМ совмещаются.

     Описанные процедуры учета и отчетности денежных средств позволят сэкономить время на ручное заполнение первичной  документации, а также избежать неточностей  и ошибок в учете движения денежных средств.

   3.2. Автоматизация анализа потоков наличных денежных средств хозяйства

     Любое предприятие для обеспечения  нормальных условий функционирования производства должно своевременно и  в требуемых объемах тратить  денежные средства и получать их в  таком объеме, который бы покрывал расходы и позволял иметь прибыль  для расширенного воспроизводства.

     С учетом установленных законом требований допустимого минимума и максимума  наличных денежных средств, а также  неравномерности требования денег  из кассы или возврата какой-либо суммы в кассу периодически могут  возникать ситуации, когда либо наличных денежных средств не хватает, либо имеющаяся  сумма на конец рабочего дня превышает  допустимый лимит и, поэтому, требуется  инкассация, хотя при этом возможно, что наличные денежные средства потребуются  на следующий день.

     Осуществление тщательного планирования и контроля наличных денежных потоков на предприятии  позволяют добиться снижения количества инкассаций, затрат на доставку и помещение  средств в банк на счет, а также увеличить ликвидность, то есть доступность наличных средств в случае их необходимости. Другими словами планирование может помочь во многих случаях избавиться от излишней наличной денежной массы или ее дефицита.

     Как показывает практика, во многих случаях  можно избежать образования большой  излишней суммы или наоборот дефицита в кассе предприятия. Это можно  обеспечить путем планирования и  разнесения во времени (сдвига) некоторых  кассовых операций. Так, многие операции по выдаче денег из кассы (подотчет, командировочные, зарплата) планируются  заранее. При этом известны их суммы. Приход наличности в кассу также  во многом подвержен планированию.

     Так, например, возврат подотчетных сумм происходит в легко предсказуемый  период времени. Если денежные средства выдавались на строго определенные цели, то можно предполагать о времени  их траты, примерных размерах неизрасходованной части средств. Оплата штрафов и пеней в кассу предприятия происходит после уведомления определенного физического или юридического лица о необходимости уплаты определенной суммы.

     Таким образом, большая часть потоков  денежной наличности может быть легко  спрогнозирована и спланирована. Это может привести к уменьшению количества инкассаций денежных сумм, а соответственно и расходов на нее. Конечно, планирование кассовых операций не может входить в обязанности  кассира, который должен лишь своевременно принимать и выдавать деньги. Считаем, что эту работу может дополнительно  осуществлять работник планового отдела или бухгалтерии предприятия  при получении информации непосредственно  от главного бухгалтера о готовящихся  расходах или приходах наличности по кассе.