Порядок заполнения учетных регистров

При предварительной оплате за приобретаемые материалы покупатель сначала производит их оплату путем  перечисления денежных средств платежными поручениями либо платежными требованиями-поручениями, а затем поставщик отгружает  ценности в адрес получателя.

В дальнейшем документы передаются в финансовый отдел или бухгалтерию  для оплаты. Для приемки и оприходования  грузов приложения к расчетно-платежным  документам передаются на склад.

Если при приемке грузов от транспортной организации будут обнаружены признаки нарушения или отсутствия пломб грузоотправителя, недостачи, порчи или повреждения ценностей (тары, упаковки), то экспедитор вправе потребовать проверку груза. Результаты проверки оформляются коммерческим актом, который может служить основанием для материальной ответственности транспортных организаций или грузоотправителей. Претензии о возмещении недостачи (порчи) или утраты грузов, подтвержденные коммерческим актом, предъявляются виновнику – железной дороге или поставщику.

При получении материалов со складов местных поставщиков  экспедитор также должен иметь доверенность (ф. М-2 или М-2а). Материальные ценности экспедитор доставляет на склад организации и сдает и заведующему (кладовщику). Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах. В необходимых случаях проверяются лабораторные анализы, испытания и другие проверки.

При отсутствии расхождений  поступившие материальные ценности приходуются на склад путем составления  приходного ордера формы М-4.

При отсутствии каких-либо расхождений  между документами и доставленными  ценностями приходный ордер можно  не выписывать, а оформлять приход проставлением штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержатся основные данные приходного ордера. Здесь же материально ответственное лицо учиняет подпись о приходовании груза.

Когда поступают однородные грузы от одного и того же поставщика несколько раз в течении дня, их можно приходовать общей массой в целом за день (поступление муки от мелькомбината на хлебозавод и  др.). причем каждая отдельная приемка  оформляется соответствующей квитанцией.

Если количество или качество прибывших материалов не совпадает  с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по Акту о приемке материалов формы М-7. Он также составляется при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком ). Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй – отделу материально-технического снабжения (бухгалтерии) для предъявления претензии поставщику (виновнику).

Акт о приемке материалов (форма М-7) является первичным документом при приходовании ценностей, и приходный  ордер не оформляется.

При централизованной доставке материалов автомобильным транспортом  поставщик выписывает товарно-транспортную накладную формы ТТН-1(Приложение № 1) в четырех экземплярах, один из которых служит основанием для оприходования материальных ценностей у грузополучателя.

На склады поступают также  материалы из цехов своей организации (неиспользованные материалы; отходы, полученные при ликвидации основных средств, от брака и т.п.). Они приходуются  на склады по накладным-требованиям  на отпуск (внутреннее перемещение) материалов формы М-11. Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально  ответственными лицами складов (цехов), которые сдают ценности. Один экземпляр  остается у сдатчика (склада, цеха) и  служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) – у получателя (цеха, склада). Накладные-требования (формы М-11) на возврат неиспользованных материалов выписываются в том случае, если ценности по ним отпускались, а  не по лимитно-заборным картам, т.к. в последних предусматривается учет возврата материалов, ранее отпущенных в производство.

Материальные ценности, которые  находятся в стадии технической  приемки, лабораторного испытания, приходными документами не оформляются (то же, если потребитель отказался  от оплаты). Они принимаются на ответственное  хранение и учитываются материально  ответственными лицами в специальной  книге с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, находящиеся на временном ответственном  хранении», а внутри этих групп –  по отдельным партиям поступивших  ценностей. Эти товарно-материальные ценности должны храниться на складах  обособленно и до выяснения результатов  приемки не расходоваться.

Прибывшие ценности приходуются  в соответствующих единицах измерения  – весовых, объемных, линейных и  др. Если они поступают в одной  единицы измерения, например в квадратных метрах (рубероид), а отпускаются  в другой (в рулонах), то их целесообразно  учитывать одновременно в двух единицах измерения.

Но на разных предприятиях используются эти документы только разных форм:

1.Накладная на внутреннее  перемещение, форма № М-13п (Приложение  № 2)

2.Лимитно-заборная карта,  форма № М-В(Приложение № 3)

 

5.  Учет горюче-смазочных материалов.

 

В целях эксплуатации транспортных средств, обеспечения технологических  нужд производства, выработки энергии  и отопления зданий организации  приобретают необходимые горюче-смазочные  материалы (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин, масло и др.). Бухгалтерский учет их ведется на счете 10 «Материалы» (субсчет 3 «Топливо») в разрезе видов, мест хранения и материально ответственных лиц. На указанном субсчете учитывается наличие и движение всех горюче-смазочных материалов, имеющихся в организации. При этом в организациях, имеющих емкости для хранения горюче-смазочных материалов (ГСМ) и осуществляющих заправку автотранспорта с собственных нефтескладов, субсчет 3 счета 10 следует разделять на следующие подсубсчета:

10-31 «Топливо на складах»

10-32 «Топливо в баках  транспортных средств».

Учет горюче-смазочных  материалов в местах хранения ведется  материально ответственными лицами на карточках складского учета материалов формы М-12 или в книгах, содержащих реквизиты карточек складского учета, раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов в единицах массы.

С подотчета материально  ответственных лиц горюче-смазочные  материалы списываются на основании  ведомостей учета выдачи ГСМ, лимитно-заборных карт, накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Отпуск нефтепродуктов водителям производится в единицах объемах (литрах), а смазочных  материалов – в единицах массы (килограммах). Отпущенные водителю нефтепродукты  одновременно отражаются в ведомости  учета ГСМ и путевом листе. На каждом предприятии ГСМ отпускаются и учитываются по-разному, например, на РУП «МТЗ» составляется «Отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров» формы НТУ-АЗС (Приложение № 4).

Пересчет количества нефтепродуктов, отпущенных с нефтесклада (кладовой), из объемных единиц в единицы массы  производится из средней плотности  соответствующего вида ГСМ за отчетный месяц по данному нефтехранилищу организации.

На стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива  согласно ведомостям учета составляется проводка                               Дт 10/32  Кт 10/31  

 

На списание расхода топлива  по норме издержки производства в  зависимости от направления затрат составляются проводки: Дт 23 Кт 10/32

                                                                                              Дт 25

                                                                                              Дт 26

 

Суммы недостачи (перерасхода) топлива относятся на счет 94 следующей  проводкой:                                                                                 Дт 94  Кт 10/32

                                                                                                         Кт 18

Организации, не имеющие своих заправочных станций, приобретают топливо и смазочные материалы на внешних АЗС.

При использовании электронных  карт потребитель ГСМ в соответствии с заключенным договорам обеспечивает им предварительную оплату, а автозаправочная  организация – отпуск в счет ранее  перечисленных средств. По окончании  месяца автозаправочная организация  представляет потребителю ГСМ документ (справка-расшифровка), в котором  указывается количество и стоимость  отпущенных в течении месяца ГСМ, а также остаток денежных средств.

В этом случае расчеты с  автозаправочной организацией и  оприходование горюче-смазочных  материалов отражаются проводками:

 

1. Перечисляется предоплата за ГСМ                               Дт 60   Кт 51
2. Приобретение топлива по магнитным картам              Дт 10/32  Кт 60
3. Отражается НДС                                                            Дт 18    Кт 60
4. Списание ГСМ на затраты производства                     Дт 23   Кт 10/32

                                                                                        Дт 25

                                                                                        Дт 26      

В случае приобретения ГСМ на АЗС за наличный расчет водителям выдаются денежные средства в подотчет. За израсходованные денежные средства на приобретение горюче-смазочных материалов подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением оправдательных документов автозаправочной станции.

При командировании за рубеж  водителю выдается аванс в валюте той страны, в которую он направляется. По возвращении из командировки водитель отчитывается за использованный аванс  путем составления авансового отчета.

 

1. Учет переработки материалов на стороне.

 

В ряде случаев организации  передают на сторону материалы для  переработки. К таким операциям  относятся раскрой металла, распиловка леса и др. переработка материалов на стороне осуществляется в соответствии с заключенным договором. Отправка материалов в переработку оформляется  товарно-транспортной накладной формы  ТТН-1 либо накладной формы 

ТН-2.

Для обобщения информации о наличии и движении материалов, находящихся в переработке на стороне, предназначен субсчет 7 «материалы».

При передаче материалов в  переработку составляются проводки:

1. Материалы, переданные на переработку на сторону    Дт 10/7   Кт 10/1

Приемка материалов из переработки  оформляется составлением двустороннего  акта, в котором отражается количество ценностей, переданных в обработку, израсходованных по установленным  нормам, отходов, брака и др. Фактическая  себестоимость переработанных на стороне  материалов состоит из их стоимости  по учетным ценам и расходов, связанных  с переработкой (стоимость услуг  подрядчика по переработке согласно договору, погрузочно-разгрузочных работ, доставки и др.).

Изделия, полученные из переработки, в бухгалтерском учете отражаются проводками:

 

1. Материалы, возвращенные из переработки          Дт 10/1   Кт 10/7
2. Оплата услуг по транспортировке                         Дт 60      Кт 51

                                                                                 Дт 76 

 

6. Особенности учета драгоценных металлов и драгоценных камней

 

К драгоценным металлам относятся  золото, серебро, платина и металлы  платиновой группы (палладий, иридий, родий, рутений, осмий). Особенности их учета  обусловлено тем, что они могут  быть в сырье и материалах, полуфабрикатах, комплектующих изделиях, незавершенном  производстве, готовой продукции, в  оборудовании, машинах, приборах и запасных частей к ним, в специальных приспособлениях  к оборудованию машин, в лабораторной посуде, в отходах от использования  сырья, материалов, полуфабрикатах, в  ломе и отходов деталей и узлов, извлеченных из оборудования, машин, приборов, при их ликвидации или  ремонте, в слоях и растворах (азотно-кислое серебро, хлористое серебро и  др.), в фиксажных растворах, фотобумаге, рентгено-, фото- и кинопленках, фотопластинках и др.

К категории драгоценных  камней относятся алмазы, бриллианты, рубины, изумруды, сапфиры и жемчуг.

В организациях алмазы используют в инструментах (алмазные иглы, наконечники  к приборам, резцы, круги и бруски, алмазы в оправе для резки стекла, алмазно-металлические карандаши, отходы алмазов, гребенки и др.), а также  в порошках и пастах для механической обработки поверхностей деталей.

В соответствии с инструкцией  о порядке использования, учета  и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15. 03. 2004 г. № 34, республиканские органы государственного управления и иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ при необходимости разрабатывают в установленном порядке и согласовывают с Министерством финансов РБ локальные нормативные правовые акты о порядке использования, учета и хранения драгоценных камней, учитывающие специфику деятельности подведомственных организаций, использующих при изготовлении продукции драгоценные металлы и драгоценные камни. В них, в частности, указывают порядок применения форм первичных учетных документов, ведению учета, отчетности и контроля за поступлением, хранением и отпуском указанных ценностей.