Проверка правильности учета совершаемых операций с подотчетными лицами

- выдавать денежные средства  работнику под отчет при условии  сдачи им отчета по ранее  выданным авансам; 

- запретить передачу подотчетных  денежных средств от одного  работника другому. 

В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные  и операционные расходы. В него могут  включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.  
Банком России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Данное требование не означает, что денежные средства на приобретение, например, товарно-материальных ценностей должны выдаваться под отчет только в указанных пределах. Ограничения на выдачу подотчетных сумм может устанавливать только руководитель организации. Однако подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день, одному юридическому лицу, сумму более 100000 рублей.

Факт расходования подотчетных  сумм должен быть в обязательном порядке  подтвержден первичными оправдательными  документами, имеющими необходимые  реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных  лиц, заверенные печатью организации, и т.п. Такими документами при  оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к  приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и  т.п.

Для оформления расчетов с  подотчетными лицами используются следующие  первичные документы:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых  отчетов; 

- список лиц, которым  разрешено получение наличных  денег из кассы; 

- заявления на выдачу  денег из кассы. 

Документами, подтверждающими  произведенные расходы, являйся  товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой  межведомственной формы КО-2 или  надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением  на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

К представительским расходам относятся расходы организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с  целью установления и (или) поддержания  взаимовыгодного сотрудничества, а  также участников, прибывших на заседания  совета (правления) или другого аналогичного органа организации. К ним относятся  расходы, связанные с проведением  официального приема (завтрака, обеда  или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных  мероприятий, буфетным обслуживанием  во время переговоров и осуществления  культурной программы, оплатой услуг  переводчиков, не состоящих в штате  организации.  Полный перечень представительских  расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Руководитель организации  в приказе определяет круг лиц, имеющих  право осуществлять представительские  расходы, и утверждает форму отчета по произведенным представительским  расходам. Для проведения представительских  мероприятий разрабатывается внутренний распорядительный документ, в котором  определяются место встречи, количество приглашенных лиц, количество участников со стороны организации, период проведения, перечень обсуждаемых вопросов.  
Работник, осуществляющий представительские расходы, представляет заявление на выдачу денег из кассы. После осуществления расходов он составляет авансовый отчет. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок.

В соответствии с п. 22 ст. 264 НК РФ с 1 января 2002 года представительские  расходы, связанные с официальным  приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в  переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относятся  к прочим расходам, связанным с  производством и реализацией. Представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Превышение расходов для целей налогообложения не учитывается. К представительским расходам в целях налогообложения не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются и включаются в расходы по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат.

Расчеты с подотчетными лицами по представительским расходам проводятся через те же регистры синтетического и аналитического учета, которые  приведены ранее.

К документам по оформлению представительских расходов относятся  программа приема с указанием  состава участников, плановая смета  расходов, отчет о произведенных  расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.

2. Основные счета используемые для расчетов

с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете  для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет  суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются  затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по подотчетным лицам и оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие  суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» по данным Главной  книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» на начало и  конец месяца и обороты по счету  в аналитическом и синтетическом  учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в  бухгалтерском учете сделана  запись: Дебет 71, субсчет «ФИО», Кредит 50.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме  производится списание израсходованных  подотчетных сумм, что отражается записью: Дебет 44, 41, 10, 08, Кредит 71.

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью: Дебет 19, Кредит 71.

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного  аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью: Дебет 50, Кредит 71.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении  установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток  невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94: Дебет 94, Кредит 71.

В дальнейшем, если сумма  неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в  бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70, Кредит 94.

При погашении работником суммы долга по подотчету можно  также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в  бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 94, Кредит 73,

Дебет 73, Кредит 50.

Так как в настоящее  время достаточно широкое применение получают расчеты с применением  пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные  или представительские расходы  с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность  рассчитаться карточкой, организация  должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи: Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет, Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

2. Особенности ревизии  операций с подотчетными лицами

2.1 Ревизия командировочных  расходов

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются такие  контрольные процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и  бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и  др.

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего  одновременно. Ревизию расчетов с  подотчетными лицами целесообразно  начинать с установления остатков задолженности  этих лиц на конец ревизуемого  периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Приступая к проверке ревизор должен убедиться в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Ревизору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные под отчет, о сроках отчетности и командировочных расходов.

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых  отчетов. В ходе проверки выявляются и отмечаются следующие замечания:

• по оформлению авансовых отчетов;
• по оформлению командировочных расходов (в т.ч. за рубеж): по передаче подотчетных сумм другому лицу, по несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдаче авансовых отчетов в бухгалтерию;
• по существу отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При проверке авансовых отчетов  по форме следует протестировать следующие элементы документов:

• соответствие типовой  форме № АО – 1 «Авансовый отчет»;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы подотчетного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указание назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

Необходимо проконтролировать соблюдение сроков представления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки  отчетности подотчетных лиц ревизор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом ревизор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности за подотчетными лицами и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Ревизор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении. Форма № Т–10а применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации.

При проверке авансовых отчетов  ревизор должен обратить внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемым к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Ревизору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).