Первичная документация

     Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретной организации с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения и фиксации движения документов от исполнителя к исполнителю. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не используемые специалистами другого подразделения, в нем не указываются.

     Работники ОАО «Барановичский молочный комбинат» (начальники  цехов, мастера, табельщики, работники    планово-экономического, финансового   отделов,  отделов  труда   и   заработной   платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности,  по  графику документооборота. Для  этого  каждому исполнителю   вручается   выписка   из   графика.   В    выписке перечисляются   документы,  относящиеся  к  сфере   деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.   Ответственность     за     соблюдение     графика документооборота,  а также ответственность  за  своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для   отражения   в   бухгалтерском  учете  и   отчетности,   за достоверность  содержащихся  в  документах  данных  несут  лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль   за   соблюдением  исполнителями   графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

     В   соответствии   с   Положением  о  главных   бухгалтерах требования   главного  бухгалтера  в  части  порядка  оформления операций  и  представления в бухгалтерию или  на  вычислительные установки    необходимых   документов   и   сведений    являются обязательными  для  всех  подразделений  и  служб   предприятия, учреждения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2 Требования и правила составления  документов 

     Первичные  учетные  документы  принимаются  к  учету,  если они составлены  по  форме,  содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной  учетной  документации. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование, номер документа, дату и место его составления;
2. содержание  и  основание  совершения хозяйственной операции, ее измерение   и оценку  в  натуральных,  количественных  и   денежных показателях;
3. должности   лиц,  ответственных  за  совершение   хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

     В  зависимости  от  характера  хозяйственных  операций и системы обработки  данных  в  первичные  учетные  документы могут включаться дополнительные реквизиты.

     Перечень    лиц,   имеющих  право  подписи  первичных   учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

     Документы,    которыми   оформляются  хозяйственные   операции, связанные    с    поступлением    или  выплатой  денежных   средств, подписываются  руководителем  организации  и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Первичный  учетный  документ  должен  быть  составлен  в момент совершения  операции,  а  если  это  не  представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.

     Лица,  составившие  и  подписавшие первичные  учетные документы, обеспечивают    своевременное    и   качественное  оформление   этих документов,  передачу  их  в  установленные  сроки  для  отражения в бухгалтерском учете,  а также достоверность содержащихся  в них данных.

     Записи  в первичных документах должны производиться  чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

     Не  принято заполнять документы  чернилами или пастой зеленого или  красного цвета. Сокращения в бухгалтерских  документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

     Допустимость  того или иного сокращения зависит  от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.  

     В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления  не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах  исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение    исправлений   в  кассовые  и  банковские  документы   не допускается.

     Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского  и  белорусского),  должны  иметь  подстрочный  перевод  на русский или белорусский язык.

     Первичные  учетные  документы  могут составляться на бумажных и машинных  носителях  информации.  Если  первичные  учетные документы составляются  на  машинных носителях информации, организация обязана изготовлять  за  свой  счет  копии  таких  документов  на   бумажных носителях  для  других участников хозяйственных операций, а также по требованию   государственных  органов,  осуществляющих  контроль   в соответствии   с  законодательством  Республики  Беларусь,  суда   и прокуратуры.

     Отдельные документы допускается оформлять  не на бланках (например, внутренние документы  структурных подразделений), но с  обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

     Бланки  документов (бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно-распорядительной документации) изготавливаются на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объема текста документа.

     Рукописное  оформление документов должно соответствовать  их машинописному оформлению. Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты, без которых он не имеет юридической силы. В документах могут приводиться и другие сведения, отражающие специфику операции или обработки данных.

     Программы  кодирования,  идентификации  и  машинной   обработки данных первичных  учетных документов на машинных носителях  информации должны  храниться  в  организации в течение срока, установленного для хранения  первичных  учетных  документов  на  бумажных  носителях, и обладать системой защиты.

     Несоответствие  документа всем требованиям и  правилам его составления является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.

     2.3 Порядок проверки и обработки  документов в бухгалтерии 

     Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются проверке и обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета.

     Выделяют  бухгалтерскую проверку по форме, по существу, арифметическую.

     1.По  форме - эта проверка заключается  в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; соответствующей ли формы был  использован бланк, установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений, проверка своевременности оформления и сдачи  и т.д.

     2.По  существу -  это значит выяснить  соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству, Т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность. При этом проверяется наличие распорядительных документов или подписей на право ее осуществления (приказов, договоров, распоряжений или разрешительных виз и др.), соответствие объемов операции действующим нормам, технологии, уставу и другими внутренним и внешним нормативным документам. Вся деятельность предприятия и его отдельные хозяйственные процессы и операции должны соответствовать действующему законодательству - налоговому, трудовому, экологическому, финансовому, производственному и др. В случае поступления в бухгалтерию первичных документов противоречащих законодательству, главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером, при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого, в связи с этим, возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

     3. Арифметическая - проверка правильности подсчетов, выведенных итогов, вычисленных процентов. Этой проверке должны подвергаться не только обычные документы, но и машинные, хотя вероятность ошибок там значительно меньше.

     Неправильно или неполно составленные документы  возвращаются для выяснения, дополнительного оформления или пересоставления.

     Проверенные и принятые бухгалтерией документы  подвергаются обработке, которая состоит следующих этапов:

1. таксировки;
2. группировки;
3. контировки (проставлении корреспонденции счетов).

     Таксировка  – показатели, которые приведены только в натуральных или трудовых измерителях переводят в стоимостные. Для этого в документе проставляются цены, тарифные ставки, расценки (таксировка); количество умножается на цену и определяется объем операции в стоимостном выражении (сумма). Расценку, различные вычислительные и печатные работы могут выполнять и в специализированных вычислительных подразделениях предприятия. Технология группировки, передачи, обработки документации и получения готовых результатов с вычислительных центров в каждом конкретном случае устанавливается (проектируется) отдельно.

     Группировка - производят деление документов на группы (пачки) по отдельным признакам: по объектам учета (основные средства, материалы, кассовые операции, расчеты по оплате труда и др.), виду операции (приход, расход и т.п.), месту осуществления, по времени (дате) осуществления, по отчетным периодам и другим группировочным признакам. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период.

       Контировка (от conto - счет) - это запись  на документе корреспондирующих счетов (проводки) по данной операции. Для этой записи в типовых первичных документах отводится специальное место (графа или строка). Однако при значительном количестве однотипных первичных документов в пачке (группе),

     бухгалтерская проводка может составляться на отдельном сопроводительном сводном документе к этой пачке.

     Накопление  данных по группе документов может  осуществляться и в ведомостях, куда заносятся номера и суммы документов по мере их поступления, с подведением итога по группе в конце отчетного периода. На эту итоговую сумму и будет составлена проводка. Такие приемы обработки значительно сокращают объем работы бухгалтерии.