Ревизия кассовых операций

     — оплату контрагентам по договорам.

     Ревизионная практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с  денежными выплатами работникам по подотчетным суммам.

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы на предстоящие  командировочные, представительские  и хозяйственные расходы (покупку  канцелярских принадлежностей, оплату почтово-телеграфных услуг, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле). В бухгалтерском учете ЗАО «Щара-Агро» подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Таблица 2.4 - Контроль полноты и законности выдачи наличных денег из кассы ЗАО «Щара-Агро».

     Примечание:

1. Источник – собственная разработка;
2. Данные приложения А, Б.

     Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных  для этих целей. Получение денег  подотчетным лицом возможно только при условии его полного отчета по ранее выданному авансу. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним. При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться  как сокрытие превышения лимита остатка  кассы.

     Документами для проведения проверки служат приходные  кассовые ордера и журнал регистрации  приходных кассовых ордеров, машинограмма по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Если  в кассовом ордере по строке «Основание»  будет значиться «Остаток подотчетных  сумм», в соответствии с которым  производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные  к авансовому отчету документы и  командировочные удостоверения  или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Устанавливая, является ли дата составления  авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих  дней со дня возвращения из командировки) рабочим днем для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета с номером приходного ордера, указанным в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных  сумм, и с номером, датой и суммой по приходному ордеру.

     При проверке проверяющему следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

     Если  задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работник должен погашать свою задолженность.

     Ревизор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если во время проверки будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками дольше установленного срока, то ревизору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый доход гражданина.

     Заработная  плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям (Приложение Г), которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

     При проверке правильности выплаты денег  по платежным ведомостям следует  установить, все ли внесенные в  них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты  денег по ним.

     При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы  о начислении заработной платы с  данными платежных ведомостей и  карточек лицевых счетов. Особое внимание обращают на номер или наименование подразделения, а также на период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

     Если  в расчетно-платежной ведомости  будет завышена сумма начисленной  заработной платы, то этот подлог можно  установить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета  по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности  документов могут появиться в  связи с наличием подчисток и  помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, машинограммы (по кредиту счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса»), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и другими.

     Сознательные  арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к  образованию искусственного излишка  денег в кассе, которые затем  могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных  ведомостей осуществляется с целью  выявления таких злоупотреблений.

     В ходе проверки ревизор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 3

       СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  РЕВИЗИИ КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ 

      Как было указано ранее, основным методом  контроля за ведением кассовых операций в ЗАО «Щара0Агро» является инвентаризация кассы и проверка поступления и расходование денежных средств.

      Важным  этапом ревизии кассовых операций является проверка приходных и расходных кассовых ордеров по форме, содержанию и существу. Такую проверку проводят в случаях, когда документ имеет внешний вид недоброкачественного составления или когда ревизору известно, что к кассовым отчетам приложены фальшивые документы. При проверке кассовых операций, прежде всего, устанавливают, осуществлялась ли на самом деле эта операция и в том объеме, который указан в документе. Правильность любой кассовой операции, если она вызывает сомнение, можно проверить и другими документами, в которых она должна быть отражена, так как каждая операция отражается не в одном, а в нескольких документах. Для предотвращения случаев неоднократного списания денежных сумм на основании одного документа (последовательно прикладываемому к расходному кассовому ордеру, а потом опять изымаемому), необходимо выявить злоупотребление одним из предложенных способов: первый способ – это тщательная проверка первичных документов, указанных в расходном кассовом ордере (особое внимание необходимо уделить при обнаружении исправлении дат, номеров и заголовков ведомостей); второй способ – основывается на сопоставлении данных синтетического и аналитического учета, третья – встречная проверка документов.

      Основными методами, при помощи которых ревизор проверяет правильность и обоснованность денежных операций являются: взаимопроверка однотипных записей в документах банка и ЗАО «Щара-Агро»; сверка однотипных записей, которые отражают одну и туже операцию в разных документах и учетных регистрах, находящихся в организации и в других предприятиях; проверка достоверности учета и выдачи бланков чеков.

      На  следующем этапе проверки необходимо установить: ведут ли в  данной организации  по установленной форме журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров. Проверяющий должен проверить, все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров.

      После выяснения соблюдения установленных  требований необходимо переходить к  проверке законности совершения кассовых операций. Тщательной проверке подлежит полнота и своевременность оприходования  денег, полученных из банка. Для этого  применяется метод взаимного  контроля операций, сравниваются суммы, отражаемые в машинограмме по дебету счета 50»Касса», с данными машинограммы по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны быть одинаковы.

      Аудитор запрашивает все чековые книжки и корешки чеков за проверяемый  период, обращает внимание на точность оформления чеков. В случаях их расхождения  сопоставляют приходные кассовые ордера с выписками банка, отчетом кассира, корешками чеков, и при необходимости, проверяют непосредственно в  учреждении банка. Для уточнения  фактов, связанных с неоприходование в кассе денег, полученных в банке, большее значение имеет исследование банковских выписок. При выявлении в них следов подчистки, исправления дат, следует провести встречную проверку в банке. Сверка и и взаимосверка документов банка дает возможность определить сумму неоприходованных денег, а также исправления внесенные в документы после их составления. Так как, банк учитывает выдачу организации бланков чеков, через него устанавливаются по каким номерам были выданы чековые книжки, в каком количестве и кому. Проверка наличия в организации неиспользованных чеков, а также их корешков дает возможность определить, все ли чеки есть в наличии. При отсутствии бланка чека или его корешка необходимо проверить в банке не получены ли по нему деньги.

      Следующим этапом аудиторской проверки является проверка полноты оприходования  выручки от реализации продукции, работ  и услуг, поступающих в кассу.

      Основными способами проверки полноты оприходования  выручки является:

1. Сверка данных приходных кассовых ордеров с данными накладных на отпуск ценностей, путевых листов, нарядов и других документов, в которых отражают реализацию за наличный расчет.
2. Сверка данных приходных кассовых ордеров с записями в учетных регистрах, которые отражают начисление дебиторской задолженности,
3. Тщательный анализ смежных операций, вызванных основной хозяйственной операцией, сплошная сверка квитанций к приходным кассовым ордерам на руках у плательщика с документами проверяемой организации.

      Сверка  данных приходных кассовых ордеров  организации с данными расходных  кассовых ордеров, которые находятся  в других организациях.

      В ходе проверки учета кассовых операций аудитор должен также проверить  периодичность сдачи отчетов  кассира в бухгалтерию, расписки главного бухгалтера или его заместителя  о проверке и принятии отчетов  и документов к ним.

      Важное  значение для аудитора имеет взаимная сверка оборотов в регистрах соответствующих  корреспондирующих счетов со счетом 50 «Касса». Так, кредитовые обороты  по журналу-ордеру № 1 необходимо сверить: по счету 51 «Расчетный счет» - с соответствующими данными в разделе дебетовых оборотов журнала-ордера №2; по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - сданными ведомостей; по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - с данными журнала ордера №7. Дебетовые обороты по журналу-ордеру №1 необходимо сверить: по счету 51 – с данными журнала-ордера №2; по счетам 46 – с данными журнала-ордера №11; по счету 76 – с данными журнала-ордера №8.

      Правильность  цифрового материала (оборотов и  остатков) на счете 50 за проверяемый  период можно установить при сравнении  данных последнего месяца проверяемого периода кассовой книги, журнала-ордера №1, Главной книги, баланса. Если выявятся расхождения между сравниваемыми  показателями указанных регистров, то это означает, что имеются ошибки. Они должны быть найдены и исправлены бухгалтерией организации. Однако ошибки могут быть не только механическими, но и умышленными, что требует  получение письменных объяснений.

      На  рис. 6 представлена рекомендуемая последовательность проведения аудиторской проверки по кассе в УЦ «Автокадры».