Расчеты с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки на территории Республики Беларусь и за ее границу; представительские расходы.

 Тем не менее, практика  аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов  наибольшее количество ошибок  и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами  вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

 Отсюда целью курсовой работы  является в необходимости изучения  аудита расчетов с подотчетными  лицами, с целью выяснения типичных  ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Исходя, из поставленной цели в курсовой работе ставятся следующие задачи:

1)Рассмотреть расчеты с подотчетными лицами и задачи их контроля;

2)рассмотреть нормативно-правовое  регулирование и информационное  обеспечение проверки операций  с подотчетными лицами;

3)рассмотреть общую характеристику  внутреннего контроля организации;

4)рассмотреть оценку состояния  организации и методики ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. А также планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами;

5)оценить проверку соблюдения  порядка и правильности документального  оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам;

6)оценить проверку целесообразности  использования наличных денежных  средств и правильности возмещения  расходов подотчетным лицам в  связи со служебными командировками  на территории Республики Беларусь  и в странах ближнего и дальнего зарубежья;

7)оценить проверку правильности  расчетов с подотчетными лицами  в связи с хозяйственно-операционными  расходами; 

8)рассмотреть проверку правильности, полноты и своевременности записей  в регистры синтетического и  аналитического учета расчетов с подотчетными лицами:

9)оценить проверку достоверности  и взаимосвязи показателей бухгалтерской  отчетности по расчетам с подотчетными  лицами;

10)рассмотреть документальное оформление  материалов ревизии расчетов  с подотчетными лицами;

11)определить особенности планирования проведения и документального оформления аудита расчетов с подотчетными лицами;

12)сделать выводы.

Объектом курсовой работы является СП ЗАО «Милавица».

 Предметом исследования выступают  методы по  проведению ревизии  и аудита расчетов с подотчетными лицами

При написании курсовой работы были использованы общенаучные методы:

- способов проверки;

-оценки;

-анализа;

-бухгалтерская отчетность;

-документальные материалы (договор, справка о проведении времени аудита, преддоговорный тест, план-программа, приказ акты, отчеты, справки, заключения).

 

 

 

1.РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ – ОДИН ИЗ ВАЖНЕЙШИХ  ОБЪЕКТОВ ФИНАНСОВО – ХОЗЯЙСТВЕННОГО  КОНТРОЛЯ

 

 

 

1.1Расчеты с подотчетными лицами и задачи их контроля.

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы или непосредственно из банка на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также средства для предстоящих командировочных расходов.

Практика проведения проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по  учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически в  каждой организации. Денежные средства выдаются в подотчет работникам организации на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки. Существуют различные виды расчетов с подотчетными лицами:

-  приобретение запасных частей, материалов, топлива за  наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

-  оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-  возмещение командировочных расходов в пределах Республики Беларусь, а также при служебных командировках за границу;

-  представительских расходов.

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление правильного  и целевого использования подотчетных  сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

В зависимости от количества подотчетных  лиц и от величины оборотов  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  необходимо определить метод проведения проверки – сплошной или выборочный.

При ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

-  соблюдение действующего порядка выдачи в подотчет наличных денежных средств;

-  наличие случаев выдачи в подотчет сумм лицам, не состоящим в списочном составе организации, и выдачи авансов без представления отчета по ранее выданным суммам;

-  соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов;

-  своевременность представления авансовых отчетов и возврата неиспользованных сумм:

-  наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования и возможного скрытого авансирования подотчетных лиц, наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому;

-  порядок погашения оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам, с целью предотвращения их повторного использования;

-  полноту оприходования товарно-материальных ценностей, приобретенных за счет подотчетных сумм;

-  правильность отражения расчетов с подотчетными суммами в аналитическом и синтетическом учете.

При проведении проверки ревизор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчетов, а также на  правильность и законность их оформления.

Таким образом, операции по отражению  в учете расчетов с подотчетными лицами - привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций – это операции, связанные с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте; оплатой услуг; формированием затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы работников, а также операции с использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами.

Следует отметить, что соблюдение определенных правил осуществления  таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Таким образом, отметим, что большая  роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано  отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств, а также позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с проверяющими органами.[?].

 

 

 

1.2 Нормативно-правовое регулирование  и информационное обеспечение  проверки операций с подотчетными  лицами

 

Каждая хозяйственная операция на предприятии требует надлежащего документального оформления. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты и кассовые документы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

Источниками информации в ходе проверки являются:

1) бухгалтерская отчетность:

-  бухгалтерский баланс (форма №1);

-  отчет о движении денежных средств (форма №4);

-  приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5).

2) статистическая  отчетность:

-  Отчет о состоянии расчетов (форма 12-ф (расчеты)).

3) регистры бухгалтерского  учета:

-  Главная книга;

-  журнал-ордер №7.

4) документы:

-  приказы и распоряжения руководителя организации;

-  авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм;

-  отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами;

-  задание на командировку;

-  журнал учета работников, выбывающих в командировки;

-  перечень лиц, которым может выдаваться аванс в подотчет на хозяйственные и представительские расходы и сроки отчета по таким суммам;

-  данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основным документом, регулирующим контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в ред. от 09.03.2010 №143). Данный документ определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности[6].

Вопросы, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, регулируются рядом законодательных и подзаконных нормативных правовых актов.

Данные нормативные  документы включают в себя приходные  и расходные операции с наличными  деньгами, соблюдение лимита остатка  кассы и сроков сдачи выручки, получение денежных средств из касс банков, оформление кассовых документов, а также ведения кассовой книги.

В условиях рыночных отношений наиболее удельный вес  в системе расчетов с подотчетными лицами занимают служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределами.

Прежде чем  характеризовать систему источников правого регулирования отношений, связанных с направлением работников в служебные командировки, следует обратить внимание на то, что законодательство в данной области условно подразделяется на два блока нормативных правовых актов. Одни акты регулируют служебные командировки внутри Республики Беларусь, другие, составляющие более значительную группу, - служебные командировки за границу. Вместе с тем в трудовом законодательстве имеются и общие нормы, регулирующие любые служебные командировки (как внутриреспубликанские, так и заграничные).