СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение …………………………………………………….………….……….…..3

1. Организация первичного учета хозяйственных         операций…….…………………………………………………………………5

    1.1. Первичные  учетные документы и их содержание  ……………...………... 5

    1.2. Классификация  первичных учетных документов………………………….7

    1.3. Стандартизация  и унификация документов…………………………….…10

    1.4. Содержание литературных источников  и нормативно-правовых документов……..…………………………………………………………….14

2.  Документооборот  и его организация………….……………………………….18

    2.1. Понятие документооборота и его организация………………………...…18

    2.2. Требования  и правила составления документов………………………….20

    2.3. Порядок  проверки и обработки документов  в бухгалтерии……………...23

    2.4. Порядок  хранения, изъятия и уничтожения  документов………………...25

  3.  Оптимизация документооборота организации……………………………26

Заключение …………………………………………………………………………29

Список используемой литературы …………………………………………….….30

Приложения…………………………………...……………………………………31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Учет  возник на самых ранних этапах общественного развития как учет материальных благ, которыми располагало общество. С изменением производительных сил и производственных отношений изменились задачи и содержание хозяйственного учета. Эффективно руководить предприятием, добиваться максимального результата при наименьших затратах без хорошо налаженного учета невозможно.

          Тема организации работы с   первичными документами  в   современных  условиях  имеет большую  актуальность,  так  как  от  правильного  выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

         В  современных  условиях   для   повышения   эффективности   управления необходимо  совершенствование  работы  с  первичными документами,   так   как   всякая последующая операция и даже управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации полученной на первичном этапе учета.

         Организация работы с документами  влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.

          От того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех деятельности организации в целом.

         При проверках предприятий налоговыми  органами много внимания уделяется  правильному  оформлению  документов.  Несвоевременное  оформление   или   не оформление  произведенных  хозяйственных  операций  запутывает  бухучет,   и становятся,  как  правило,  причиной  разногласий  с  налоговой  инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся  документов,  налоговая  служба  делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог  этих  разногласий  практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

          Создание носителей первичной  учетной информации  является  ответственным моментом, при этом следует иметь в виду,  что  в  целях  налогообложения  не только накладные,  счета-фактуры,  приходные  и  расходные  кассовые  ордера являются  первичными  документами.  К  таким  документам  могут   относиться договоры,  контракты,  акты  (сдачи-приемки,  приемки-передачи,   завершения работ и т.д.) и др.

         В нашей стране установлена  система  стандартов,  в   которых  определены назначение и виды документов, их  унификация.  В  соответствии  с  принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы,  возникающие при их составлении и оформлении,  а  также  требования  и  правила,  которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

          Цель данной работы состоит  в том,  чтобы  исследовать   основные  этапы документооборота в бухгалтерии.  Для  постановки  цели  определим  следующие задачи:

     изучить виды первичных бухгалтерских документов, их классификацию;

     рассмотреть, как правильно составляются и  оформляются  документы;

     исследовать  проверку  первичных  документов;

     проанализировать   обработку документов;

     рассмотреть  передачу  документов  в   архив;

     предложить  возможные пути оптимизация документооборота организации.

     Объектом  исследования курсовой работы является открытое акционерное общество «Барановичский молочный комбинат» (далее ОАО «Барановичский молочный комбинат»), на примере которого исследуется система управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, функционирующего в условиях рыночной конкуренции.

     Предприятие  было основано в 1944 году,  как перерабатывающее. Оно входит в состав агропромышленного комплекса, осуществляет переработку сельскохозяйственной продукции и сырья.

     ОАО «Барановичский молочный комбинат»  имеет негосударственную форму  собственности (акционерную). Перерабатывающее предприятие объединяет вокруг себя сельскохозяйственные предприятия, влияет на их специализацию, поскольку использует сельскохозяйственные предприятия как свои сырьевые базы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

     1.1. Первичные учетные документы  и их содержание

            

     Одной из существенных особенностей бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное наблюдение за ходом хозяйственных процессов. Производить непосредственное наблюдение за осуществлением хозяйственных операций из-за их множества бухгалтеру невозможно, поэтому в бухгалтерском учете применяют два особых приема - документация и инвентаризация. 

     Строгая и полная документальность - необходимое  условие ведения бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции, проводимые на ОАО «Барановичский молочный комбинат», должны оформляться оправдательными (первичными) учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация.

     Хозяйственной операцией называется факт, действие, вызывающее изменение в составе средств или источников. Как сказано в Законе РБ "О бухгалтерском учете и отчетности", "факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным бухгалтерским документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции ... ".

     Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. docuтeпtuт - свидетельство, доказательство). С помощью первичных документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации, первичный контроль за совершением операций, хранение данных  о совершенных операциях, фиксация данных  о совершенных операциях, передача, отбор  и группировка данных  об операциях.

     Как материальные носители информации первичные  документы могут представлять собой бумажные бланки типовых форм, магнитные и оптические диски и т.д. Форма первичного учетного документа выбирается предприятием самостоятельно из существующих типовых форм, рекомендованных государственным органам, за исключением случаев, когда применение таких форм обязательно согласно законодательству Республики Беларусь.

     Для того чтобы документ полностью отражал  все стороны совершенной хозяйственной операции и стал основой для ведения бухгалтерского учета в Госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержден приказ председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.1995 г. NQ 13 и другие законодательные акты. Согласно ст. 27 (Документирование хозяйственных операций) Закона, а также л. 2.2 (Бланки документов) Инструкции, документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     Значение  бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они  имеют оперативное, правовое и контрольно-аналитическое значение.   Первичные документы используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

     Правовое  значение документа заключается  в том, что они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

     Документы имеют контрольное значение, так  как на основании документов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

     - Предварительный контроль осуществляет  управленческий персонал: технолог - при установлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист - при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер - при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйственной операции.

     - Текущий контроль совершается  в момент совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мастер - количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.

     - Последующий контроль осуществляется  бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответственных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, аудиторских и прочих проверок.

     Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

     Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом (отсутствуют обязательные реквизиты и не соблюдены другие требования), как правовое и Экономическое событие места не имеет. Поэтому существует правило: «нет документа - нет бухгалтерской записи».  
 
 
 

     1.2 Классификация первичных учетных документов 

     В связи с большим разнообразием  носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость в их классификации. Классификация документов имеет не только теоретическое, но и практическое значение: зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

     Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

     1.По  назначению:

     Распорядительные - это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.