Отчет по учебной практике в финансовом отделе

    Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

    1. своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

    2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

    3. контроль за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно- операционные цели.

    В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.  На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.         На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.  Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7        (Приложение 13) — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.  Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.  Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.          Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.             Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.  Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.        Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

- руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

    Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».     Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).           Данные с журнала №7 берутся для составления главной книги. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.    В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».   Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.  В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.       Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).        В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.   В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.           Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.       При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.   Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.           Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.        Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.     На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.     При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.        При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм.

    1. Списаны расчеты подотчетного лица:               

    Дт 20(23,25,26,29) Кт71

    В том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную  стоимость, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную  стоимость». Если за приобретенное  имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой.

    2. Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица:                                  

    Дт 19 Кт 71

    Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой.

    3. Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации:          

    Дт 50 Кт 71

    Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    4. Отражена сумма невозвращенного аванса:              

    Дт 94 Кт71

    В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка.

    5. Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника:            

    Дт 70 Кт 94

    При погашении работником суммы долга  по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    4. УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ 

    4.1.Учет поступления материалов от поставщиков 

    Материально-производственные запасы представляют собой активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для выполнения строительных работ. . Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость выполненных строительно-монтажных работ.

    Для правильной организации учета материалов большое значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета.

    К счету 10 "Материалы" могут быть открыты субсчета:

    10-1 «Сырье и материалы»;

    10-2 «Удобрения, средства защиты растений и животных»

    10-3 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;

    10-4 «Топливо»;

    10-5 «Тара и тарные материалы»;

    10-6 «Запасные части»;

    10-7 «Корма»

    10-8 «Семена и посадочный материал»

    10-9 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

    10-10 «Строительные материалы»;

    10-11 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;

    10-12 «Прочие материалы».

    Если  организация получает материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет  их получать, выписывают доверенность форма № М-2а (Приложение 14) и форма № М-2, которая имеет корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенность по форме № М-2а корешков не имеет, ее регистрируют в журнале учета выданных доверенностей.       Чтобы доставить материалы до склада, организация может воспользоваться услугами транспортной организации. И если при приемке груза у транспортной компании будет выявлена недостача, то необходимо составить коммерческий акт. Также он составляется в случае, если обнаружены несоответствие фактического веса или количества материальных ценностей данным, которые указаны в сопроводительных документах поставщика, повреждение или порча. Если обнаружены материальные ценности, которые не указаны в сопроводительных документах.         Поступившие материалы оформляют приходным ордером, форма № М-4(Приложение 15), в случае если количество и качество материалов совпадают с данными сопроводительных документов поставщика. Его оформляют в одном экземпляре в день поступления на склад. На основании приходного ордера делают записи:

    1.Оприходованы материалы:                  

    Дт 10 Кт 60

    2.Отражено приобретение материалов:                

    Дт 10 Кт 71

    3.Отражены транспортные расходы,  связанные с доставкой оборудования:

    Дт 10 Кт 76

    4.Отражено безвозмездное получение материалов:              

    Дт 10 Кт 98.2

    5.Поступление материалов  в качестве вклада в уставный капитал:           

    Дт 10 Кт 75

    Если  данные не совпадают, то заполняют акт о приемке материалов - ф. № М-7 (Приложение 16). Акт составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

    После приемки ценностей акты с приложением  документов (транспортных накладных  и т. д.) передают:

    - один экземпляр - в бухгалтерию  организации для учета движения  материальных ценностей;

    - другой - отделу снабжения или  бухгалтерии для направления  претензионного письма поставщику. Соответственно делаются следующие  записи:

    1. Оприходованы материалы:                

    Дт 10 Кт 60

    2.Учтен  НДС:          

    Дт 19 Кт 60

    3.Отражена  стоимость испорченных или недостающих материалов в пределах норм, предусмотренных договором поставщиков:             

    Дт 94 Кт 60

    4. Отражена стоимость испорченных  или недостающих материалов сверх  норм:                              

    Дт 76.2 Кт 60 

    4.2.Учет расхода материалов 

    Учет  и контроль за расходованием товарно-материальных ценностей - одна из важных задач бухгалтерского учета. Все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направление затрат. Большинство предприятий ведут текущий учет материалов по твердым учетным ценам по средним покупным ценам плановой себестоимости и др. Отклонение фактической себестоимости от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов. Таким образом, данные образующие фактическую себестоимость поступивших материалов, в бухгалтерском учете отражаются в разных журналах-ордерах (№ 1, 3, 6, 7, 10-1, израсходованных и отпущенных на сторону материалов записывают в журналах-ордерах № 10 и 10-1 и в главной книге).