Порядок учета материально-производственных запасов

      Если  перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов на ОАО «БОЗНА»; третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

      Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

      Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги (2, С.162).

      Документами, подтверждающими стоимость приобретенных  материалов, являются товарный счет и акт (справка), которые составляет подотчетное лицо с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

      Правильное  и своевременное документальное оформление на отгрузку и отпуск товарно-материальных ценностей со складов ОАО «БОЗНА»  – одно из основных условий обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей при их реализации.

      Материалы отпускают со склада ОАО «БОЗНА»  на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных материалов.

      Для обеспечения контроля за расходованием  материалов и правильного документального  его оформления осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снабжения ОАО «БОЗНА» на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

      Все службы ОАО «БОЗНА» имеют список должностных лиц, которым предоставлено  право подписывать документы  на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы взвешиваются, измеряются и подсчитываются.

      Порядок документального оформления отпуска  материалов с ОАО «БОЗНА» зависит прежде всего от направления расхода и периодичности отпуска материалов.

      Расход  материалов на ОАО «БОЗНА», отпускаемых в производство, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются бухгалтерией в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Также применяются квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

      Один  экземпляр лимитно-заборной карты  вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

      Отпуск  материалов со складов ОАО «БОЗНА»  производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При замене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

      Применение  лимитно-заборных карт значительно  сокращает количество разовых первичных документов.

      Для учета движения материалов внутри предприятия  ОАО «БОЗНА» применяют многострочные  требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

      Отпуск  материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает бухгалтерия ОАО «БОЗНА» на основании выписанного ранее наряд-заказа в службе снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов.

      При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной на ОАО «БОЗНА»  применяют товарно-транспортную накладную.

      В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе ОАО «БОЗНА».

      В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов (2, С.185).

      Для обеспечения производственной программы  соответствующими материальными ресурсами в крупных организациях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

      На  складах ОАО «БОЗНА» материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

      Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

      Учет  движения и остатков материалов помимо бухгалтерии ОАО «БОЗНА»  осуществляют в карточках учета материалов, которые находятся у заведующих складами. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку.

      В карточках записывают в них следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого в процессе отпуска или приема на склад одноименных и аналогичных по своим характеристикам и цене вновь поступающих (отпускаемых)  материалов заведующий складом заполняет колонки прихода, расхода и выводит остатки материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и день совершения операций. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

      В условиях компьютеризации и автоматизированного  складского хозяйства ОАО «БОЗНА» в последние годы вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Однако в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

      В конце каждого месяца материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию ОАО «БОЗНА». В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

      При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

      Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию.

      Таким образом, существует несколько вариантов  учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

      При втором варианте все приходные и  расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце  месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

      Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

      В качестве передовых технологий в  учете товарно-материальных ценностей  все больше стало практиковаться применение средств вычислительной техники. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер  на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Решение задачи

Журнал  хозяйственных операций