Особенности организации бухгалтерского учета и контроля в бюджетных организациях

       Положения графика обязательны для выполнения всеми должностными лицами учреждения. В условиях централизованной бухгалтерии  положения графика документооборота обязательны для всех обслуживаемых учреждений.

       Материально ответственным и другим должностным  лицам, включенным в график документооборота, а также руководителям обслуживаемых учреждений вручаются выписки из него, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителей, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы.

       Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляют главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения, в котором отрабатываются соответствующие документы. 

3.4.   Регистры бюджетного учета

       Перечень  подлежащих к применению в бюджетных  учреждениях регистров учета с указанием их обязательных реквизитов приведен в приложении № 3 к Инструкции по бюджетному учету. При этом формы регистров бюджетного учета для органов государственной власти Российской Федерации и федеральных государственных учреждений утверждены приказом Минфина России от 28.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Этим же приказом утверждены рекомендации по применению регистров бюджетного учета. Действие приказа распространено также на учреждения и организации, создаваемые российскими академиями наук, имеющими государственный статус.

       Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются соответствующими финансовыми органами.

       Книги учета должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем учреждения и главным бухгалтером и скреплено печатью учреждения.

       К используемым на федеральном уровне регистрам бюджетного учета отнесены: 
 

    

       Ведение регистров бюджетного учета и составление бюджетной отчетности осуществляется на русском языке.

       Журналы операций ведутся по следующим счетам учета; 

  

       Журналы операций подписываются главным бухгалтером и работником, составившим журнал операций.

       Проверка  тождества данных аналитического учета  по оборотам и остаткам синтетического учета осуществляется на последний календарный день каждого месяца. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Инвентаризация  имущества, финансовых активов и обязательств

 

       Под инвентаризацией принято понимать проверку фактического наличия имущества, а также состояния обязательств соответствующего субъекта с целью обеспечения достоверности данных бюджетного учета и отчетности.

       Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете.

       В соответствии с пунктом 7 Инструкции по бюджетному учету инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств бюджетного учреждения (органа казначейства, финансового органа) должна проводиться в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России.

       Имеется в виду приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

      При организации и проведении инвентаризации необходимо учитывать также и положения внутриведомственных нормативных правовых актов. 
 

1. Случаи  проведения инвентаризации

 

       В ходе инвентаризации имущества и обязательств,  проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

       Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

    Проведение  инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бюджетной отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации учреждения;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

      При смене материально ответственных  лиц инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящегося) за соответствующим должностным лицом.

      Инвентаризация  проводится не только с целью выявления  фактических остатков. Ее задачи намного шире, и среди них можно выделить следующие:

• выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также объемов незавершенного производства в натуре;
• контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество и устаревших морально (к ним относятся, в частности, устаревшие фасоны и модели товаров, не нашедших спроса среди покупателей);
• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей (так называемых неликвидов) с целью последующей реализации;
• проверка реальности стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих расходов и платежей и других статей баланса.

       В свою очередь, руководитель учреждения вправе определить своим приказом (распоряжением) или положениями учетной политики случаи дополнительного проведения инвентаризации.  

2. Инвентаризационные  комиссии

 

       Проведение  инвентаризации возлагается на постоянно  действующую в организации инвентаризационную комиссию, персональный состав которой утверждается установочным приказом (постановлением, распоряжением) руководителя учреждения в начале отчетного года.

       Председателем инвентаризационной комиссии может  быть руководитель учреждения, его заместитель или иное должностное лицо, обладающее распорядительными правами. Главный бухгалтер учреждения обычно назначается заместителем председателя комиссии.

    В состав инвентаризационной комиссии могут  входить:

• бухгалтер по материальному учету;
• юрист;
• специалист административно-хозяйственного отдела, отвечающий за закупку материальных ценностей;
• специалист информационной службы, занимающийся эксплуатацией компьютерной техники;
• специалист по экономическим вопросам;
• специалисты других служб, знания и опыт которых позволят обеспечить эффективность проведения инвентаризации,

      В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации.

       В обязанности главного бухгалтера учреждения не входит проведение инвентаризации. Это обязанности членов инвентаризационной комиссии, В обязанности главного бухгалтера при этом вменяется контроль за правильностью соблюдения установленных правил проведения инвентаризации и оформления ее результатов, участие в работе юридических служб учреждения по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также контроль за передачей в надлежащих случаях этих материалов в судебные и следственные органы. На это было обращено внимание в письме Минфина России от 27.05.2002 №> 16-00-14/184. 

3. Порядок проведения инвентаризации

 

      Инвентаризации  подлежит все имущество независимо от его местонахождения, а также  имущественные права, лимиты бюджетных  обязательств, принятые учреждением обязательства и все виды финансовых обязательств.

      Инвентаризации  также подлежат материальные ценности и другие виды имущества, не принадлежащие  учреждению, но числящиеся в бюджетном  учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

       Можно выделить следующие этапы работы инвентаризационной комиссии:

1. первый этап:

• подготовка и подписание приказа (распоряжения, постановления) о проведении инвентаризации;

• сбор членов комиссии, определение объектов инвентаризации, распределение обязанностей, инструктаж, подготовка и утверждение председателем комиссии индивидуальных планов проведения инвентаризации;
• истребование от материально ответственных лиц последних приходных и расходных документов, расписок о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;
• определение остатков имущества и обязательств по данным бюджетного учета, подготовка инвентаризационных описей в части отражения количества числящихся по учету материальных ценностей;

2. второй этап:

• опломбирование помещений, в которых будет проводиться   инвентаризация;
• проверка количества и качества, фактически наличествующих материальных ценностей (выявление, взвешивание, обмеривание, подсчет и проверка фактического наличия);
• внесение в инвентаризационные описи данных о фактическом наличии материальных ценностей, выявление расхождений с учетными данными;
• дооформление инвентаризационных описей, заполнение сличительных ведомостей, составление акта (актов) результатов инвентаризации;

3. третий этап:

• подготовка бухгалтерией учреждения сводных данных о расхождении учетных данных с данными о фактическом наличии имущества, документальное оформление результатов инвентаризации, их подписание членами комиссии и председателем комиссии;
• определение причин отклонений текущих оценок от учетных; подготовка председателем комиссии и главным бухгалтером предложений об урегулировании возникших разниц, представление их на рассмотрение руководителю учреждения;
• уточнение данных о наличии и стоимости материальных ценностей, уточнение прочих статей бухгалтерской отчетности организации исходя из принятых руководителем учреждения (отражение результатов инвентаризации) в бухгалтерском учете и отчетности.