Особенности хранения документов

75 см;

     расстояние  между полками по высоте - 40 см;

     расстояние  между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

     расстояние  от пола до нижней полки  стеллажа - не  менее  15 см,

в цокольных этажах - не менее 30 см.

     Конструкция  и размеры стеллажей и шкафов  для документов особого

формата определяются размерами этих документов.

     При   оборудовании  хранилищ  деревянными   стеллажами необходима

обработка их огнезащитным составом.

     Для  работы у стеллажей используются  лестницы-стремянки.

     При возникновении чрезвычайных происшествий (пожар, затопление,

злоумышленное    проникновение)   принимаются   меры   по   спасению

документов.  Специальной  комиссией составляется акт о  происшествии.

Случаи  утраты,  порчи,  гибели  документов,  а  также возникновение

ситуаций,   которые   могут  к  ним  привести,  рассматриваются  как

чрезвычайные происшествия, и о них немедленно ставится в  известность

руководство организации.

 

                     Размещение дел в хранилище

 

     Документы   постоянного   хранения   размещаются   отдельно  от

документов временного хранения и по личному составу.

     Дела  постоянного  хранения  размещаются  в коробках или папках,

дела   временного   хранения   формируются   в  связки.  К  коробкам

приклеиваются,  а к связкам прикрепляются  ярлыки. На них указываются

порядковый  номер,  номер  фонда  и  описи, год, крайние  номера дел,

включенных в данную коробку (связку).

     Не  допускается хранение документов  на полу,  на  подоконниках,

в неразобранных кипах, транспортировочной таре.

     Работа  архива  осуществляется  в   соответствии с положением об

архиве,  в котором определяется  правовой статус, задачи, функции,

права,   источники   комплектования   архива  и  состав  документов,

поступающих на хранение.

 

              Подготовка документов к архивному хранению

                   (формирование и оформление дел)

 

     По  срокам хранения различают документы  и дела:

     1) постоянного  хранения - бессрочное (вечное) хранение;

     2) временного  хранения, которые, в свою очередь,  подразделяются

на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

     3)  по  личному  составу.  К  такого  рода документам относятся

документы,   создаваемые   при  оформлении  на  работу,  увольнении,

перемещении   работника,   предоставлении  отпуска,  командировании,

поощрении,   выплате заработной  платы,  а также иные  документы,

входящие в состав личного дела.

     Для   определения сроков хранения, передачи  документов в архив и

уничтожения    документов   руководителем   назначается   экспертная

комиссия, которая  производит отбор документов:

     постоянного  и временного хранения (свыше  10 лет) - для передачи

в архив;

     временного  (до 10 лет включительно) хранения - для  дальнейшего

хранения в структурных  подразделениях;

     временного  хранения,  сроки  хранения  которых истекли, - для

выделения к уничтожению.

     Согласно  п.6.1  Положения о документах  и документообороте в

бухгалтерском   учете   первичные   документы,   учетные   регистры,

бухгалтерские  отчеты  и  балансы  подлежат   обязательной  передаче

в архив. Однако п.5.3.1  Основных правил работы архивов установлено,

что  в  архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения  и  по  личному  составу,  срок  хранения  которых  75  лет

(например, дела  о трудовом стаже и т.д.).

     В   своем   большинстве  бухгалтерские   документы  относятся  к

документам  временного  - до 10 лет включительно - хранения. Поэтому

целесообразно  воспользоваться  положением  п.5.3.2  Основных правил

работы  архивов:  дела  временного  (до  10  лет  включительно) срока

хранения  передаче  в  архив  не  подлежат.  Они  могут  храниться в

бухгалтерии, а  по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат

уничтожению   в   установленном   порядке.   Указанные   дела  могут

передаваться  в  архив  только  в  исключительных случаях по решению

руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре

дел с соответствующей  отметкой о приеме-передаче дел.

     Передача  в  архив  дел  постоянного,  временного (свыше 10 лет)

хранения  и  по  личному  составу производится только по описям дел.

Указанные  описи  составляются  в  двух экземплярах, один из которых

передается   вместе  с  делами  в  архив,  а  второй  -  остается  в

бухгалтерии  в  качестве контрольного экземпляра. В  обоих экземплярах

описи против каждого  заголовка дела делается отметка  о наличии дела.

В  конце  каждого  экземпляра  описи  указывается  цифрами и прописью

количество  фактически  принятых  в  архив дел, номера отсутствующих

дел,  дата  приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и

лица, передавшего  дела.

     Следует   различать  понятия  «формирование   дела» и «оформление

дела».  Формирование дела - это отнесение документов к определенному

делу  и  систематизация  документов  внутри  дела. Формирование дела

осуществляется  в  рамках  отчетного периода (как  правило, это год),

т.е.   происходит   накапливание   в   делах  исполненных  первичных

бухгалтерских   документов   и   регистров   бухгалтерского   учета.

Оформление  дела  - определяемая установленными правилами  подготовка

дела  к  хранению.  В  архив организации документы  сдаются в составе

оформленных дел.

     Документы   группируются  в  дела в соответствии  с номенклатурой

дел.  При  этом  проверяются  правильность оформления документов, их

соответствие   государственным,   отраслевым   стандартам  и  другим

нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения

группируются  в  отдельные  дела.  Бухгалтерские  документы  в  деле

систематизируются  в хронологическом порядке - по датам, месяцам, по

нумерации.   Лицевые   счета   рабочих  и  служащих  группируются  в

самостоятельные  дела  в  пределах  года и располагаются  по алфавиту

фамилий (внутри структурных  подразделений).

     Объем   дела не должен превышать 250 листов при толщине не более

4 см (в исключительных  случаях допускается объем дел  до 300 листов).

     Дела  организации подлежат оформлению  в два этапа: первый - при

их   заведении,   второй   -  по   завершении   календарного   года. 

В зависимости  от  сроков хранения проводится  полное  или частичное

оформление дел.

     Дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)  хранения и по

личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает

подшивку  или  переплет  дела,  нумерацию листов в деле, составление

заверительной    надписи    (листа-заверителя   дела),   составление

внутренней описи  документов дела (в необходимых случаях), оформление

обложки дела.

     Все   листы  в  деле,  кроме   заверительной  надписи и листов

внутренней  описи, нумеруются в развернутом виде арабскими  цифрами в

правом  верхнем  углу, не задевая текста документов, черным графитным

карандашом   или   нумератором.   Использование   чернил  и  цветных

карандашей  для  нумерации  листов  не допускается. Листы внутренней

описи   документов   дела   нумеруются   отдельно.   Сложенный  лист

разворачивается  и  нумеруется  в  правом  верхнем  углу. Лист любого

формата,  подшитый  за  один  край,  нумеруется как  один лист. Лист,

сложенный пополам  и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

     В   графе  «Примечания»  описи   делается  запись,  если  из  дела

изымаются   документы   или   в   дело  включаются  документы-копии,

заменяющие подлинники.

     Внутренняя  опись документов дела оформляется  на отдельном листе

и  помещается  в начале дела. Если дело было подшито  или переплетено

без  бланка  внутренней  описи,  то  внутренняя  опись подклеивается 

к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

     На  обложке  дела  обязательно   указывается  дата дела - год(ы)

заведения  и  окончания дела в делопроизводстве. Если в деле имеются

документы-приложения  за  более  ранний  период, чем  год образования

дела,  то  на обложке под датой делается пометка: «Имеются документы

за … год(ы)».

     На  обложке  дел,  содержащих  ряд   разновременных  документов,

указываются  крайние  даты документов, т.е. даты (число, месяц, год)

регистрации  (составления,  утверждения)  самого  раннего  и  самого

позднего документов, включенных в дело.

     Дата  на обложке обозначается арабскими  цифрами. Если число или

месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить

нули (например, 05.04.2006).

     Количество  листов  в  деле  выносится   на обложку на основании

заверительной  надписи дела.  Срок  хранения переносится на обложку

дела   из  номенклатуры  дел  организации  после  уточнения  его  по

соответствующему  перечню  документов. На делах постоянного  хранения

помещается  надпись:  «Хранить  постоянно»,  а  на  делах временного

хранения: «Хранить … лет».

     При   внесении  дела  в  опись  на обложке проставляется архивный

шифр  дела,  включающий  номер фонда (Ф.), номер  описи (Оп.) и номер

дела (Д.).

     Надписи   на  обложках  делаются  четко  светостойкими чернилами,

тушью  или  шариковой  ручкой. Допускается предварительное  заполнение

формы  обложки  на  компьютере с последующей  наклейкой ее на обложку