Ревизия поступления материалов и расчетов с поставщиками

6)      своевременность и правильность проведения инвентаризации.

Однако этими вопросами ревизия не ограничивается. Ее задачами также является: выявление недостач, порчи и хищений материальных ценностей, допущенной бесхозности, расточительства (если это имело место в ревизуемой организации), изучение этих нарушений и установление виновных в них лиц.

При проведении ревизий поступления материальных ценностей ревизор пользуется различными материалами и способами. Он должен предусмотреть в рабочем плане осмотр складов и других мест хранения материалов, проведение выборочной инвентаризации материалов, проверку порядка складирования на стройплощадках материалов открытого хранения.

Проводя ревизию по совершаемым в ревизуемой организации операциям с материальными ценностями ревизору необходимо изучить применяемую первичную учетную документацию, являющуюся одним из основных источников для ревизий, посредством которой оформляются эти операции, поэтому ревизор должен прежде всего определить, соответствуют ли применяемые в ревизуемой организации формы первичных документов действующим инструкциям и положениям. Применяемая в строительных организациях первичная учетная документация по оформлению движения материальных ценностей разнообразна и каждая из ее форм имеет строго целевое назначение.

Если обработка учетной информации ведется на компьютере, надо ознакомиться с проектом автоматизации учета. Следует ознакомиться с регистрами аналитического и синтетического учета, который в условиях машинной обработки информации по учету производственных запасов формируется в виде машинограмм.

Ревизия поступления товарно-материальных ценностей может проводится по нескольким направления. Остановимся на двух важнейших из них.

1)        Выборочная документальная проверка отнесения ТМЦ (поступивших за последний отчетный год) к материалам.

Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):

- применения критерия для отнесения объектов к материалам;

- установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;

- документального оформления учета материалов (наличие накладных на получение материалов; документов, подтверждающих право собственности; инвентарных карточек учета материалов).

2) Документальная проверка учета поступающих ТМЦ.

При ревизии поступления материалов следует иметь ввиду, что первичные документы по поступлению материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичной документации осуществляется контроль за поступлением  ТМЦ. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

Ревизор проверяет порядок учета поступивших материалов, в частности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличия в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала учета поступающих грузов (материалов), в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика; дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.

При проведении документальной проверки учета поступивших материалов следует обратить внимание на следующие моменты:

1.         Нужно установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ требованиям нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без подписей образцов лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение материалов.

2.         При ревизии поступлений материалов на склады организации автотранспортом проводится сверка учета поступивших материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов.

3.         При ревизии поступлений материалов на склады организации от подотчетных лиц проверяется сверка журнала учета поступающих материалов с товарными чеками, приходными ордерами и карточками  учета материалов.

4.         При ревизии материалов на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств проводится сверка данных журнала учета поступающих материалов с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов.

5.         Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации материалы путем исследования актов, составленных на расхождение в количестве и качестве, выявленных при приемке материалов, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения до времени ее погашения.

Ревизия операций по расчетам с поставщиками проводится по следующим направлениям:

1)     определение наличия и правильности оформления договоров;

2)     подтверждение сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

3)     оценка достоверности соответствующих показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Форма расчетов, сроки и порядок оплаты определяются договорами между плательщиками и получателями средств. В процессе проверки необходимо убедится в соответствии заключенным с поставщиками договоров требованиям, установленным ГК РБ, а также в наличии упомянутых в договорах приложений. Подобная процедура проводится и по отношению ко всем дополнениям к договорам, принятым сторонами.

Проверяющему следует учитывать, что существующие условия договора включают:

- условия о предмете договора;

- условия, которые названы в законодательстве как существенные, необходимые или обязательные для договоров данного вида;

- условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Так, например, условие договора купли-продажи о товаре считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара. При этом цена не является существенным условием договора, и расчеты сторон  при исполнении договора осуществляются по цене, установленной соглашением сторон с соблюдением норм законодательства. В случаях, когда в договоре купли-продажи цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из его условий, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары. В предусмотренных случаях применения цены, тарифы, расценки, ставки и т.п.), устанавливаемые или регулируемые уполномоченными на то государственными органами.

После изучения договоров с поставщиками (подрядчиками) и определения используемых организацией форм платежей проверяющий переходит к сбору доказательств, подтверждающих сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Прежде всего анализируются материалы инвентаризации по каждому виду расчетов. В случае отсутствия или сомнения в достоверности данных возникают основания, чтобы потребовать проведения сплошной или выборочной инвентаризации расчетов на отчетную дату.

Затем изучаются полнота и своевременность отражения в учете кредиторской задолженности перед поставщиками. При проверке документированной обоснованности каждой учетной записи и правильности оформления первичных документов особое внимание обращается на выделение во всех документах ставки и суммы налога на добавленную стоимость.

Далее необходимо убедится в реальности отраженной задолженности перед поставщиками и отсутствия завышения себестоимости продукции. Достоверность объемов выполненных работ может подтвердить контрольный обмер. По сомнительным документам целесообразно провести встречную проверку, определить материально ответственных лиц и других работников организации, потребовать письменное объяснение. При обнаружении подлога документов материалы проверки в установленном порядке передаются правоохранительным органам.

Проверка по счетам (60,76) расчетов с поставщиками и подрядчиками должна осуществляться согласно программе по следующим основным направлениям: наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке товарно-материальных ценностей работ, услуг); правильность по оплате сумм за получение товарно-материальных ценностей (работ, услуг); правильность оценки полученных и отгруженных товарно-материальных ценностей (работ, услуг) при бартерных сделках; достоверность, реальность и правильность учета расчетов с поставщиками и подрядчиками с использованием векселей; полнота оприходования полученных ценностей или учета выполненных работ и услуг.

Основным документом, определяющим правовой режим расчетных взаимоотношений с поставщиками и подрядчиками по поставкам материальных ресурсов, а также по выполненным работам и услугам является договор, заключенный между организацией-заказчиком и поставщиком. На практике часто формулировки предметов проверяемых договоров не отвечают их названиям и нормам ГК РБ (договор о совместной деятельности, договор на опционные, фьючерские сделки, договор о сотрудничестве, трастовый договор и т.д.). Поэтому ревизор должен тщательно проанализировать содержание этих договоров и определить законность (или незаконность) проведенных по ним операций.

Важнейшим требованием при осуществлении сделок на поставку товаров, услуг относятся соблюдение форм договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от срока договора.

При проверке ревизор должен обратить особое внимание: имеются ли договоры по проведенным операциям с поставщиками и подрядчиками; на правильность оформления договоров; при наличии задолженностей необходимо установить дату возникновения и причину образования просроченной задолженности.

Далее ревизор должен проверить непосредственно расчетные операции с каждым поставщиком. Для этого путем проверки записей по журналу-ордеру № 6 и а реестрах операций или ведомости к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также расчетно-платежных документов ревизор должен определить дату возникновения и характер каждой операции, поставок, правильность применения цен для оценки, наценок (скидок), своевременность и полноту оприходования полученных ценностей, обоснованность предъявления претензий, выделения на счете 19 «Налог на добавленную стоимость» НДС.

При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), необходимо проверить, не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути (дебиторская задолженность). Необходимо также установить: проводилась ли инвентаризация расчетов; предъявлялись ли штрафные санкции поставщикам при нарушении договорных обязательств, а также обоснованность начисленных или полученных сумм штрафных санкций; правильность списания сомнительных долгов.

При необходимости можно провести контрольную инвентаризацию ценностей и расчетов, встречную сверку документов и регистров учета в проверяемой организации и у поставщика, устный опрос специалистов и материально-ответственных лиц по указанным вопросам.

Проверяя операции по расчетам с поставщиками, ревизор должен установить правильность сумм и составленные по ним корреспонденции счетов. Для этого проводят сверку записей счета 60 в журнале-ордере № 6 с другими регистрами. Итоговые данные журнала-ордера № 6 по оборотам по счету 60 и остаток на этом счете необходимо сверить также с соответствующими данными в Главной книге и в отчете организации.

Следует особое внимание обратить на отражение операций на счетах при расчетах с использованием векселей, так как в них кроется множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции и финансовые результаты организации, а также на правильность списания (возмещения) НДС по приобретенным ресурсам. Ревизор должен знать, что аналитический учет ведется по каждому поставщику (подрядчику) раздельно в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦК на дату возникновения обязательств.

5 ОБОБЩЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РЕВИЗИИ, РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ДОПУЩЕННЫХ НАРУШЕНИЙ

Для обеспечение нормального хода процесса деятельности организации необходимо регулярное и бесперебойное снабжение ООО «ХХХ» материальными ценностями.

Товарно-материальные ценности в ООО «ХХХ» поступают:

- от поставщиков;

- от подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет.

При проведении ревизии по поступлению материалов и расчетов с поставщиками в ООО «ХХХ» основными источниками информации являются:

1.       Приказ «Об утверждении положения об учетной политике» (Приложение А);

2.       Положение об учетной политике на 2011год (Приложение Б);

3.       Устав организации (Приложение В);

4.       Договор о материальной ответственности (Приложение Г);