Совершенствование бухгалтерского учета потерь и недостач

      Материальная  ответственность в полном размере  причиненного работодателю ущерба может  быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем  организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером, а также на основании письменных договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество предприятия.

      При определении размера ущерба учитывается  только прямой действительный ущерб, не полученные доходы (упущенная выгода) не учитываются (ст.238 ТК РФ).

      Работник, причинивший ущерб, может добровольно  возместить его полностью или частично, передав равноценное имущество или исправив поврежденное по согласованию с администрации предприятия (статья 248 ТК РФ).

      Если  сотрудник организации добровольно  не возмещает ущерб, возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя (статья 248 ТК РФ). При этом распоряжение администрации должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если же работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией иска в районный (городской) народный суд.

      94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей" на нем отражаются  два показателя:

• недостачи ценностей;
• потери от порчи ценностей.

 

      В большинстве случаев недостачи  ценностей подразделяются на две  группы:

• в пределах установленных норм убыли (нормируемые потери);
• сверх норм убыли (ненормируемые потери).

      Нормируемые потери обусловлены физико-химическими  свойствами товаров, т.е. их способностью при перевозке и хранении к  усушке, утруске, распылу, разливу, утечке и т.п.

      Вследствие своего объективного характера вышеуказанные потери нормируются, т.е. устанавливаются их предельные размеры (нормы).

      В настоящее время действуют нормы  естественной убыли продовольственных  товаров, разработанные Всесоюзным научно-исследовательским институтом торговли и общественного питания, согласованные с Минфином СССР и утвержденные приказом Минторга СССР от 02.04.1987 № 88 "Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению".  Эти нормы разработаны, в частности, для товаров в розничной сети, на складах и базах, а также транспортируемых автомобильным и гужевым транспортом и др. Кроме того, указанным приказом установлены нормы потерь от боя стеклянной тары с пищевыми товарами при перевозке, а также при хранении на складах и в розничной торговле, нормы потерь от боя и щербления стеклянной порожней тары при приеме, хранении и отпуске на тарных складах, в розничной торговой сети, при погрузке в железнодорожные вагоны (баржи), при транспортировании автомобильным и гужевым транспортом.

      Учет  завеса тары - это разница между  фактической массой тары, определенной после ее высвобождения из-под  товара, и массой тары то трафарету. Разница в таком случае возникает  из-за впитывания некоторых продуктов  в тару (в производстве продуктов питания масла, повидла и так далее, в промышленном производстве смазочные материалы). Массу такого товара определяют путем вычитания из массы брутто массы тары по маркировке, определять массу изделия путем взвешивания нельзя. Завес тары возникает по объективным причинам и указывает на то, что продукции продано (отпущено, передано) меньше, чем оприходовано. В результате возникает необходимость в списании суммы завеса с материально ответственного лица как излишне оприходованного товара. Завес тары оформляют актом о завесе тары.

      Ответственность за недостачи, выявленные при завесе тары, несет, в зависимости от ситуации:

• поставщик (ему направляют претензионное письмо вместе с экземпляром акта о завесе тары);
• виновное лицо, когда невозможно предъявить претензию поставщику (акт о завесе тары составлен несвоевременно, с нарушениями);

      В настоящие время действуют все неотмененные нормы естественной убыли (письмо Минфина от 08.11.2007 г. № 03-03-06/1/783).

      Пересортица. В бухгалтерском учете недостача запасов в пределах норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В случае если после зачета все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли применяют только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача (п. 30 приказа Минфина от 28.12.2001 г. № 119н). При этом взаимный зачет излишков и недостач по пересортице может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом материально-ответственные лица представляют инвентаризационной комиссии подробные объяснения допущенной пересортицы (п. 5.3 Методических указаний).

      Учет. В бухгалтерском учете недостачу  имущества и его порчу в  пределах норм естественной убыли относят  на издержки производства или обращения (подп. б п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ): Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 94 – отражена сумма  недостачи в пределах норм естественной убыли.

      В налоговом учете потери от недостачи  или порчи при хранении и транспортировке  материально-производственных запасов  в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном  Правительством, приравнивают к материальным расходам (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

      Технологические потери. К материальным расходам для  целей налогообложения прибыли  приравнивают и технологические  потери при производстве или транспортировке (подп. 3 п. 7 ст. 254 НК РФ).

      Ненормируемые потери являются главным образом  результатом бесхозяйственности: порчи  товаров, недостачи, растраты, хищения  и т.п.

      Деление потерь товаров на нормируемые и  ненормируемые имеет значение при  решении вопроса о том, за чей  счет списать ущерб, причиненный организации в результате товарных потерь.

      Нормы естественной убыли при перевозках зависят от вида товара и транспорта, расстояния перевозки, времени года и других факторов.

      Сумму товарных потерь при перевозках вследствие естественной убыли определяют путем нахождения нормы убыли от стоимости каждого вида товара (в некоторых случаях - от их массы). Данные нормы применяются только в том случае, если при приемке товаров будет выявлена их недостача.

      Если  при выдаче груза грузополучателю  выявлена недостача товаров в пределах норм естественной убыли, представитель транспорта обязан сделать на транспортном документе соответствующую отметку. Если недостача товаров, выявленная при приемке, превышает установленные нормы, составляется соответствующий акт.

      Нормируемые потери при перевозке (но не больше суммы недостачи, выявленной при  приемке товаров от органов транспорта) списывают, как правило, за счет грузополучателя. Стоимость недостающих товаров  сверх вышеуказанных норм должна быть взыскана с виновников.

      Нормы естественной убыли при хранении и продаже товара зависят от различных  факторов: климатической зоны (первая и вторая), условий хранения и  др.

      Нормы естественной убыли не применяют  по товарам, которые принимают и  отпускают без взвешивания (счетом единиц или по массе, указанной на таре), которые списаны по актам о порче, бое, ломе, а также по штучным товарам.

      Товарные  потери при хранении и продаже  вследствие естественной убыли списывают  только в том случае, если при  инвентаризации будет выявлена недостача товаров.

      Потери  товаров при хранении и продаже  вследствие естественной убыли списывают  исходя из установленных норм, но не больше суммы недостачи, выявленной при инвентаризации.

      Если  недостача (порча) возникает при  приемке ценностей, то составители инструкции рекомендует:

• дебетовать счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - только на сумму естественной убыли. При этом они избегают словосочетания "естественная убыль", справедливо указывая на "недостачу в пределах, предусмотренных в договоре величин";
• дебетовать субсчет 76.2 "Расчеты по претензиям" - на величину недостачи, которая превышает оговоренную возможную сумму.

      Это делается на том основании, что через  счет 94 "Недостача и потери от порчи ценностей" проводятся недостачи  только тех ценностей, которые считаются или могут считаться собственностью данной организации. Поэтому недостачи в пределах норм естественной убыли, оговоренные в договоре поставки, считаются потерями получателя и поэтому относятся на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Наоборот, то, что получатель недополучил по вине поставщика, он не признает своим и поэтому всю такую недостачу сразу же относит на счет претензий. И только в этом случае, если суд в этой претензии откажет, а по существу скажет, что риски, связанные с получением товаров, в данном случае несет получатель, то последний эти недостающие ценности уже рассматривает как свои, как свою недостачу и поэтому составляет проводку:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей"

Кредит 76.2 "Расчеты по претензиям"

      Если  суд решил дело в пользу получателя, то недостача, согласно судебному решению, автоматически возникает у поставщика. Но, как следствие, теперь ему надо прибегнуть к счету 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей".

      При отгрузке ценностей поставщик делал запись:

Дебет 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками"

Кредит 90.1 "Выручка"

Дебет 90.2 "Себестоимость продаж"

Кредит 43 "Готовая продукция"

      Теперь  на сумму недостачи (порчи) эти записи следует отсторнировать, а на недостачу, признанную судом составить проводки:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей"

Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

      После погашения задолженности перед  покупателями составляют проводку:

Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

Кредит 51 "Расчетные счета"

      Если  в дальнейшем возникшую недостачу  можно будет взыскать с виновных, то делается запись:

Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального  ущерба"

Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей".

      Если  виновники недостачи не обнаружены, делается запись:

Дебет 91.2 "Прочие расходы"

Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей".

      Правила отражения недостач, выявленных в  отчетном периоде, но относящихся к  прошлым отчетным периодам. Оговоривается  случай, когда спустя год или уже  несколько лет выявляется старая недостача. В данном случае бухгалтер поступает достаточно тривиально:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей"

Кредит 98.3 "Предстоящие поступления задолженности  по недостачам, выявленным за прошлые  годы"

      Факт  недостачи ценностей признается, виновный согласен эту недостачу погасить:

Дебет 73.2 "Расчеты по возмещению материального  ущерба"

Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей".

      Таким образом, сами недостающие ценности не списываются, или в противном  случае возникнет проблема изменения множества записей по счетам главной книги. И совершенно очевидно, что для списания недостающих ценностей нужны или акт о результатах инвентаризации или акт о недостаче по приемке товаров. Если же по документам выявлена недостача прошлых лет, а за это время инвентаризация подобной недостачи не устанавливала, то и трогать для исправительных записей эти счета не следует.