Первичная документация

       Исполнительные (оправдательные) документы  удостоверяют акт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за их правильность оформления в документах, например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т. п. Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию предприятия, проверяются, а затем принимаются к учету.

     Бухгалтерского  оформления - создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей, чаще всего в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Это различного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

     Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитнозаборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

     2. По способу использования (степени  охвата операций):

     Разовые – в них отражается одна или  несколько однородных операций записываемых в документ одновременно (кассовые ордера, акты, товарные накладные).

     Накопительные - отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков

     3.По количеству отражаемых позиций (строк.): 

     Однострочные (однопозиционные) - документы отражают хозяйственную операцию, затронувшую один вид материальных ценностей, запись в них делается одной строкой.

       Многострочные (многопозиционные) документы  отражают хозяйственную операцию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, запись в них делается несколькими строками (позициями).

     Первые  выгодно применять при ручной обработке информации, а вторые - при использовании вычислительной техники. Однострочные документы удобнее группировать вручную.

     4.  По содержанию фактов хозяйственной жизни:

     Денежные

     Материальные

     Расчетные

     5. По месту составления: 

     Внутренние - составляются внутри организации, его  должностными лицами  по совершенным им хозяйственным операциям (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

     Внешние - поступают извне от других, связанных  с предприятием юридических лиц. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

     6. По форме:

     Типовые (унифицированные) - применяются во всех отраслях экономики республики.

       Специализированные - применяются в  отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве - карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

     7. По способу заполнения:

     Документы оформленные вручную

     Составленные  пишущих машинках

     Выписываемые  с помощью средств вычислительной техники

     8. По сроку исполнения:

     Срочные

     Несрочные

     9. По воспроизведению информации:

     Подлинник (оригиналы) - это оформленный и  подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.

     Копия - это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника

     выписка - копия части документа.

     10. По виду носителей информации:

       Бумажные

       Выписываемые на бумаге

       Безбумажные, существующие в виде  электронных таблиц, хранящиеся  в памяти ЭВМ, на магнитных  дисках, лентах и т. д. 

     Машинные  носители информации, наряду с огромными достоинствами в обработке и записи данных, имеют и ряд недостатков. Например, для их визуального просмотра и расшифровки необходимы специальные устройства - дисплеи, автоматические печатные устройства, датчики и др.  Нет надежных способов подтверждения данных подлинности печати и подписей лиц, способов защиты в виде бланков, выполненных на специальной бумаге, надежного хранения и т.д. Тем не менее, благодаря этим носителям и современной счетной технике в бухгалтерском учете и других сферах деятельности человека в настоящее время происходит поистине революционный переворот, а в бухгалтерском учете наступает "эра безбумажной бухгалтерии". ¹

     11.По  срокам хранения различают:

       Документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) 

       Документы постоянного хранения.

     На  ряду с первичными документами существуют также сводные документы которые составляются позже совершения операций, они обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т. п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их Сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3 Стандартизация и унификация  документов 

     В Республике Беларусь разработке и применению стандартов в различных областях деятельности уделяется большое внимание. Стремительный рост количества и разнообразия документации делает все более актуальной задачу ее совершенствования. Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

     Стандарт  — технический нормативный правовой акт, разработанный в процессе стандартизации на основе согласия большинства заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации и содержащий технические требования к продукции, процессам ее разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации или оказанию услуг (Закон Республики Беларусь от  «О техническом нормировании и стандартизации» от 05.01.2004 № 262-3).

     Государственное регулирование и управление в  области технического нормирования и стандартизации осуществляется Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь, Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь, Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь и иными государственными органами в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

     Правовая  сила стандартов, включение в стандарты  требований обязательной унификации документов, закрепление в них лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

              Под унификацией в широком  теоретическом смысле обычно  понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

     Основная  цель унификации и стандартизации  документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

     Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

     Содержание  документа, определяется составом и  значением реквизитов, которые в  него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

     Таким образом, объектами унификации и  стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

       Основными задачами совершенствования  содержания документа должны  быть: при унификации — отбор  реквизитов, соответствующих назначению  документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

     Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере  деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

     Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации — целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации — формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

     Существо  термина "стандартизация" характеризуется  тремя основными моментами. Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые  на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение. Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов и, в-третьих, стандартизация - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

     Унификация  и стандартизация документов тесно  связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие "унификация".