Первичная документация

     Данные  бухгалтерских проводок по документу  или в сгруппированном виде записываются в бухгалтерские регистры аналитического и синтетического учета. В дальнейшем бухгалтерия работает уже с этой обобщенной (синтезированной) информацией в регистрах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.4 Порядок хранения, изъятия и уничтожения  документов 

     Для хранения в архиве вся первичная  документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных скоросшивателях (папках). Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки (месяц, год, счет, регистр и т.д.) указываются на лицевой стороне скоросшивателя и на его корешке, что облегчает поиск необходимой документации. Впоследствии, после истечения отчетного года и миновании потребности в них, первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив предприятия для стационарного хранения.

     Организация работы архива, порядок и сроки  хранения документов определяется действующим законодательством по архивному делу. На каждом предприятии за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива предприятия - его руководитель.

     Основные  требования к организации архива - обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. Поэтому текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документацией хранятся по месяцам и годам в строго определенном порядке. ⁴

     Дела  из архива выдаются по письменному  распоряжению главного бухгалтера. Закон РБ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Первичные  учетные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством  Республики  Беларусь  только  органами дознания и предварительного    следствия,   прокуратурой,  судами,   налоговыми органами  и  органами  финансовых  расследований  на  основании   их постановлений.

     Главный  бухгалтер  или  другое  должностное  лицо  организации вправе  в присутствии представителя органа,  проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с  документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия».⁵

     Если  изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

     Документы, находящиеся в архивах, имеют  различные сроки хранения. Эти  сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других факторов, определяющих потребность в хранении документа.

     По  истечении этих сроков наиболее важные документы передаются для хранения в специальные государственные  архивы; остальные - как утильсырье реализуются специальной заготовительной организации. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов. 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ 

     Первичный учет - основа последующей обработки  исходной информации, процесса управления. Подсчитано, что затраты на первичный учет предприятия составляют 40 - 60% общих затрат времени на обработку информации.

     Имеются различные пути совершенствования  организации документооборота, самый эффективный - с использованием ЭВМ и других средств вычислительной техники. Следует особо отметить, что однозначного решения данного вопроса нет и быть не может. Для каждого отдельного предприятия необходимо свое решение, учитывающее его особенности, обеспечение его надлежащей вычислительной и периферийной техникой (оборудованием), организацию первичного учета.

     Однако  можно выделить и общие направления, основными из которых являются следующие:

• сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов (показателей) и запись их в память ЭВМ;
• сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации;
• использование унифицированных первичных документов (например, платежных документов, таких, как платежное поручение, платежное требование-поручение и т. п.);
• применение выборочного учета по массовым хозяйственным явлениям и процессам;
• замена большинства обычных бумажных первичных документов машинными носителями информации;
• полное обеспечение мест возникновения данных на предприятиях необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания и ввода данных в вычислительную установку;
• разработка автоматизированной системы съема, измерения, регистрации, передачи по отдельным производственным участкам и видам деятельности предприятия;
• повышение материальной и моральной ответственности работников предприятия за поддержание в постоянном рабочем состоянии технических средств первичного учета, соблюдение графиков документооборота.

     Важным  моментом в совершенствовании документооборота является более широкое применение машиночитаемых документов, в которых предусматривается заранее определенный комплекс нормативных и постоянных показателей.

     Однако  на современном этапе при настоящем  уровне развития средств организационной  техники пока нельзя полностью отказаться от использования первичных документов. Это объясняется тем, что первичные документы служат не только носителями первичной информации по совершившимся хозяйственным операциям, но и средством их организации. Первичные документы должны быть усовершенствованы (уменьшено их количество, упрощена техника составления и обработки и т. п.).

     При организации первичного учета на предприятии следует помнить, что это весьма трудоемкий процесс, поэтому проблема его упрощения и совершенствования весьма актуальная, как показывает практика, сложная и длительная по времени. Решение ее зависит от специалистов многих служб предприятия (организации). При этом следует иметь в виду, что если не будет создана система организации первичного учета на предприятии (в организации), то не будет эффективна работа системы управления в целом и работа предприятия в условиях формирования рыночной экономики.

       Учитывая широкие возможности  электронных: вычислительных машин, автоматизированных рабочих мест экономиста, бухгалтера, аналитика по формированию и обработке первичной учетной и другой экономической информации и накапливанию ее в памяти машины, следует четко на каждом этапе управления определять объемы нужной информации, дифференцируя ее по способам получения: информация, которую можно получить посредством переработки первичных учетных данных; информация, полученная в результате вторичной переработки их по заданной программе; информация, вытекающая из действующей обязательной финансовой и другой отчетности предприятия.

     В успехе применения ЭВМ первостепенное значение приобретают процессы идентификации и унификации учетной информации, для рационального планирования потоков учетной информации. Так, идентификация и унификация учетных показателей, отражающих выпуск продукции, ее отгрузку и реализацию, позволяют снизить объем информации примерно на 40%. Такое же положение наблюдается и по другим участкам учета.

     В системе управления необходимо также  более широко использовать выборочный учет определенных производственных процессов и явлений (время работы оборудования, использование отдельных видов энергоресурсов и т. Д). Такое решение вопроса в определенной мере позволит сократить трудоемкость сбора, измерения, регистрации, передачи и ввода в вычислительную установку информации, а в ряде случаев устранить ее избыточность.

     В условиях широкого использования различных  средств вычислительной техники осуществляется группировка информации с целью установления последовательности ее интегрирования и формирования, что дает возможность создать законченную информационную учетную систему на предприятии. Это, в свою очередь, обеспечивает условия для интегрированной обработки учетной информации с целью получения необходимых сводных показателей, показателей для составления финансовой и других видов отчетности, позволяет повысить качество и эффективность обработки информации, получить информацию, необходимую для обоснования управленческих решений, ориентированных на существующие рыночные условия.⁶  
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Таким образом, можно сделать вывод, что  роль и значение первичной учетной  информации в бухгалтерском учете  очень велики. Если учетные документы отражают полную и достоверную информацию и при этом отражение хозяйственных операций производится сплошным методом, непрерывно и своевременно, то и в сводной бухгалтерской отчетности мы получим достоверную и полную информацию о финансово-хозяйственной деятельности, необходимую как внутренним, так и внешним пользователям.

     Владея  сопоставимой и достоверной информацией, организация имеет возможность контроля за недопущением убытков и потерь, а при их возникновении – возможность их быстрого устранения, а также возможность планирования дальнейшего перспективного развития, выявления внутрихозяйственных резервов, обеспечения финансовой устойчивости организации.

     В свою очередь контролирующие органы имеют возможность, используя первичную  учетную информацию, контролировать соблюдение законодательства Республики Беларусь при осуществлении организацией хозяйственных операций, их целесообразностью, рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и своевременность, и полноту уплаты налогов в бюджет.