Проверка правильности учета совершаемых операций с подотчетными лицами

На оплату командировочных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Ревизору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Ревизор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице  в период проживания принимаются к вычету. Для этого ревизору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы.

Ревизору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Далее ревизору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Наиболее часто встречаются  следующие нарушения:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

- отсутствие командировочных  удостоверений с отметкой в  месте пребывания в командировке;

- отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

- отсутствие аналитического  учета командировочных расходов  в пределах норм и сверх  норм.

 

2.2 Ревизия хозяйственных  расходов

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы  организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги  за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с  соответствующим итогом ведомости  к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной  книге по дебету соответствующих счетов. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяются расходы на закупку  материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о  фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При  оплате товаров, работ, услуг юридическим  лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются  акты закупки с указанием в  них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес  места жительства, паспортные данные).  
Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищений денежных средств бухгалтером по аналитическому счету, открытому на его имя к счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а записывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей па счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным  суммам на конец проверяемого периода  за лицами, которые на момент ревизии  уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для  хозяйственных нужд, малоценного  инвентаря в небольших количествах  для текущих потребностей организации  проверяют, не было ли незаконных закупок  материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без  накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались  на издержки обращения, то проверяют  обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются  следующие нарушения:

- выдача денег под отчет  лицам, не являющимся работниками  организации; 

- выдача денег под отчет  лицам, не отчитавшимся по ранее  поденным авансам; 

- выдача денег на хозяйственные  расходы лицам, не указанным  в утвержденном списке организации; 

- несвоевременное представление отчета об израсходованных суммах;

- списание подотчетных  сумм по неправильно оформленным  первичным документам;

- списание подотчетных  сумм при отсутствии первичных  документов;

- списание подотчетных  сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

 

 

 

 

2. 3 Ревизия представительских  расходов 

Ревизор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для контроля за затратами  по приему делегаций в организации  должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских  расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование  средств, утверждаются приказом руководителя. Ревизору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.

При ревизии представительских  расходов проверяется правильность их оформления. Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при  наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место  проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны  организации, конкретное назначение и  величина расходов. Организации рекомендуется  определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение  к этой деятельности.

Наиболее часто встречаются  следующие нарушения:

- несоответствие фактического  размера представительских расходов  утвержденной смете (или ее  отсутствие);

- отсутствие учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм.

 

II.  Практическая часть

Задание 1

Корректировочный отчет  кассира за 15 мая 2010г

ПОЛЕ ДЛЯ ПОДШИВКИ	Номер документа		От кого получено или кому выдано	Номер корреспондирующего счета, субсчета	Приход, руб. коп.	Расход, руб. коп.	Линия отреза		Номер документа		От кого получено или кому выдано		Номер корреспондирующего счета, субсчета			Приход, руб. коп.	Расход, руб. коп.
	1		2	3	4	5			1		2		3			4	5
	Остаток на начало дня				3220-00	Х
	112	Выручка от 14.05.2010		90	3060-60
	133	Е.Ф. Федоровой		71		40-00
		Разъезд. Ведом.				360-00
	136	В.С. Трегубову		70		50-00
	113	Выручка от 15.05.2010		90	11451-50
	137	Заработная плата		70		11215-30			Итого за день							14512-10	13732-10
	138	Выручка сдана на расчетный  счет		90		2066-80
									Остаток на конец дня							4000-00	Х
									в том числе на заработную плату, выплаты социального характера  и стипендии								Х
									Кассир						С.П. Пахомова
												подпись			расшифровка подписи
									Записи в кассовой книге  проверил и документы в количестве
										Двух							приходных и
										прописью
										Пяти							расходных
										прописью
									получил.
	Перенос				14512-10	13732-10			Бухгалтер						Н.И. Званцева
												подпись			расшифровка подписи

 

 

Таблица 1 - Ведомость результатов  проверки кассовых операций за 15.05.2010г.

№ п/п	Документ			В чем состоит нарушение, какой пункт инструкций нарушен	Сумма нарушений				Должность ф.и.о. виновных лиц
	Наименование	№	Дата		В приход кассы		В расход кассы
					Фактически	По закону	Фактически	По закону
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Приходный кассовый ордер	112	01.05.2010	Приходный кассовый ордер  составлен ранее полученной выручки, нарушение п. 21 Порядка ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным ЦБ РФ от 22.09.1993г. № 40	3060-00	3060-00			Кассир С.П. Пахомова
2	Расписка о взятии под  отчет		15.05.2010	Выданы денежные средства под отчет без заявления, утвержденного  руководителем и главным бухгалтером, без составления расходного кассового  ордера (нарушение п. 14 Порядка).			200-00		Кассир С.П. Пахомова
3	Расходный кассовый ордер	131	15.05.2010	Заработная плата выдана без заключения трудовых договоров (п. 16 Порядка)			455-77		Главный бухгалтер Н.И. Званцева
4	Расходный кассовый ордер	132	15.05.2010	Заработная плата выдана без заключения трудовых договоров (п. 16 Порядка)			465-23	465-23	Главный бухгалтер Н.И. Званцева
5	Расходный кассовый ордер	134	15.05.2010	Заработная плата выдана без доверенности, (п.16 Порядка)			615-13		Кассир С.П. Пахомова
6	Разъездная ведомость		Апр.	Не был оформлен расходный  кассовый ордер к разъездной ведомости (п. 14 Порядка)			360-00	360-00	Кассир С.П. Пахомова
7	Расходный кассовый ордер	135	15.05.2010	Наличные денежные средства на хозяйственные расходы выдаются в подотчет (Нарушение п. 11 Порядка)			300-00		Кассир С.П. Пахомова
8	Отчет кассира		15.05.2010	Остаток денежных средств  в кассе на конец дня превышает  лимит, установленный банком (п.5 и п.6 Порядка)	4030-67	4000			Кассир С.П. Пахомова