Совершенствование бухгалтерского учета потерь и недостач

• статья 246 ТК РФ. Определение размера причиненного ущерба.  Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Федеральным законом может быть установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба, причиненного работодателю хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер.
• статья 392 ТК РФ. Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора. Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

Работодатель  имеет право обратиться в суд  по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в  течение одного года со дня обнаружения  причиненного ущерба.

      Налоговый кодекс Российской Федерации часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (подп. 2 п.7 ст.254 НК РФ):

• потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

      Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ (подп. б, п.3, ст.12 ФЗ № 129) :

• выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

      Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 № 814 (в редакции Постановления Правительства РФ от 29.05.2006 № 331):

• определено, что нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально-производственных запасов, разрабатываются с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов, влияющих на их естественную убыль, и подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже одного раза в 5 лет. Министерствам и ведомствам поручено разработать нормы естественной убыли по отраслям экономики.

      Постановление ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации:

• ревизию кассы проводят в соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

      Письмо  Минфин РФ  № 03-03-04/1/793 Порядок учета для целей налогообложения прибыли сумм возмещения ущерба лизингодателю:

• сумма возмещения ущерба в связи с утратой лизингополучателем предмета лизинга для целей налогообложения прибыли включается лизингодателем в состав внереализационных доходов.

      Приказом  Минфина России от 13.06.1995 № 49 "Об утверждении  методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" 

      1.2 Ведение бухгалтерского учета потерь и недостач

      Счет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей"предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц.

      Этот  счет предназначен для отражения  недостач и потерь ценностей. Это  своеобразный операционный счет-экран. На нем собираются все потери и  недостачи, выявленные:

• или в ходе инвентаризации;
• или при приемке ценностей;
• или в результате проверки документов.

Счет 94 "Недостачи от порчи ценностей" выполняет две функции:

• выявляет общую сумму недостач и потерь, имевших место в предприятии (чисто статистическая функция);
• показывает величину, которую еще только предстоит квалифицировать или как недостачу или как потерю.

      Первая  функция позволяет установить степень  хозяйственной успешности администрации  предприятия, ибо всегда можно увидеть  объем допущенных потерь и подсчитать упущенную прибыль.

      Имущественные потери могут быть отражены в бухгалтерском учете только при фактическом подтверждении недостачи товара. Фактическая недостача товарно-материальных ценностей устанавливается при проведении инвентаризации. В соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 "основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств". 

      Внешние пользователи как инвесторы, кредиторы, так и государство заинтересованы в достоверной оценке активов хозяйствующего субъекта. Поэтому именно Федеральным законом РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" регламентировано обязательное проведение инвентаризации имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка (пункт 11статьи 12 Федерального закона РФ № 129-ФЗ).

      Роль  инвентаризации не ограничивается проверкой  фактического наличия ценностей. В  процессе инвентаризации имущества проводятся следующие мероприятия:

• организуется контроль за соблюдением требований в деятельности материально ответственных лиц по сохранности ресурсов (правил составления, оформления и представления первичных учетных документов, правил приемки, хранения и отпуска ценностей и др.);
• упорядочивается складское хозяйство (проверяются состояние складских помещений, порядок хранения ценностей, качество весоизмерительного хозяйства и др.);
• устанавливаются качественные характеристики материальных ресурсов: выявляются залежалые и неиспользуемые ценности, имущество, полностью или частично потерявшее первоначальные свойства, неходовые и не пользующиеся спросом готовые изделия и др.
• на основе полученной информации принимаются меры по их переоценке, продаже или использованию для других нужд;
• выявляются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства;

проверяется соблюдение правил содержания и эксплуатации основных средств.

      Закон устанавливает право предприятия  самостоятельно определять порядок и сроки проведения инвентаризации. Однако закон предусматривает обязанность организации утвердить в учетной политике данный порядок. Независимо от сроков проведения инвентаризации, предусмотренных учетной политикой организации, закон регламентирует обязательное проведение инвентаризации в случае:

• передачи имущества в аренду, выкупа, продажи, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

      В силу особой значимости результатов  проводимой инвентаризации в регулировании отношений администрации предприятия и работника, который несет материальную ответственность за сохранность материальных ценностей, существенное значение имеет правильная организация инвентаризации. Объективность в оценке фактического наличия товаров можно достичь только при квалифицированном и четком проведении инвентаризации в минимальные сроки. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• организовать инвентаризационную комиссию, отвечающую поставленным требованиям,
• обеспечить условия работы инвентаризационной комиссии,

документально зафиксировать работу по инвентаризации материальных ценностей.

      Порядок проведения инвентаризации регламентирован  приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

      Вторая  функция "показать величину, которую  еще только предстоит квалифицировать  или как недостачу или как  потерю" еще важнее. Она просто вынужденная, ибо при инвентаризации ценностей или при их приемке  всегда может оказаться, что в документах указана стоимость ценностей выше, чем есть этих ценностей в наличии (по стоимости и в натуре). Однако далеко не всегда ясно, как возместить эту разность.

      Несмотря  на использование в бухгалтерском  учете документирования всех совершаемых хозяйственных операций, соответствие учетных и фактических данных не всегда обеспечивается из-за действия объективных причин. Ими являются совершенные хозяйственные операции, не поддающиеся документальному оформлению в момент их возникновения:

• естественная убыль ценностей в процессе хранения (усушка, утечка, розлив, утруска, испарение, раскрошка, распыл, выветривание и др.);
• неточное взвешивание, измерение при поступлении или отпуске ценностей;
• пересортица взаимозаменяемых материалов, продуктов, изделий, возникающая при выбытии активов (передаче в производство или хозяйственные нужды, продаже и др.);
• ошибки в первичных документах на поступление и расходование ресурсов;
• ошибочные записи в регистрах синтетического и аналитического учета;

      По товарам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товаров в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

      Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

      Расхождения фактического наличия имущества  с учетными данными, выявленные при  инвентаризации, регулируются в соответствии с нормами ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете", п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. В настоящее время применяется следующий порядок регулирования таких расхождений.

      Материальная  ответственность за ущерб, причиненный  организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, если ущерб причинен по его вине. Эта ответственность, как правило, ограничивается определенной частью заработка работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством (статья 241 ТК РФ).

      Статьей 243 Трудового кодекса РФ установлены  случаи возникновения материальной ответственности в полном размере  причиненного ущерба:

• когда в соответствии с кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
• недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

умышленного причинения ущерба;

• причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
• причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
• разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
• причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.