Проверка кассовых операций при проведении аудита

Затем аудитор переходит  к проверке правильности документального  оформления операций. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных  документах отсутствуют подписи  ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие  документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.

На следующем этапе  проверки следует установить: ведут  ли в данной организации по установленной  форме журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; все  ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных  номеров кассовых ордеров; наличие  и правильность ведения кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  печатью, а количество листов в ней  должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера; действительно  ли одну кассовую книгу ведут в  данной организации (особенно это касается многопрофильных организаций, которые данный порядок часто нарушают).

После выяснения соблюдения установленных требований необходимо переходить к проверке законности совершения кассовых операций, соответствия их Порядку  ведения кассовых операций. Проверке подлежат все приходные и расходные денежные документы за ревизуемый период. При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Денежные средства могут поступать из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Тщательной проверке аудитора подлежат полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег) и приходных кассовых ордеров. Однако это только формальная сторона проверки, а поэтому необходимо также проверить законность поступления денег в кассу по существу. [XI, стр. 115-117]

Известны случаи, когда  организации получали в банках значительные суммы денег в кассу якобы  на выплату пособий или на операционно-хозяйственные  нужды, а впоследствии эти суммы  присваивались должностными лицами путем использования фиктивных  расходных ведомостей на вымышленных  лиц или фиктивных расходных  документов на подотчетных лиц.

Следует тщательно проверить  также полноту оприходования  выручки от реализации продукции  основного производства, общественного  питания, услуг вспомогательных, жилищно-коммунального, обслуживающих производств и  хозяйств. При проверке приема наличных денег следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и выписках банка с отчетами, накладными и  счетами по реализации продукции (работ, услуг).

Аудитор должен помнить, что  в настоящее время в некоторых  организациях умышленно скрывают денежные доходы от государственного налогообложения. Так, например, поступление наличной денежной выручки отражают проводками: дебет счета 50 «Касса» и кредит счетов 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 20 «Основное производство»  и т.д. В таких ситуациях необходимо провести встречные сверки дебетовых  записей по перечисленным счетам на проверяемые суммы с кредитовыми  записями на счете 90 «Продажи», и если на кредите счета 90 данных контрольных  сумм не окажется, то это представляет собой сокрытый объект (выручка) налогообложения. В таких случаях аудитор должен немедленно сообщить об этом руководителю организации и предупредить о  том, к каким последствиям могут  привести эти нарушения налогового законодательства. Кроме того, подобные нарушения и ошибки искажают соответствующие показатели бухгалтерской отчетности организации, а, как известно, основная цель аудита - подтверждение достоверности годовой бухгалтерской отчетности организации.

При проверке приходных кассовых документов аудитор должен тщательно  изучить (по отдельным не свойственным профилю организации операциям) договоры, заключенные по данным операциям  с юридическими и физическими  лицами. Так, зачастую денежные средства за реализованную продукцию, товары (работы, услуги), полученные от юридических  и физических лиц, отражают в учете  в соответствии с выдуманными  договорами о совместной деятельности (простого товарищества) или трастовыми договорами. В подобных ситуациях  необходимо помнить, что физическое лицо, если оно не зарегистрировано как предприниматель, не может заниматься никакими совместными видами деятельности с целью получения прибыли, а  трастовыми операциями могут заниматься специальные трастовые компании, имеющие государственное разрешение (лицензию) на данный вид деятельности. Подобные операции проводятся умышленно с целью сокрытия части валовой продукции от государственного налогообложения. [IX]

Особое внимание при проверке кассовых операций необходимо уделить  полноте и правильности учета  внереализационных доходов (процентов  и дивидендов по финансовым вложениям, штрафов по хозяйственным договорам, арендной платы, безвозмездно полученных сумм и т.д.), а также начисления налогов от этих доходов. Необходимо проверить соблюдение размера лимита наличных расчетов с организациями  и физическими лицами - предпринимателями  за товарно-материальные ценности. Здесь  иногда встречаются нарушения, когда  денежные средства приходуют или  выдают из кассы сверх установленного лимита наличных расчетов через выдуманные фамилии физических лиц путем  оформления на них приходных или  расходных кассовых ордеров. Фиктивные  лица выявляются путем проверки наличия  заключенных договоров с физическими  лицами.

Проверяя расходование наличных денег из кассы организации, аудитор  должен помнить, что эти операции оформляются расходными кассовыми  ордерами или другими надлежаще  оформленными документами (платежными ведомостями, счетами, заявлениями  и др.). Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем  и главным бухгалтером организации  или лицами, ими уполномоченными. При проверке необходимо убедиться  в юридическом обосновании выдачи из кассы наличных денег (зарплата - есть ли приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, отпусках, поощрениях, трудовые договоры, акты приемки  выполненных работ и др.; выдача в подотчет - приказы на командировку, о выдаче в подотчет; выдача сторонним  лицам -- доверенность, если это от организации, фактура или корешок приходного ордера и др.; выдача алиментов - исполнительный лист и др.). Во всех расходных кассовых ордерах должны быть проставлены  паспортные данные.

Такая тщательная проверка необходима, потому что, например, встречаются  такие умышленные нарушения, когда  в организациях крупные суммы  денег из кассы выдаются под видом  различных операционно-хозяйственных  и представительских расходов, а  потом эти суммы списывают  на издержки производства (обращения) по фиктивным документам. Другой пример: когда с кредита счета 50 «Касса» без всякого основания списывают на затраты производства или на издержки обращения суммы выплаченных пособий по социальному страхованию, разовой материальной помощи, что необоснованно увеличивает себестоимость продукции (работ, услуг).

Особое внимание необходимо обращать на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей; наличие на титульном  листе платежной ведомости разрешения на выдачу денег (заработной платы, пособий, премий и т.д.) руководителя и главного бухгалтера организации с их подписями  и указанием сроков выдачи и сумм прописью; составлен ли реестр депонированных сумм и сделана ли надпись о  фактически выплаченной и депонированной сумме; погашаются ли кассовые документы (приходные - штампом «получено», расходные - «оплачено») с указанием даты, нет  ли на них следов подчисток или  исправлений.

На достоверность финансовой отчетности оказывает влияние правильность отражения операций по движению денежных средств на счетах бухгалтерского учета. Бывают случаи, когда бухгалтер, принимающий  отчеты кассира, умышленно или из-за незнания неправильно составляет корреспонденцию  счетов, что необоснованно приводит к вуалированию доходов организации  и уменьшению отчисления налогов  в бюджет. Поэтому тщательной проверки требует корреспонденция счетов по каждой кассовой операции. [XII]

При проверке кассовых операций можно использовать такие приемы контроля, как чтение документов, проверка (обследование) документов, встречная  сверка документов и записей, счетная  проверка арифметических данных. [VIII, стр. 34]

В ходе проверки кассовых операций аудитор должен, кроме того, проверить: периодичность сдачи отчетов  кассира в бухгалтерию, расписки главного бухгалтера или его заместителя  о проверке и принятии отчетов и документов к ним; своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств, полученные на организационно-хозяйственные расходы и на оплату труда; сдается ли в банк вся выручка; имеются ли случаи, когда незаполненные чеки были подписаны руководителем и главным бухгалтером организации; имеются ли случаи выдачи наличных денег в подотчет физическим лицам, не являющимся работниками данной организации.

Ответы на поставленные вопросы  можно получить не только путем фактической  проверки, обследования, наблюдения и  т.д., но и путем тестирования. При  этом аудитор может использовать тестирование по указанным вопросам в устной форме или в письменной - путем получения ответов на письменный запрос. Наиболее эффективной формой здесь является письменное тестирование, когда в заранее подготовленном аудитором вопроснике кассир и бухгалтерская  служба отвечают на поставленные вопросы, а потом данная анкета заверяется подписями главного бухгалтера и  кассира. [XII]

Важное значение для аудитора имеет взаимная сверка оборотов в  регистрах соответствующих корреспондирующих  счетов со счетом 50 «Касса».

Правильность цифрового  материала (оборотов и остатков) на счете 50 «Касса» за проверяемый период можно установить при сравнении  данных последнего месяца проверяемого периода кассовой книги (или отчета кассира), журнала-ордера № 1, Главной  книги, баланса. Если выявятся расхождения  между сравниваемыми показателями указанных регистров, то это означает, что имеется ошибка. Ошибки должны быть найдены и исправлены бухгалтерской  службой организации. Однако ошибка может быть здесь не только механической, но и умышленной, что требует получения  письменных объяснений.

Практика аудиторских  проверок свидетельствует о том, что наибольшее число злоупотреблений  по кассе связано с оплатой  труда и расчетами с подотчетными лицами. Так, зачастую в организациях составляют двойные ведомости или  включают в ведомости «подставных» лиц, завышают итоги сумм к выдаче с целью получения из банка  излишних сумм и их присвоения и  т.д. Поэтому аудиторы должны обращать внимание на подписи в ведомостях работников отдела кадров. В необходимых  случаях можно проверить списочный  состав работников в отделе кадров, приказы, договоры, контракты и распоряжения об их принятии на работу; провести фактическую  проверку объектов выполненных работ.

На заключительном этапе аудита кассовых операций организации составляется аудиторский отчет, который представляется вместе с рабочей документацией руководителю проверки. [IX]

2.3 Рабочие документы аудитора

Аудиторская организация  и индивидуальный аудитор обязаны  документально оформлять все  сведения, которые важны с точки  зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что  аудиторская проверка проводилась  в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.

Во время аудита кассовых операций могут составляться следующие  рабочие документы. [X, стр. 65]

На начальном этапе  для проверки правильности документального оформления кассовых операций используется определенный перечень вопросов, который может быть рабочим документом аудитора (табл. 2).

Таблица 2

Перечень вопросов для проверки правильности документального оформления кассовых операций