Ревизия кассовых операций

     При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют:  не  превышали ли  остатки  наличных  денег  в  кассе  установленного  банком   лимита,   и использовалась  ли  кассовая   выручка   на   текущие   нужды   в   пределах установленных норм; использовались ли полученные из  банка  наличные  деньги по  целевому  назначению;  своевременность  и  полноту   возврата   в   банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату  заработной  платы, премий, пособий, пенсий,  услуг,  товарно-материальных  ценностей  и  других поступлений.

     При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в  кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем  за  месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных  денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий,  пенсий,  стипендий.

     Оперативный  контроль за  остатками  денег  в  кассе  ведется  на  основании кассовых отчетов.

     Использование наличных денег проверяется путем  сопоставления  данных о полученных в банке средствах с их расходованием в соответствии  с  целевым назначением. Для обобщения  информации  об  израсходовании  денежных  средств  по целевому назначению целесообразно составлять ведомость.

     Своевременность и полноту внесения в банк неиспользованных  денежных средств проверяют путем сопоставления  даты  и  суммы  зачисления  денег  на соответствующий счет по данным  выписок  банка  с  датой  окончания  выплаты премий, пособий,  пенсий,  указанной в разрешительной  надписи на платежных ведомостях, депонированной зарплаты и других  ранее  невыплаченных сумм, а также с датой  и  суммой  оприходования  денег  в  кассу  по  прочим поступлениям. При этом тщательно  анализируются  полнота  и  своевременность оприходования в кассу денежных средств, полученных из банка путем  встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия,  корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой  книге.  При этом следует иметь  в  виду,  что  чековые  книжки,  корешки  использованных чеков,  а  также  неиспользованные  чеки   должны   храниться   у   главного бухгалтера. Испорченные чеки  с  надписью  «Аннулировано»  должны  храниться подклеенными к корешкам чеков.

     При проверке чеков следует удостовериться  в  наличии  всех  выписок банка со счетов предприятия. Если  конечный  остаток  средств  в  предыдущей выписке   соответствует   начальному   остатку   в   последующей,   то   это свидетельствует  о  наличии  всех  выписок  по  данному  счету.  Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность  выписок  определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов,  подписей,  штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке.  Произведенные  исправления в выписках  заверяются  подписью  главного  бухгалтера  и  гербовой  печатью банка. В обязательном порядке  встречной  проверки  в  банке.  Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного  бухгалтера  и  гербовой печатью  банка.  В  обязательном  порядке  встречной  проверке  подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

     При выявлении случаев не оприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке  банка  и оприходования их в кассу следует установить их причины.  Для  этого  берутся письменные  свидетельства  кассира  и   главного   бухгалтера   предприятия, проводится встречная проверка в банке.

     В дальнейшем проверяют полноту оприходования  денег,  полученных  за реализованную продукцию, работы,  услуги,  товарно-материальные  ценности, использую при этом отчеты о их движении, а также записи  по  счетам  их учета и реализации. При  наличии  задолженности работников  или  других  лиц  за  купленные  ценности  необходимо  проверить реальность возникновения задолженности.

     В ведомостях на выплату заработной платы, премий, пособий, а также в расходных кассовых ордеров и других  документах  на  выдачу денежных средств проверяется подлинность  подписей  получателей  денег.  Для этого подписи в одних ведомостях  или  других  документах  сопоставляются  с подписями в других, причем  особое  внимание  обращается  на  исправления  и подчистки. В некоторых случаях производится опрос получателей денег.

     При  проверке  кассовых  операций  уточняют  правильность   подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах,  определения  остатков  на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на  другую,  а  также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по  счету  50 «Касса» машинограмме.

     Особое  внимание  следует  уделить  обоснованности  расхода  денежных средств,  относимых  на   издержки   производства   и   другие   счета   без оправдательных документов. На  основании  данных  отчетов   кассира   и   приложенных   к   ним оправдательных документов, а также записей в учетных  регистрах  проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

     Все выявленные нарушения отражаются в  соответствующем  разделе  акта ревизии  либо  аудиторской  проверки  со  ссылками  на  прилагаемые  к  акту ведомости,  таблицы  и  другие  данные,   свидетельствующие   о   допущенных нарушениях.

     Изученные ревизионной практикой злоупотребления  в  области  кассовых операций могут быть классифицированы следующим образом:

            1. прямое хищение денежных средств;

            2. прикрытое  неоформленными  документами  и  расписками,  ничем  не прикрытое;

            3. не оприходование и  присвоение  поступивших  денег  из  банка,  от разных лиц и организаций по приходным  ордерам,  от  других  организаций  по доверенностям;

            4. излишнее списание денег с  кассы;

            5. повторное использование одних  и тех же  документов,  неправильный подсчет итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;

            6. списание сумм без оснований или по подложным документам;

            7. подлоги  в  законе  оформленных   документах  с  увеличением   сумм списаний;

            8. присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям. 

     

3. Обзор нормативных документов по теме исследования

 

     Знание  и грамотное использование нормативной  базы является неотъемлемой частью деятельности ревизора. Нормативно-правовые акты, регулирующие вопросы учета и отчетности операций с денежной наличностью и денежными  документами можно условно разбить  на две труппы:

     документы, устанавливающие основные формы  учета наличных денежных средств  и денежных документов;

     документы, регулирующие правила ведения операций в наличных белорусских рублях и  наличной иностранной валюте.

     Рассмотрим  основные нормативные акты каждой группы.

     1. Документы, устанавливающие основные  формы учета наличных денежных  средств и денежных документов:

     Приказом  Министерства финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 г. № 311 "Об утверждении бланков  унифицированных форм первичной  учетной документации" (в редакции постановления от 9.07.2004 № 108) утверждены бланки квитанции формы КВ-1, приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-фс, а также порядок их заполнения.

     Постановлением  Министерства финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 г. № 43 "Об утверждении бланков  унифицированных форм первичной  учетной документации" (в редакции постановления от 9.07.2004 г. № 107) утверждены бланки приходного кассового ордера формы КО-1в, расходных кассовых ордеров  форм КО-2, КО-2в, кассовых книг форм КО-4, КО-4в, а также порядок их заполнения.

     Постановлением  Министерства по налогам и сборам от 3.09.2004 г. № 99/134 "О порядке приема наличных денежных средств при продаже  товаров, выполнении работ, оказании услуг  без применения кассовых суммирующих  аппаратов и (или) специальных компьютерных систем" (в редакции от 25.07.2006 г. № 79/89) определен порядок приема наличных денежных с использованием первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых заносится в электронный банк данных налоговой инспекции.

     2. Документы, регулирующие правила  ведения операций в наличных  белорусских рублях и наличной  иностранной валюте:

     Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка  Республики Беларусь от 28.06.2004 г. № 98 (в  редакции от 08.10.2008 г. № 145) определяют порядок  ведения организациями, предпринимателями  кассовых операций в наличной иностранной  валюте; порядок установления уполномоченными  банками организациям, предпринимателям лимитов в наличной иностранной  валюте и сроков сдачи в уполномоченный банк наличной иностранной валюты, поступающей в кассу организации, предпринимателя; порядок осуществления  уполномоченными банками контроля за ведением клиентами кассовых операций в наличной иностранной валюте.

     Правилами наличного денежного обращения  в Республике Беларусь, утвержденными  постановлением Правления Национального  банка Республики Беларусь от 24.08.2007 г. № 166 утверждены порядок и сроки  сдачи выручки организациями, предпринимателями, порядок установления лимита остатка  кассы. Также документом установлены  порядок и условия использования  наличных денег из выручки, определен  порядок расходования наличных денег  на хозяйственные расходы, на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, за счет возвращенных средств, ранее  выданных на эти цели.

     Инструкцией о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной  валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной постановлением Правления  Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2007 г. № 1 (в редакции от 30.06.2008 г. № 86) устанавливают единый порядок использования наличной иностранной валюты юридическими лицами - резидентами, индивидуальными предпринимателями - резидентами на территории Республики Беларусь.

     Постановлением  Правления Национального банка  Республики Беларусь "Об утверждении  Инструкции о порядке ведения  кассовых операций и расчетов наличными  денежными средствами в белорусских  рублях на территории Республики Беларусь от 17.01.2008 г. № 4 (в редакции от 13.10.2008 г. № 150) определен порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, хранения наличных денег, ревизии  кассы, контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций. Утверждены формы журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  в белорусских рублях (формы 1 и 1а), книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег, примерная  форма акта инвентаризации наличных денег и других ценностей.

     Статьей 11.7 "Нарушение порядка ведения  кассовых операций" Кодекса Республики Беларусь "Об административных правонарушениях", утвержденного 21 апреля 2003 г. № 194-З (в  редакции от 15.06.2009г. № 29-З) установлено, что нарушение должностным лицом  или кассиром юридического лица либо индивидуальным предпринимателем порядка  ведения кассовых операций влечет наложение  штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин. То же деяние, совершенное повторно в течение  одного года после наложения административного  взыскания за такое же нарушение, - влечет наложение штрафа в размере  от двадцати до тридцати базовых величин.

     Кодекс  Республики Беларусь «Об административных правонарушениях» от 21.04.2003 г. № 194-З (в редакции от 15.06.2009 г. № 26-З) является единственным законом об административных правонарушениях, действующим на территории Республики Беларусь и определяет, какие деяния являются административными правонарушениями, закрепляет основания и условия административной ответственности, устанавливает административные взыскания, которые могут быть применены к физическим лицам, совершившим административные правонарушения, а также к юридическим лицам, признанным виновными и подлежащими административной ответственности в соответствии с настоящим Кодексом.

     Указ  Президента Республики Беларусь "О  мерах по усилению ведомственного контроля в Республике Беларусь" от 25.05.2000 г. № 293 (в редакции от 23.01.2009 N 53) разработан в целях улучшения контрольно-ревизионной  работы в министерствах и иных республиканских органах государственного управления, государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и  распорядительных органах.

     В целях установления единого порядка  регистрации проверок (ревизий) в  книге учета проверок (ревизий), проводимых государственными органами и иными  организациями в пределах их компетенции  разработано Постановление Совета Министров Республики Беларусь "О  ведении юридическими лицами и индивидуальными  предпринимателями книга проверок (ревизий) от 09.10.07 г. № 1284(в редакции от 15.11.2008г. № 1723).

     Юридические лица, индивидуальные предприниматели  обязаны оформить книгу учета  проверок (ревизий) в соответствии с  утвержденной настоящим постановлением формой в течение одного месяца с  даты их государственной регистрации.

     Следует отметить, что нормативно-правовая база Республики Беларусь постоянно  обновляется, вносятся изменения и  дополнения в нормативно-законодательные  акты. Приближение национального  бухгалтерского учета к международным  стандартам требует постоянного  совершенствования нормативно-законодательных  актов в части государственного регулирования вопросов учета денежных средств.