Расчеты с подотчетными лицами

Лица, получившие наличные деньги под  отчет на предстоящие расходы, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных  суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Следует также проверить, соблюдаются  ли работниками сроки составления  отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации  посредством личных или корпоративных  карточек.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах,   подтверждающих расходование подотчётных средств.

Выдача наличных денежных средств  под отчёт производится при условии  полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

Передача выданных под отчёт  наличных денег одним лицом другому  запрещается.

 Ревизору следует обратить  внимание на фамилию лица, указываемого  как «плательщик» в квитанции  к приходному ордеру, подтверждающему  факт оплаты при закупке ТМЦ  подотчётным лицом. Зачастую эта  фамилия не совпадает с фамилией  подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных  суммах и приложенные к ним  оправдательные документы в бухгалтерии  подвергаются счётной проверке, а  также проверке по существу. При  этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

 

 

2.5 проверка правильности, полноты  и своевременности записей в регистры синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

 

 На заключительном этапе  проверки аудитор должен установить  соответствие данных аналитического учета по расчетам с подотчетными лицами с данными синтетического учета (журнала-ордера, Главной книги). Взаимной сверкой записей операций по расчетам с подотчетными лицами в разных регистрах можно установить точность отражения сумм и правильность корреспонденции счетов по этим операциям.

Регистры бухгалтерского учета  предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По данным регистров синтетического и аналитического учета аудитор  устанавливает:

- участников сделок и их число;

-применяемые формы платежей (наличный, безналичный расчет);

- прядок ведения аналитического  учета с подотчетными лицами;

 

 Регистры синтетического и  аналитического учета включают:

1. Главную книгу;

2. Журнал-ордер №11;

3.Оборотно-сальдовую  ведомость.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим  счетам бухгалтерского учета.

МАЛО!

 

 

2.6. Проверка достоверности и  взаимосвязи показателей бухгалтерской отчетности по расчетам с подотчетными лицами

 

 

 Бухгалтерская отчётность подлежит обязательной аудиторской проверке и подтверждению её достоверности независимым аудитором.

 Чтобы быть уверенным в  правильности показателей годовой  бухгалтерской отчетности на предприятии необходимо еще раз проверить записи бухгалтерского учета и убедиться в том, что:

 - на счетах бухгалтерского учета предприятия отражены все хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами отчетного года (полнота отражения);

- записи в бухгалтерском учете произведены на основании соответствующих первичных документов (обоснованность отражения);

- отражение хозяйственных операций не противоречит соответствующим положениям действующих нормативных актов (правильность отражения);

 В частности, используемые бухгалтером проводки должны быть предусмотрены Инструкцией по применению Плана счетов.

 Одной из важнейших форм отчетности является правильное и достоверное составление авансового отчета. Он отражает наиболее синтезированную информацию о результатах произведенных процессов.

Достоверность бухгалтерской отчетности во всех существенных отношениях представляет такую степень точности ее показателей, при которой квалифицированный пользователь этой отчетности делает правильные выводы и принимает правильные экономические решения. При этом выделяют две стороны существенности: качественную и количественную. С качественной точки зрения аудиторы должны использовать свое профессиональное суждение для определения того, существенны ли отмеченные в ходе проверки отклонения. С количественной точки зрения устанавливается, превосходят ли по отдельности и в сумме обнаруженные отклонения количественный критерий – уровень существенности.