Расчеты с подотчетными лицами

К нормативным  правовым актам законодательства, имеющих  общее значение при регулировании  служебных командировок, следует  отнести:

- Трудовой кодекс  Республики Беларусь (с изменениями  и дополнениями по состоянию на 31.12.2009г.) представляет собой кодифицированный закон, признанный обеспечивать полное системное регулирование трудовых и тесно связанных с ними иных общественных отношений[2].

Общие нормы, регулирующие отношения, связанные с направлением работников в служебные командировки, в том числе  устанавливающие соответствующие гарантии и компенсации, закреплены преимущественно в главе 9 Трудового кодекса Республики Беларусь. В статье 91 дано легальное определение служебной командировки, а также проведено разграничение с работой, носящей разъездной или подвижный характер, поездками в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Статья 92 Трудового кодекса Республики Беларусь распространяется на работников, находящихся в служебной командировке, режим рабочего времени и отдыха, установленный по месту командировки. Согласно статье 93 Трудового кодекса Республики Беларусь направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Следует отметить, что на практике при направлении работника в служебную командировку, как правило, составляется также докладная записка.

Отношения, связанные  со сроком пребывания в служебной  командировке, урегулированы в статье 94 Трудового кодекса Республики Беларусь, а общие правила о гарантиях и компенсациях в этом случае закреплены в статье 95 Трудового кодекса Республики Беларусь[2].

Типовой план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета утвержден Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19.12.2011 №8/24548 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 29.06.2011г. №50), где определяются правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете[7].

Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций  при служебных командировках  за границу, утвержденная постановлением Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 №115. Данная Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации[4].

Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 “Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках” установлены конкретные размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь[3].

Следует отметить, что по вопросу служебных командировок и оплаты командировочных расходов министерства неоднократно составляли письма, которые не имеют нормативного значения, поэтому список источников, регулирующий данные отношения, не является исчерпывающим.

По мере развития экономических отношений возникает необходимость изменения, дополнения отдельных вопросов, связанных с расчетами наличными денежными средствами, с выдачей денежных средств под отчет, поэтому следует рассматривать нормативно-правовые акты с изменениями и дополнениями.

Также данный перечень нормативных и законодательных  актов может быть дополнен за счет различных ведомственных нормативных  документов, так как расчеты с  подотчетными лицами имеют место  во всех сферах деятельности.

 

 

1.3 Общая характеристика внутреннего контроля организации

 

В системе внутрихозяйственного контроля ведущая роль принадлежит контролю, осуществляемому работниками бухгалтерии  предприятия в форме:

– предварительного контроля;

– текущего контроля;

– последующего контроля.

Общими принципами осуществления функций контроля являются: объективность, гибкость, экономичность, всеобъемлемость, непрерывность, действенность, плановость, научность, гласность, массовость.

Система контроля состоит из следующих элементов:

– субъект контроля;

– объект контроля;

– предмет контроля;

– принципы контроля;

– метод (методики) контроля;

– приемы и способы контроля;

– техника и технология контроля;

– процесс контроля;

– сбор и обработка исходных данных для проведения контроля;

– результат контроля и затраты на его осуществление;

– субъект, принимающий решение по результатам контроля (в частности, это может быть субъект контроля);

– принятие решения по результатам контроля.

Контроль является частью национальной экономики, которая включает в себя ряд взаимодействующих структурных элементов:

– государственные, общественные и хозяйственные органы управления производством;

– хозяйственный механизм;

– объект управления – совокупность хозяйственных организаций и отношений между ними.

Контроль –  важнейшее звено как системы управления производством, так и самого объекта управления.

Механизм контроля действует также и между предприятиями, внутри предприятий, внутри органов  управления, между органами управления, во всех подсистемах экономической  жизни общества. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования национальной экономики. Все это и определяет роль и место контроля в системе хозяйствования в современных условиях[8, с.4].

По результатам исследования в  первом разделе можно сделать следующие выводы: правильное ведение бухгалтерского учета – залог успешного развития предприятия. Ни для кого не секрет, что необходимость проверок на предприятиях позволяет выявить неточности, расхождения, а иногда и умышленное сокрытия тех или иных фактов.

Задача руководителя периодически составлять на своем предприятии  внутрихозяйственную контрольную  службу, да бы выявить ошибки в работе бухгалтерии. Задача бухгалтера открытость, точность, достоверность ведения бухгалтерского учета.

При проведении проверки ревизору необходимо учитывать все необходимые Постановления, Указы, Инструкции о ведении бухгалтерского учета с подотчетными лицами, его задача не только выявить расхождения, недочеты, но и дать рекомендации по исправлению ошибок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ  РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

 

 

 

2.1 Оценка состояния организации  и методики ведения бухгалтерского  учета и составления отчетности. Планирование и организация проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

 

Организация СП ЗАО «Милавица» - совместное предприятие с участием иностранного капитала. Предприятие производит нижнее белье. Численность работающих на предприятии около 1800 человек. Из них 89% составляют женщины.

Прежде чем  приступить к проверки организации, ревизору необходимо убедиться, что  предприятие осуществляет свою деятельность на законных основаниях. Для этого проверяют учредительные документы данной организации. В ходе проверки выясняют метод ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет ведется в соответствии с:

а) разработанным  на базе Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Постановлением Министерства финансов №50 на 29.06.2011г. рабочим планом счетов;

б) типовыми формами  бухгалтерской отчетности и указаниями по их применению и заполнению;

в) Инструкциями по бухгалтерскому учету «Доходы  организации» и «Расходы организации» утвержденными Постановлениями  Министерства финансов РБ от 26.12.2003 г. №181 и №182, которые определяют порядок признания доходов и расходов в бухгалтерском учете;

г) другими нормативно-правовыми  актами, регламентирующими учет операций.

 Д) командировочные расходы, расходы по приобретению ТМЦ за наличный расчет отражают с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Планирование контрольной (надзорной) деятельности на предприятии СП ЗАО «Милавица» начинается с составления координационных и сводных планов. Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь формируются органами Комитета государственного контроля на полугодие на основании представленных сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими государственными органами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).

Планирование – это  разработка контролирующим органом  общего плана проверки с указанием  ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе  разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач

Перед началом проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или  его представителю служебное  удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок.

Как форма отражения информации в процессе проведения проверки проверяющим (руководителем проверки) может использоваться контрольный список вопросов (чек-лист). Контрольный список вопросов (чек-лист) или его часть заполняется проверяющим (руководителем проверки) по вопросам, подлежащим проверке, и является неотъемлемой частью акта (справки) проверки.

При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.

На основании полученных заданий  члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

Перечень основных вопросов, касающихся проверки расчетов с подотчетными лицами приведен в таблице 1.

 

Таблица 1 -  Перечень основных вопросов, подлежащих проверке расчетов с подотчетными лицами

 

№ п/п	Объект исследования	Представляемая информация
1	Утвержден ли в организации  список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Приказ об утверждении списка лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды
2	Имеется ли в организации  журнал регистрации работников, направленных в командировки, в т.ч. загранкомандировки	Журнал регистрации  работников, направленных в командировку
3	Оформляются ли приказы  по командировкам, даются ли командируемым  работникам письменные задания	Приказы, распоряжения
4	Наличие случаев возврата подотчетных сумм без их использования  и возможного скрытого авансирования  подотчетных лиц	Кассовые документы
5	Выдаются ли авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Журнал-ордер №7
6	Наличие случаев передачи подотчетных сумм от одного лица другому	Письменное распоряжение руководителя
7	Облагаются ли подоходным налогом командировочные расходы, выплачиваемые сверх норм и возмещаемые по решению руководителя организации	Приказ, протокол и др.
8	Организован ли аналитический  учет командировочных расходов в  пределах норм и сверх норм для  целей налогообложения	Данные аналитического учета
9	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Расчет аванса
10	Проверяется ли правильность оформления документов, приложенных  к авансовым отчетам	Первичные учетные документы
11	Своевременно ли взыскивается задолженность, нет ли случаев технических ошибок списания сумм задолженности с подотчетных лиу без оправдательных документов на счета затрат	Журнал-ордер №7, кассовые документы и др.
12	Проверяется полнота  приходования ТМЦ, приобретенных за счет подотчетных сумм	Данные складского, синтетического и аналитического учета
13	Своевременно ли представляются авансовые отчеты	Авансовые отчеты, командировочные  удостоверения, данные бухгалтерского учета
14	Своевременно ли представляются письменные отчеты по командировкам	Авансовые отчеты, задания и отчеты командированных лиц.