Проверка правильности учета совершаемых операций с подотчетными лицами

Содержание

Введение………………………………………………………………….....3

1. Теоретическая часть…………………………………………………….5

1. Учет расчетов с подотчетными  лицами…………………………….5 
1.1. Классификация расходов по подотчетным лицам ………….…...5

1.2.Основные счета, используемые для расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………….14

2. Особенности ревизии  операций с подотчетными лицами………16

2.1. Ревизия командировочных  расходов……………………………16

2.2. Ревизия хозяйственных  расходов……………………………….19

2.3. Ревизия представительских  расходов…………………………..22

2. Практическая часть……….……………………………………….…..23

Задание 1…………………………………………………………….....23

Задание 2…………………………………………………………….....28

Задание 3…………………………………………………………….....31

Список использованных источников………………………………...32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности предприятия часто  приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным. В этом случае работникам предприятия могут выдаваться наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Хотя в бухгалтерском  учете эти операции отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов, таким как налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц и страховые платежи.

Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов. Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Ведь не все расходы организации, понесенные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, возможно списать на себестоимость продукции, многие из них нормируются законодательством РФ, как, например, командировочные, представительские, затраты на использование для служебных поездок личных автомобилей и т.д. Зная это, фискальные и другие контролирующие органы уделяют этому разделу учета повышенное внимание. Кроме того, правильность, точность списания, своевременность разнесения подотчетных сумм и отсутствие неотрегулированностей в этом вопросе способствует установлению хороших доверительных отношений между сотрудниками различных подразделений предприятия, что является немаловажным фактором в деятельности организации.

Целью расчетно-графической  работы является установление правильности определения и отражения в  учете расчетов с подотчетными лицами, и выполнение практического задания.

В соответствии с целью задачами работы являются:

- проверка правильности  учета командировочных расходов;

- проверка правильности  учета хозяйственных расходов;

- проверка правильности  учета представительских расходов;

- выполнение практического  задания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретическая часть

1. Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Классификация расходов по подотчетным лицам

В последнее время, как  показывают проведенные проверки, особенно много нарушений, а порой и  злоупотреблений, допускается при  выдаче наличных денег работникам в  подотчет на различные цели. Нередко  нарушения в этих вопросах допускают  и сами руководители организаций.

Подотчетные лица - работники  организации (в том числе и  совместители), которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании. Операции с подотчетными лицами ведутся в  соответствии с Порядком ведения  кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

Подотчетными суммами  называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы  по командировкам, хозяйственные и  представительские расходы. Расчеты  с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в  частности, с:

- приобретением запасных  частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

- оплатой мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

- расходами на командировки  по территории Российской Федерации  и за границу;

- представительскими расходами.

Все эти хозяйственные  операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации  или непосредственно из банка  под отчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап ревизии достаточно трудоемок, не смотря на то что сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры их проверки просты.

К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся  следующие:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации;
2. Налоговый кодекс Российской Федерации;
3. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996 г.;
4. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
5. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению Приказ Минфина РФ № 94н от 31 октября 2000г.;
6. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40);
7. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
8. другие действующие нормативно-правовые акты РФ.

Подотчетные суммы классифицируются:

1. Командировочные расходы;
2. Хозяйственные расходы;
3. Представительские расходы.

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации  на определенный срок в другую местность  для выполнения служебного поручения  вне места его постоянной работы.

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации, находятся  в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором  обусловлена трудовым договором.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает  в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются  командировками.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; за рубежом - 60 дней. Если место служебной  командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника  и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может  быть признана однодневной.

В служебную командировку могут направляться только работники  организации. В случае направления  в командировку работников других организаций  и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы  по ним должны возвращаться другими  организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих  работы по договору подряда.

В состав расходов по служебным  командировкам включаются затраты:

- по найму жилого помещения; 

- по бронированию гостиничных  номеров и авиабилетов; 

- по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы в размере  стоимости проезда воздушным,  железнодорожным и автомобильным  транспортом общего пользования  (кроме такси);

- по уплате страховых  платежей по государственному  обязательному страхованию пассажиров  на транспорте;

- по оплате сборов за  предварительную продажу билетов  (проездных документов);

- по оплате расходов  за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- на проезд на аэродром  или вокзал в местах отправления,  назначения и пересадок (за  исключением проезда на такси);

- на оплату разовых  проездных билетов на городской  транспорт при однодневных командировках; 

- на провоз багажа;

- на суточные за время  нахождения в командировке.

Размеры расходов, связанных  с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Нормы возмещения командировочных расходов, связанных  со служебными командировками на территории российской федерации установлены в следующем порядке: по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами – не более 550 рублей в сутки; при отсутствии подтверждающих документов- 12 рублей в сутки, оплата суточных за каждый день нахождения в командировке – 100 рублей  (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729).

С 1 января 2008 г. согласно п. 3 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Для того чтобы отправить  в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ),:

- приказ (распоряжение) о  направлении работника (работников) в командировку (формы №Т-9, №Т-9а);

- командировочное удостоверение  (форма №Т-10);

- служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (форма  №Т-10а);

- авансовый отчет (форма  №АО-1).

Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении  печатями отправляющей и принимающей  организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия. Ревизору важно  обратить внимание на то, что нет  необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника.

Размер денежной суммы  и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем  организации (в приказе, заявлении  о выдаче).  Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые  в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или  не сдали неизрасходованный остаток  в кассу.

Сотрудник, получивший денежные средства из кассы учреждения, должен соблюдать следующий порядок:

- перед получением денежного  аванса полностью отчитаться по ранее выданным под отчет денежным средствам;

- не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на  который они выданы, или со  дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- не передавать выданные  под отчет наличные деньги другому лицу.

По зарубежным командировкам  работнику возмещаются следующие  расходы:

- по получению загранпаспорта;

- по получению виз;

- по прописке загранпаспорта;

- по покупке в банке  валюты страны командировки или  обмену чека на наличную иностранную  валюту;

- по найму жилого помещения,  подтвержденные документально; 

- на провоз багажа;

- суточные за каждый  день пребывания в командировке.

За день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы  не совпадает с днем отъезда; в  валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

Для отражения расчетов с  командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета:

- главная книга; 

- журнал-ордер № 7;

- журнал-ордер № 1;

- кассовая книга. 

Под расходами на хозяйственные  нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина  на АЗС, по оплате мелкого ремонта  и др.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

- определить сумму подотчетных  средств и срок, на который  она выдается;

- получить от подотчетного  лица отчет о расходах в  срок не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на  который выданы средства;