Робочі документи аудитора

tify">2)     витяги чи копії засновницьких та інших юридичних документів клієнта;

3)     інформація про сферу діяльності, економічне та юридичне середовище, в якому діє економічний суб’єкт;

  4) документація з планування аудиту, яка включає програми аудиту та зміни    до них;

5)     записи про вивчення і оцінку систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю;

6)     документація про оцінки внутрішнього ризику, ризику внутрішнього контролю, ризику не виявлення;

7)     документація перевірки господарських операцій та залишків за рахунками:

- касових операцій;

-  банківських та розрахункових операцій;

- наявності та руху виробничих запасів, готової продукції;

- наявності та руху основних засобів;

- витрат на виробництво продукції;

- реалізації та фінансових результатів;

- фондів та резервів;

- інвестицій;

- праці та її оплати.

8) документи з аналізу важливих показників і тенденцій розвитку        підприємства;

9) записи, щодо характеру, дати проведення і обсягу проведених   аудиторських процедур та їх результатів;

10) відомості про те, хто і коли виконував аудиторські процедури;

11) докази того, що виконана асистентами робота була перевірена і проаналізована аудитором;

12) копії листувань з іншими аудиторськими організаціями, експертами та іншими третіми особами стосовно аудиту економічного суб’єкта;

 

13) звіти та листи -  повідомлення для керівництва;

14) копії листів чи записи обговорень під час зустрічей з економічним суб’єктом щодо питань, які виникли в процесі аудиту, включаючи умови

проведення аудиту і суттєві недоліки внутрішнього контролю;

15) копії фінансових звітів клієнта;

16) документи, що відображають коригування звітності, усунення помилок  та порушень;

17) висновки аудитора за результатами аудиту, в тому числі надзвичайні моменти та як вони були розкриті під час перевірки;

18) аудиторський висновок.

    У запропонованому переліку робочих документів не наводиться договір на надання аудиторських послуг та акт приймання – здавання виконаних робіт, ці документи  є обов’язковими та офіційними. Договір, акт приймання – здавання виконаних робіт та аудиторський висновок повинні зберігатися в окремому сейфі, до якого мають доступ лише керівники аудиторської фірми чи обмежене коло осіб. Такий підхід зумовлений тим, що зазначені документи містять комерційну інформацію, а також мають важливе юридичне значення, їх втрати чи заміна неприпустима. Інші робочі документи мають знаходитись у такому місті, щоб ними могли користуватись аудитори та інші працівники аудиторської фірми. Звичайно, користування має бути організоване так, щоб унеможливити втрату робочих документів та поширення  інформації про діяльність клієнтів. У документах повинні наводитись дані про номер договору, дату та назву підприємства – клієнта, щоб при потребі можна було швидко знайти договір та документи, що до нього додаються. Можливо для збереження комерційної таємниці клієнтів на робочих документах не потрібно зазначити назву та інші реквізити підприємства – замовника, а посилатися лише на номер і дату договору про надання аудиторських послуг.

  З метою повторних аудитів робочі документи можуть бути поділені на

 

“постійні” аудиторські документи, які доповнюються новою інформацією, що має постійне значення, і поточні аудиторські документи, які містять інформацію, що стосується перш за все аудиту звітності за окремий період.

  В постійному архіві доцільно мати документи та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому. Архів має підтримуватись на рівні поточного стану. Після кожного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатись і відповідним чином поповнюватись.

         Постійний архів створюється для :

-         для забезпечення готових посилань на обставини, що повторюються;

-         уникнення необхідності щорічно готувати нові робочі документи для позицій, які залишились без змін;

-         забезпечення схоронності тієї інформації, яка стосується політики і процедур обліку, а також системи внутрішнього контролю;

-         збереження даних, які стосуються вивчення тенденцій в роботі підприємства;

-         документального оформлення виконаної роботи;

-         підготовки інформації для нових співробітників, щоб допомогти їм ознайомитися з історією діяльності клієнта, здійсненими операціями.

  Підсумкова документація – складається з аудиторського висновку і документації, що передається замовнику.

   Аудиторський висновок є обов’язковим компонентом підсумкової документації. Додаткова підсумкова документація оформляється як доповнення до аудиторського висновку, чи як самостійний документ який є додатком  до висновку, якщо на неї посилається аудитор, в інших випадках є самостійним документом. Аудитор самостійно визначає необхідність змісту і форму додаткової підсумкової документації аудиту й оформляє під однією з назв: “Аудиторський звіт”, “Звіт про проведення аудиту”, “Звіт про результати проведення аудиту”, “Звіт про експрес - погляд”, “Експертний погляд”, “Зауваження та рекомендації по результатам аудиторської перевірки”, “Лист – інформація клієнта”.

Після завершення аудиторської перевірки один екземпляр усієї підсумкової документації залишається в аудитора.

 

2.      Зміст і  форма робочих документів

 

Робочі документи виконують такі функції:

-         обґрунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність зроблених процедур аудиту затвердженим нормативам;

-         полегшують процес управління та контролю за якістю проведення аудиту;

-         сприяють виробленню методологічного підходу до процесу аудиторської перевірки;

-         допомагають у роботі аудитора.

Робочі документи покликані відображати інформацію з питань, що підлягають перевірці:

-         методики проведеного аудиту;

-         проведених під час перевірки тестів;

-         зроблених аудитором висновків та прийнятих рішень і рекомендацій.

Зміст робочих документів розкриває професійні міркування аудитора, оскільки немає можливості та необхідності документування кожного обстеження чи спостереження.

  Визначаючи майбутній зміст документації, аудитору доцільно взяти за орієнтир ту обставину, що робочими документами користуватиметься. Переглянувши цю робочу документацію, інший аудитор мав би зрозуміти сутність проведеної перевірки і зміст прийнятих рішень щодо її результатів без визначення окремих деталей процедур перевірки. Окремі деталі процедур перевірки інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли  він обговорить їх

 

з аудитором, котрий підготував робочу документацію.

  Перед аудитором стоїть завдання : робочі документи необхідно грамотно, професійно оформляти. Причому оформлення документів слід здійснювати так, щоб забезпечити зрозумілість змісту, його доступність.

  Конкретні форми робочих документів аудитори визначають з урахуванням

специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочих документів позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, то необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдину форму ведення робочої документації.

  Доцільно використовувати матеріали робочих документів, підготовлені клієнтом, що прискорює процес оформлення робочих документів. Ці матеріали мають відповідати дійсному стану справ. Бажано до початку перевірки звернутися до клієнта з проханням підготувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську документацію.

З огляду на це, робочі документи слід поділити на:

- постійні – клієнта постійно перевірятиме аудитор, робочі документи мають містити інформацію, що стосується насамперед,  перевірки окремих питань, що виникають із року в рік;

- поточні , тобто такі, які містять інформацію, що стосується, насамперед, аудиторської перевірки поточних періодів фінансово – господарської діяльності клієнта.

   При оформленні робочої документації слід дотримуватися таких вимог:

-         на першій сторінці кожного робочого документа вказуються назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки та дата перевірки документації клієнта;

-         кожному робочому документу дається назва;

-         для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові присвоюється код (шифр);

-         на кожному документі проставляється прізвище аудитора, який

 

фактично підготував його.

Робочі документи включають:

-         інформацію про юридичну та інформаційну структуру підприємства;

-         необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;

-         інформацію про галузь діяльності підприємства та нормативну

         документацію, яка регулює діяльність підприємства;

-         документацію про вивчення та оцінку систем обліку та внутрішнього контролю підприємства;

-         документацію про порядок планування аудиту;

-         аналіз важливих показників та тенденцій;

-         список фахівців, які виконували аудиторські процедури, та час їхньої роботи;

-         копії листів надісланих до третіх осіб, які мають відношення до перевірки;

-         висновки, зроблені аудитором щодо різних аспектів перевірки.

Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації процедур аудиту в робочих документах, щоб :

-         забезпечити можливість контролю будь - яким  аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

-         підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

-         забезпечувати ефективну допомогу будь – яким аудиторам у плануванні та проведені наступних перевірок підприємства;

-         служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь – кому пояснення щодо змісту проведеної перевірки.

 

3.      Загальні поняття та принципи складання робочих документів аудитора

Види та склад робочих документів

 

 

Робоча документація аудитора підрозділяється на наступні види:

1.      Довгострокові документи – які містять у собі історію діяльності підприємства, установчі документи, договори про організацію філій, довгострокові важливі договори.

2.      Адміністративні документи  аудиторської перевірки.

Поділяють на два види:

  Загальна документація , яка використовується під час аудиторської перевірки:

-         договір на проведення перевірки;

-         фінансова звітність і додатки до неї. Статистична звітність;

-         головна книга, обігові відомості, журнали – ордери, платіжні й інші бухгалтерські документи;

-         договори на виконання робіт, надання послуг;

-         внутрішньо фірмові документи;

-         план і програма аудиторської перевірки;

-         протоколи засідань збору акціонерів, Ради  директорів, накази по підприємству;

-         документи аналітичного розгляду даних різного змісту;

-         листи – підтвердження, отримані від третіх осіб, дані експертиз, що мали місце;

-         листи зобов’язання аудиторської організації;

-         дані ЗМІ про фінансовий стан галузі в якій працює клієнт;

-         дані аудиторської перевірки за минулий рік;

-         записи аудитором про зустрічі, що мали місце, та бесіду з керівництвом.

 

Робочі документи, складені аудитором по окремих  статтям фінансової звітності.

3. інформаційні документи аудиторської перевірки – документи про матеріальну відповідальність, наказ про облікову політику, дані про сутність

 

             

комп’ютеризації обліку та про застосування програми.

Призначення робочої документації:

 

-         допомагає аудитору сформувати думку про фінансово – господарську діяльність підприємства;

   - дає можливість атестованому аудитору – керівнику групи перевірити     роботу своїх асистентів;

-         служить джерелом даних для підтвердження свідоцтв про правильність зроблених висновків при відповіді на питання керівництва у випадку виникнення дискусії після закінчення перевірки;

-         дозволяє при довгостроковому обслуговуванні клієнта заощадити час другої перевірки, тому що аудитор може не задавати зайвих питань, а звернутись безпосередньо до робочої документації;

-         виступає як доказ діяльності аудитора під час перевірки;

-         підтверджує виконання аудитором перевірки відповідно до вимог законодавства у випадку виникнення наступного судового розгляду. 

Робочі документи аудитора повинні знаходитися в дос’є у визначеній послідовності: