Состав, содержание и требования к оформлению рабочей документации аудитора в соответствии с МСА 230

Составление такого меморандума может способствовать эффективности и действенности обзорной проверки и инспектирования аудиторской документации, особенно в отношении масштабных и сложных аудиторских проверок.

В дальнейшем подготовка такого меморандума может облегчить  рассмотрение аудитором значимых вопросов.

Аудитор должен своевременно документировать обсуждение с руководством и иными ответственными лицами значимых вопросов, возникших  в ходе аудиторской проверки.

Аудиторская документация включает записи (протоколы) проведенных  обсуждений значимых вопросов с указанием того, когда и с кем проводились обсуждения. Это могут быть не только записи, подготовленные аудитором, но и другие соответствующие записи, например, согласованные протоколы собраний, подготовленные сотрудниками проверяемой организации.

Под иными ответственными лицами, с которыми аудитор может  проводить обсуждения значимых вопросов, понимаются лица, ответственные за управление (представители собственника), другие штатные сотрудники организации, сторонние специалисты, к примеру, лица, предоставляющие организации профессиональные консультации.

Если аудитор  выявил информацию, которая противоречит или не соответствует окончательному выводу в отношении значимых вопросов, то необходимо документальным образом  оформить то, как он обратил внимание на противоречия и несоответствия при формировании окончательного вывода.

При этом не подразумевается, что аудитору необходимо сохранить  документацию, которая содержала  неверную информацию и подлежала  замене.

Аудитору следует  определить общие действия в отношении рисков существенного искажения финансовой отчетности. К таким действиям относятся:

• обращение внимания аудиторской группы на необходимость проявления принципа профессионального скептицизма при сборе и оценке аудиторских доказательств;
• назначение на задание более опытных сотрудников или сотрудников со специальными знаниями либо использование работы экспертов;
• усиление надзора за выполнением задания;
• включение элементов неопределенности в процесс выбора аудиторских процедур, которые будут выполнены в дальнейшем.

Основные принципы и необходимые процедуры в  соответствии со стандартами предназначены  для содействия аудитору в достижении общей цели аудита. Таким образом, аудитор должен следовать каждому  основному принципу и соблюдать  необходимые процедуры, которые соответствуют обстоятельствам аудиторского задания.

Закономерным является требование о том, что аудиторская документация должна содержать информацию обо всех существенных вопросах, возникающих в ходе аудита, и результатах их рассмотрения. В частности, к существенным вопросам относятся:

• вопросы, которые приводят к значительным рискам (MСA 315 «Знание бизнеса юридического лица и оценка рисков существенных искажений»);
• результаты аудиторских процедур, указывающие, на то, что финансовая информация может быть существенно искажена, или на необходимость пересмотра аудитором предыдущей оценки рисков существенного искажения и соответствующих действий аудитора;
• обстоятельства, которые доставляют аудитору трудности в применении необходимых аудиторских процедур;
• результаты процедур, которые могут повлечь модификацию аудиторского заключения.

При этом аудитор  может подготовить и сохранить  как часть аудиторской документации резюмирующий отчет. В нем описывают  существенные вопросы, выявленные в  ходе аудита, порядок и результат их решения, или дают перекрестные ссылки на уместную аудиторскую документацию, где отражена такая информация.

Обсуждение  существенных вопросов с руководством аудируемого лица и другими лицами аудитор должен своевременно документировать в виде отчетов с указанием даты и лиц, участвовавших в обсуждении. Это могут быть не только записи, подготовленные аудитором, но и другие соответствующие записи, например протоколы встреч, подготовленные персоналом аудируемого лица.

Если в исключительных обстоятельствах аудитор принимает решение о необходимости отступления от основных принципов и необходимых процедур, соответствующих обстоятельствам задания, то он должен документировать то, каким образом выполненные альтернативные аудиторские процедуры отвечают цели аудиторской проверки, и, если это неочевидно, причины такого отступления.

При этом аудитор  должен привести доказательства того, что выполненные альтернативные аудиторские процедуры являются достаточными и надлежащим образом  заменяют основные принципы и необходимые процедуры.

Требование  документирования отступлений не относится  к принципам и процедурам, которые  не соответствуют обстоятельствам  задания. Например, в отношении продолжающегося аудита неприменимы никакие из процедур MCA 510 «Первоначальная аудиторская проверка - начальные сальдо».

Аналогичным образом, если МСА содержит условные требования, то применение этих требований не является уместным, если указанные условия  отсутствуют (например, требование о  модификации аудиторского заключения в случае ограничения объема аудита выполняется только при наличии такого ограничения).

В ходе документирования характера, временных сроков и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен указать в рабочих  документах:

• кто выполнял аудиторскую работу и дату окончания этой работы;
• кто проверил аудиторскую работу, а также дату и объем этой проверки.

Требование  о включении в рабочие документы  данных о лицах, осуществлявших проверку выполненной аудиторской работы, не подразумевает того, что каждый отдельный рабочий документ должен содержать отметку о проверке. Тем не менее, аудиторская документация должна содержать сведения о том, кто и когда проводил проверку отдельных элементов выполненной аудиторской работы.

При выявлении  в процессе аудиторской проверки противоречивой информации или информации, которая не соответствует выводам аудитора относительно существенного вопроса, нужно отметить влияние этих данных на аудиторское заключение.

 

 

2.3 Обеспечение конфиденциальности рабочих документов и их сохранности

 

Аудиторская организация  должна разработать процедуры для  обеспечения конфиденциальности и  сохранности рабочих документов, а также их хранения в течение  периода, необходимого для соблюдения юридических и профессиональных требований по хранению документации.

Рабочая документация аудиторской проверки является строго конфиденциальной и подлежит хранению в специально оборудованных помещениях, исключающих случайное повреждение  или уничтожение и допуск без  специального разрешения.

Аудитору необходимо установить надлежащие процедуры для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее пяти лет. Рабочие документы аудиторской проверки могут быть выданы сотрудникам аудиторской фирмы только в соответствии с необходимостью проведения последующей проверки или уточнения отдельных вопросов предыдущей проверки при наличии разрешения менеджера данного проекта.

Рабочие документы  являются собственностью аудитора, хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены  аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой  бухгалтерских записей аудируемого  лица.

Несмотря на то, что выдержки из рабочих документов могут быть предоставлены клиенту  по решению аудитора (аудиторской  организации), рабочие документы  аудитора не могут служить заменой  учетных документов экономического агента.

Сведения, содержащиеся в рабочих документах, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудитором (аудиторской организацией) третьим сторонам. Третьи лица, включая налоговые и иные государственные органы, не имеют право требовать от аудитора (аудиторской организации) рабочие документы или их копии за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.

Рабочую документацию необходимо хранить скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого  экономического субъекта. Система расположения документов в папках устанавливается аудитором. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде.

Сохранность рабочей  документации, оформление и передачу ее в архив обеспечивает руководитель аудиторской организации или  лицо, им уполномоченное.

Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках - так называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Рабочие документы в досье должны находится в определенной последовательности:

• организационные;
• административные;
• документы аудиторских процедур по отдельным статьям годового отчета;
• другие аудиторские данные;
• выводы (заключение);
• рекомендации.

Например, постоянное досье содержит информацию, важную для аудита длительное время, что представлено в таблице 3.

 

Таблица 3 - Постоянное досье

 

Вид информации	Состав информации
Организационная информация, установленная законодательно	Данные об акционерах, данные о директорах, данные о секретаре, местонахождение       органа       управления делами
Информация               о предприятии      и      его деятельности	Основные виды деятельности    размещение, дочерних предприятий и филиалов, законодательство и внутренние правила, история предприятия, сводка прошлых результатов, характеристика основного персонала, описание особенностей СВК, схемы организации управления, схемы последовательности операций
Подробности договора о сотрудничестве	Копии договоров о проведении аудиторской проверки и выполнении других работ, подробности особых требований к аудиту, подробности неаудиторских услуг
Информация           для аудита	Контакты клиента, банковская информация, информация о юристах, основной аудиторский персонал, адреса мест проведения аудита
Важные соглашения	Торговые договоры, договоры о продаже или аренде, договоры о ссудах

 

Выдача рабочей  документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым  аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускается. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Республики Казахстан.

В случае пропажи  или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации обязан назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.

Документы, создающиеся  в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность котором различна.

Значительная  часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после  использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы  содержат информацию, которая может  потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников.

Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение экономического, практического и иного значения документов с целью отбора их на хранение или установления сроков их хранения.

Таким образом, вопрос о содержании понятия «конфиденциальность» представляет живой интерес для руководства и бухгалтеров аудируемых экономических субъектов.

Более полная характеристика связанных с конфиденциальностью вопросов имеется в Законе Республики Казахстан «Об аудиторской деятельности», согласно которому аудиторские фирмы и индивидуальные аудиторы обязаны обеспечивать сохранность документов и сведений, получаемых или составляемых ими при осуществлении аудиторской деятельности, и не вправе разглашать их содержание или передавать указанную информацию третьим лицам без письменного согласия аудируемого лица или лица, заключившего договор оказания аудиторских услуг. Исключения составляют случаи, предусмотренные законодательством (например, когда истребование информации производится в судебном порядке).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Формирование окончательного аудиторского файла и внесение изменений в аудиторскую документацию в исключительных обстоятельствах