Порядок заполнения учетных регистров

После указанной выше записи на счетах бухгалтерского учета оплаченный документ регистрируется в Книге  покупок.

 

 

 

2.7.1 Порядок заполнения книги покупок

 

Покупатели товаров (работ, услуг) обязаны вести книгу покупок.

Книга покупок предназначена  для регистрации расчетных документов, подтверждающих оплату налога на добавленную  стоимость при приобретении товаров (работ, услуг), в целях определения  суммы налога на добавленную стоимость, подлежащей зачету (возмещению). Первичные  учетные и расчетные документы, применяемые при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, в  которых указаны реквизиты по налогу, предъявляемые поставщиками, а также документы, подтверждающие оплату налога при отгрузке товаров, выполнении работ, в которых указаны  реквизиты по налогу, подлежат регистрации  в книге покупок в хронологическом  порядке по мере наступления права  на зачет сумм налога. Книга покупок  храниться у покупателя в течение  полных 5 лет с даты последней  записи при условии проведения проверки налоговыми органами. Книга покупок  может вестись автоматизированным способом (на компьютере).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Порядок заполнения учетных регистров и отражение их на счетах в бухгалтерском учете 

    

    Учет материалов в бухгалтерии может быть организован с применением персональных ЭВМ или по журнально-ордерной форме на соответствующих регистрах бухгалтерского учета. Учет движения материалов в бухгалтерии ведется только в денежной оценке. В течение месяца материально-ответственные лица сдают в бухгалтерию первичные документы по приходу и расходу материалов. Эти документы подвергаются в бухгалтерии по существу операций (законность операции) и правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов). Проверенные и принятые документы подвергаются таксировке (количество умножается на цену), и определяются суммы прихода и расхода материалов. Таксировка осуществляется по каждой строке документа, а в лимитно-заборных картах таксируется итог по каждому номенклатурному номеру материалов.

      При обработке  первичных документов на первых  экземплярах бухгалтерией проставляются  учетные коды видов операции, поставщика, а затем эти документы  группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска материалов по счетам потребителям. После этого первичные документы передаются соответствующим исполнителям для учета приобретения и заготовления производственных запасов.

      В условиях  обработки учетной информации  по учету материалов заводятся  накопительные ведомости. Их открывают  на каждый месяц и записывают  в них данные о поступивших  и выбывших материалах. Если же  такой учет ведется на компьютере, то вместо них составляются  машинограммы – оборотные ведомости.

 

1. Порядок заполнения журнала-ордера № 6

 

При ведении учета по полной журнально-ордерной форме расчеты  с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере № 6, который ведется  по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции  и дебетом счетов: 07 «Оборудование  к установке», 08 «Вложение в необоротные  активы», 10 «Материалы», 15 «заготовление  и приобретение материальных ценностей», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 76(субъект 3 «Расчеты по претензиям») и др. В журнале-ордере № 6 одновременно ведется синтетический и аналитический учет.

При осуществлении расчетов в порядке плановых платежей журнал-ордер  № 6 ведется в сочетании с ведомостью № 5 «Аналитический учет расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей». Ведомость по усмотрению организации открывается на год, полугодие, квартал с использованием для отдельных месяцев вкладных листов. В связи с этим необходимые отчетные и расчетные данные должны отражаться раздельно по месяцам, независимо от периода, на который открывается ведомость. Для каждого поставщика в ведомости отводится определенное количество строк по числу возможных операций в течении периода ее использования и дополнительные строки для соответствующих итоговых данных за каждый месяц. В конце месяца, после выведения итогов по ведомости в целом, суммы оборотов по кредиту счетов 60 в разрезе корреспондирующих счетов переносятся в журнал-ордер № 6. Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками по каждому документу. Он открывается ежемесячно. При открытии в него переносятся остатки на начало месяца по не оплаченным и неотфактурованным поставкам (гр. 15), а также по оплаченным счетам, но не поступившим в организацию материалам (гр. 14 – справочно). К неотфактурованным относятся поставки, по которым счета-фактуры поставщиков не предъявлены к оплате.

После этого на основании  предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов-фактур (расчетных документов), а по неотфактурованным  поставкам согласно актам приемки  или сопроводительным к грузу  документам в течении месяца последовательно  производятся записи в журнале-ордере № 6 в части покупной стоимости  материальных ценностей и сумм, причитающихся  поставщикам.

Стоимость поступившим материалов, по которым расчетные документы  поставщиком не предъявлены к  оплате, записывают в журнал-ордер  № 6 на основании акта приемки в  общем порядке по каждой поставке отдельно. Ценности приходуются по учетной стоимости, временно принимаемой  за фактическую. При этом вместо номера счета поставщика проставляется  буква Н, что означает неотфактурованную  поставку. Записи о неотфактурованных  поставках в журнал-ордер № 6 целесообразно  делать в конце месяца, ибо в  течение его поставщик может  предъявить платежные документы. По мере поступления расчетно-платежных  документов ранее записанную сумму  по условным учетным ценам сторнируют по той же группе ценностей и в  графе 15 в соответствии с поступившими документами  вновь производят записи.

Если платежные документы  поставщиков оплачены, а материалы  еще не получены, записи в журнале-ордере № 6 делают отдельно по каждому расчетному документу только в графе 15 (оплаты и акцепта счета). При поступлении  материалов в течение текущего месяца их приходуют по тем же строкам, по которым сделана отметка об оплате. Если же материалы не поступят к  концу месяца, то их стоимость будет  записана в графе 14 «За не прибывший  груз».

В случаях закупок организацией товарно-материальных ценностей по импорту за свободно конвертируемую валюту, включая  товарообменные операции, определение покупной стоимости  поступающих ценностей производится исходя из их стоимости, предусмотренной в контракте (договоре), и единого курса Национального банка Республики Беларусь на дату таможенного оформления, указанную в грузовой таможенной декларации на импорт, таможенных платежей, транспортных и прочих расходов по закупке и транспортировке.

После всех записей в журнале-ордере № 6 подсчитывают итоги по кредиту  счета 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции  с дебетуемыми счетами (07, 10, 15, 76 и др.). При этом выводят остаток по незаконченным расчетам на конец месяца. Выведенное сальдо по счету 60 должно равняться остатку по этому счету в Главной книге, а в аналитическом учете – суммам по платежным документам, против которых отсутствуют отметки об оплате или списании, записанным в журнале-ордере № 6.

В последнее время в  практику управления широко внедряются персональные компьютеры различных  моделей. Важной особенностью этой техники  является возможность использования  традиционных форм учета, достижения максимального  приближения АРМ бухгалтера к  источникам и потребителям информации, упрощения обработки, выявления  и исправления ошибок в процессе работы, снижение затрат на ведение  учета. В этом случае журнал-ордер  № 6 может успешно вестись на указанных  компьютерах в традиционной его  форме.

Однако в практике работы организаций при компьютеризации  имеет место и другие формы  журнала-ордера № 6.

 

2.  Порядок заполнения ведомости № 10

 

 В бухгалтерии предприятия  учет движения материальных ценностей  и определение отклонений ведется  в суммовом выражении в ведомости  № 10 «Движение материальных ценностей  в суммовом выражении».  Для  заполнения этой ведомости используются  следующие документы:

- Ведомость № 10 за прошлый  месяц; 

- Накопительная ведомость  прихода материальных ценностей;

- Накопительная ведомость  расхода материальных ценностей.

Также заполняются справки:

- № 1 «Слагаемые фактической  себестоимости»;

- № 2 «Учетная стоимость  поступивших материалов».

По данным журналов-ордеров  № 6, 7, 8, 10  в  справке  № 1  по  строке  «Журнал-ордер  № 6» проставляется сумма «Всего»  для записи в главную книгу.

После отражения «Изменение остатков материалов  в пути» определяется строка «Фактическая стоимость поступивших материальных ценностей».

В справке № 2 на основании  журналов-ордеров № 6;7;8;10 отражается учетная стоимость поступивших материалов.

Всего существует четыре формы  бухгалтерского учета:

- журнально-ордерная;

- мемориально-ордерная;

- упрощенная;

- автоматизированная.

Заполнение ведомости  №10 относится к журнально-ордерной форме, но на крупных предприятиях часто используется мемориально-ордерная форма. К таким предприятиям относится РУП «Минский тракторный завод».

В каждом цехе завода ведутся  расчеты суммы отклонений по израсходованным  материалам, но отражаются они в  таких документах, как:

1. Свод нормативных затрат (Приложение № 5);
2. Ведомость учета затрат и выпуска основного производства (Приложение № 6);
3. Калькуляция себестоимости товарного выпуска (Приложение № 7).

      Для примера был взят Механический цех № 7.Свод нормативных затрат выдается экономистом цеха. После чего заполняется ведомость учета затрат и выпуска основного производства на основании выданных в начале месяца данных по расходу материалов от экономиста. Именно в ней рассчитываются отклонения по материалам, производится расшифровка причин отклонений. На основании этой ведомости заполняется в конце месяца калькуляция себестоимости товарного выпуска.  Ведомость и калькуляция подписываются начальником цеха и бухгалтером.

 

3.3 Отчетность по материалам

 

В контроле за наличием, движением  и использованием материальных ценностей  важное значение имеет отчетность.

Сырье, материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, строительные материалы, относящиеся  к средствам в обороте, отражаются на начало и конец отчетного периода  во втором разделе актива баланса организации (форма 1) «Оборотные активы» (подраздел «Запасы и затраты») в денежном выражении по фактической стоимости. Данные для заполнения указанных показателей берутся из Главной книги. На РУП «МТЗ» в Главную книгу данные заносятся из Материальных отчетов по каждому цеху (Приложение № 8).

В годовой форме статистической отчетности № 3-сн «Отчет об остатках, поступлении и расходе сырья  и материалов» отражаются остатки  сырья и материалов на начало и  конец года (включая в целях), поступление  с начала года и всего расход. Из всего расхода показывается, сколько  направлено:

          - На производство и комплектование продукции;

- Строительно-монтажные работы;

- Производство строительных конструкций и деталей;

- Ремонтно-зксплуатационные нужды и капитальный ремонт

За год составляют отчет  «Исполнительный баланс лома и отходов  черных металлов» по форме 9-сн. В ней показывается период металлоотходов и лома черных металлов в разрезе источников их возникновения (при производстве чугуна, металлообработке, списании основных средств и др.), их расход по направлениям (на производство и т.п.) и остаток на конец года.

Представляемая полугодовая  форма отчетности 14-СН «Отчет о получении, использовании и реализации отходов  производства и их использования» содержит сведения о получении, использовании  и поставке вторсырья по его видам, а также остатки на начало года и конец отчетного периода.

За I-III кварталы и в целом за год представляется форма 11-сн «Отчет о результатах использования топлива, теплоэнергии и электроэнергии», которая имеет три годовых дополнения: 1 – «Отчет о фактическом расходе топлива на выработку отдельных видов продукции и работ», 2 – «Отчет об образовании и использовании вторичных ресурсов», 3 – «Отчет о фактическом расходе топлива на выработку электро- и теплоэнергии».

Кроме того, по материально-техническому снабжению могут представляться и некоторые другие специализированные формы отчетности (12-сн, 17-сн и др.).

Приведенная статистическая отчетность представляется областному (Минскому городскому) управлению статистики (либо по указанию области статоргану по месту нахождения организации) и  своей вышестоящей организации.