Расчеты с подотчетными лицами

 

Источник: собственная  разработка.

 

Таким образом, ревизионный процесс  состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и  отделен по времени.

Планирование контрольно-ревизионного процесса на предприятии СП ЗАО «Милавица» является неотъемлемой, составной частью порядка проведения проверки на всех уровнях ее осуществления.

 

 

2.2 Проверка соблюдения порядка  и правильности документального  оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам.

 

Подотчетные суммы имеют природу  денежных авансов, которые выдаются работникам Милавицы из кассы на хозяйственные или командировочные расходы.

Приступая к проверке расчетов с  подотчетными лицами, необходимо сначала проверить остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ПРИЛОЖЕНИЕ А и сопоставить их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности ПРИЛОЖЕНИЕ Б. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы (проведенные по кредиту счета 50 в журнале-ордере №1) или с расчетного счета (проведенных по кредиту счетов 51, 52, 55 в журналах-ордерах №2, 2/1, 3), записаны в журнал-ордер №7.

Приступая к проверке соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной  книге и журнале-ордере №7, на основании  имеющихся документов можно составить таблицу 2.

 

Таблица 2 –  Проверка соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7 (за сентябрь 2011),руб.

 

Сальдо  на начало периода (приложение  А)	Дебетовый оборот		Кредитовый  оборот		Сальдо  на конец периода (приложение  А)	Отклонения  данных
	по Главной  книге (приложение Б)	по журналу-ордеру №7	по Главной  книге (приложение  Б)	по журналу-ордеру №7		Главной книги  от журнала-ордера №7
2877500	25919781	25919781	14954611	14954611	13842670	0

 

Примечание – Источник: собственная разработка.

 

Таким образом, можно сделать вывод о том, что при сопоставлении оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в Главной книге и журнале-ордере №7, отклонений не обнаружено.

Выдача наличных денег под отчет  на хозяйственные расходы производится в размере и на сроки, определяемые руководителем предприятия СП ЗАО «Милавица», но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствованиями, а также правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

На данном этапе проверки надо установить, имеется ли утвержденный руководителем  организации список лиц, которым  выдаются суммы под отчет.

Для получения наличных денежных средств  с текущего расчетного счета предприятие Милавица в лице бухгалтера должно оформить в установленном порядке денежный чек. Денежный чек должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером. На обратной стороне чека указывается, на какие цели может быть использована денежная наличность, что позволяет банку контролировать целевое использование денежных средств.

Порядок расчета и учет командировочных  расходов всегда оказываются предметом  пристального внимания всех контролирующих органов. Об этом, прежде всего, говорит  количество нормативно-правовых актов, устанавливающих меры ответственности субъектов хозяйствования за нарушение порядка расчетов по командировочным расходам. Направление работника в командировку, как и любую другую хозяйственную операцию, необходимо правильно оформить документально. Сделать это грамотно, без ошибок.

При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений  необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие – ее сопровождают, третьи – оформляются  после прибытия из командировки.

Так, согласно ст. 93 ТК РБ направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы ПРИЛОЖЕНИЕ В, ПРИЛОЖЕНИЕ Г соответственно.

При проверке командировочных удостоверений, следует помнить, что данный документ отражает время прибытия работника к месту командировки и время выбытия из него. Поэтому надо установить имеются ли на командировочных удостоверениях отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. Также следует помнить, что отметки в командировочном удостоверении заверяются печатью организации, предприятия, учреждения, в которые направлялся работник, а также подписью уполномоченного должностного лица. При выезде работника в несколько пунктов назначения отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. При отсутствии данных отметок в командировочном удостоверении расчеты по командировке не должны производиться.

Форма командировочного удостоверения  определяется Инструкцией №35 от 12.04.2000 г. (в ред. 29.02.2008) исключительно для командировок в переделах Республики Беларусь, а при направлении работника в служебную командировку за рубеж оформлять командировочное удостоверение не требуется. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте или по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Однако командировочное удостоверение во многих случаях оформляется и при направлении работника в служебную командировку за границу.

При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней (при  использовании корпоративной пластиковой  карточки – не позднее 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию авансовый отчет ПРИЛОЖЕНИЕ Д.

При проверке авансовых отчетов  по форме анализируются наличие  номера и даты составления документа; факт указания подотчетного лица и  суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Таким образом, можно сделать вывод, что документооборот расчетов с  подотчетными лицами очень широк  и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора – правильность и достоверность проверки.

 

 

 

 

2.3 Проверка целесообразности использования наличных денежных средств и правильности возмещения расходов, подотчетным лицам в связи со служебными командировками на территории РБ, и в странах ближнего и дальнего зарубежья

 

Особое внимание уделяется проверке правильности возмещения расходов подотчетным  лицам по служебным командировкам.

Так, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Приступая к проверке, ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем, а направление  в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя, но не более чем на десять дней.

Днем выбытия в служебную  командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Соблюдение срока нахождения в  командировке определяется путем сопоставления  времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным  по отметкам в командировочном удостоверении.

Днем окончания командировки считается  день фактического возращения командированного работника, т.е день прихода поезда, автобуса, прибытия самолета или другого  транспортного средства, на котором  работник прибыл.

В процессе хозяйственной деятельности организации периодически возникает  необходимость направить сотрудника в другой город, страну.

Прежде всего,  ревизор должен установить законность и целесообразность таких командировок.

При проверке возмещения расходов по служебным командировкам за пределы Республики Беларусь ревизор должен руководствоваться  Инструкцией о порядке и условиях представления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30.07.2010 № 115.

Возмещение суточных при проезде  по территории иностранного государства  и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее  дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных Министерством  финансов  Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

Согласно Постановлению Министерства труда и социальной защиты от 19.10.2010 №148, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

Согласно имеющимся документам произведем проверку правильности возмещения командировочных расходов по служебной  командировке за пределы Республики Беларусь, а также правильности отражения на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций в следующей таблице.

 

Таблица 3 – Проверка правильности возмещения командировочных расходов за границу

 

Содержание  хозяйственной операции	По данным концерна “Белгоспищепром”, руб.	По результатам  проверки, руб.	Отклонение, + (-), руб.
Выдан аванс	Д-т 71 К-т 50 - 700000	Д-т 71 К-т 50 700000	0
Списание  задолженности подотчетного лица по утвержденному авансовому отчету	Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415	Д-т 26 К-т 71 739695 Д-т 18 К-т 71 3415	0
Возмещение  перерасхода по авансовому отчету	Д-т 71 К-т 50 43110	Д-т 71 К-т 50 43110	0

 

Источник: собственная разработка

 

 

 

По результатам проверки правильности возмещения командировочных расходов по служебной командировке за границу и отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета расхождений с данными СП ЗАО «Милавица” не выявлено.

В бухгалтерском учете командировочные  расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом. В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета.

 

 

2.4 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами в связи с хозяйственно-операционными расходами

 

Административно-хозяйственные расходы  – это непроизводственные накладные  расходы, связанные с содержанием  административных служб и управлением  предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные  и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации Милавицы, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

• не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;
• не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения организации;
• до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.