Порядок ведения и отражения в учете кассовых операций

    Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется  его название (например, ЗАО “Рассвет”), если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

    Оформленный приходный кассовый ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). Порядковые номера присваиваются в хронологической последовательности, с начала и до конца года (Приложение 3).

    Прием в кассу наличных денег, полученных с расчетного счета в банке, также  оформляется приходным кассовым ордером. В этом случае в строке “Принято от” указывается наименование банка и номер чека, по которому получены деньги в банке, номер счета, а в строке “Основание” - цели, на которые эти деньги получены (например, заработная плата за март 2010 г. или на командировочные расходы).

    Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) (Приложение 4) выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы - при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке “Основание” указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера (например, на командировочные расходы согласно приказу № ... от ...). Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке “Приложение”.

    Сумма проставляется цифрами в соответствующей  рамке в верхней части документа  и прописью в строке “Сумма” (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

    Документы на выдачу денег должны быть подписываются руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).

    Расходный кассовый ордер регистрируется в  специальном журнале (Приложение 3) в хронологической последовательности и передается кассиру. Выдача ордера на руки лицу, получающему деньги, запрещена.

    При получении денег предъявляется  паспорт или заменяющий его документ (например, при выдаче денег на предприятии  может предъявляться удостоверение, выданное данным предприятием), но на этом документе обязательно должна быть фотография и личная подпись его владельца. Кассир проставляет в расходном кассовом ордере наименование и номер предъявленного документа, кем и когда он выдан.

    Деньги  могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, то по строке “Выдать” работником бухгалтерии сначала указывается фамилия, имя, отчество получателя, затем фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег (например, Никонову Юрию Федоровичу по доверенности Петрову Николаю Васильевичу). Доверенность должна быть оформлена в установленном порядке, она остается у кассира как приложение к расходному кассовому ордеру.

    Для исключения возможности повторного получения денег по первичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир должен погасить их (проставить на них штамп “получено” или “оплачено”) с указанием числа, месяца, года.

    По  расходным ордерам производятся разовые выплаты денег. Как правило, это связано с выдачей денежных сумм под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы, а также с результатами авансового отчета, выдачей ссуд или материальной помощи отдельным работникам, могут производиться и разовые выдачи на оплату труда, но тоже отдельным работникам (например, депонированная заработная плата, то есть заработная плата за прошедшие периоды, своевременно не полученная и сданная в банк).

    Таким образом, расходный кассовый ордер  оформляется при разовой выдаче денег, одному лицу. В том случае, когда те же разовые выплаты производятся нескольким лицам (например, нескольким работникам выдается депонированная заработная плата или нескольким лицам выдаются суммы под отчет на командировочные расходы), может оформляться платежная (расчетно-платежная) ведомость (Приложение 5).

    Ежемесячные выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендии выдаются только по платежным или расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя¹².

    Получатели  предъявляют документы, удостоверяющие их личность, но данные этих документов в ведомость не заносятся. Каждый получатель ставит подпись в соответствующей графе, но сумма прописью не указывается. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверенность остается у кассира как приложение к ведомости.

    В ведомости на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию  и стипендий против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир должен поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано”. В конце ведомости делается запись о фактически выплаченных суммах и суммах денежных средств, подлежащих депонированию, она скрепляется подписью кассира. В том случае, когда деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, на ведомости пишется: “Деньги по ведомости выдавал ... (подпись)”. Запрещается выдача денег по одной ведомости одновременно кассиром и другим лицом.

    На  ведомости ставится штамп: “Расходный кассовый ордер №”.

    То  есть на все выданные по ведомости суммы оформляется один общий расходный кассовый ордер. Бухгалтерия обязана проверить наличие всех указанных отметок и произвести подсчет выданных и депонированных сумм.

    Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы также составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему должна быть приложена квитанция банка. При любой сдаче денег в банк (выручка, сверхлимитные остатки) выписывается один расходный кассовый ордер на всю сдаваемую сумму с расшифровкой, за счет каких источников и какие суммы получены.

    Все поступления и выдачи наличных денег  записываются в кассовую книгу (ф. № КО-4) (Приложение 6). Записи ведутся в двух экземплярах через копирку чернилами или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись. В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.

    Каждая  организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

    Допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом, но при условии, что машинограммы “Вкладной лист кассовой книги” и “Отчет кассира” имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При этом должна быть обеспечена полная сохранность кассовых документов.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут  три лица - руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

    Кроме того, проведение кассовых операций контролируют конкретные кредитные учреждения, обслуживающие данное предприятие. Каждый обслуживающий банк и предприятие заключают между собой договор. По этому договору устанавливает для своего клиента-предприятия еще один лимит, а именно ограничения на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, пособий, командировочных сумм и т.п. в течение трех рабочих дней, включая день получения в банке.

    Предприятия не имеют право накапливать в  своих кассах наличные деньги для  выдачи заработной платы и выплат социального характера до наступления сроков, установленных и согласованных с обслуживающими банками.

    Следует иметь в виду, что, кроме всего  прочего, банки заинтересованы в  том, денежные средства организаций хранились на расчетных счетах, что позволяет использовать их для проведения собственных коммерческих операций.

    Главной особенностью ведения  и заполнения кассовых документов является то, что помарки, исправления, подчистки в них не допускаются¹³. Если допущена ошибка при оформлении, то придется заново оформить кассовый документ.

2.3 Синтетический и аналитический учет кассовых операций.

    Счет 50 “Касса” предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия (счет активный).

    По дебету счета 50 “Касса” отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 “Касса” отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

      При необходимости на данном предприятии к счету 50 могут быть открыты субсчета “Касса предприятия”, “Операционная касса” и “Денежные документы”. На субсчете “Операционная касса” учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

    Рассмотрим  основные бухгалтерские проводки на предприятии ООО “Корона” за 2010 г., отражающие движение денежных средств в кассе предприятия.

Таблица 3. Корреспонденция бухгалтерских счетов по поступлению денежных средств в кассу  ООО “Корона” за февраль 2010 г.

    Документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Операции по расходу наличных денежных средств отражены в таблице 4.