Особенности хранения документов

5.Особенности хранения  документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и  используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных  документов. В большинстве СЭД  реализована иерархическая система  хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится  на полке и т.д. Количество уровней  вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором  СЭД). В ряде СЭД реализованы еще  более мощные возможности хранения за счет организации связей между  документами (эти связи можно  устанавливать и редактировать  в графическом виде).

Любому документу  в СЭД присущ определенный набор  атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может  меняться от одного типа документа  к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве  случаев, серверная часть СЭД  состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться  как на одном, так и на нескольких серверах):

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище  содержимого документов. Хранилище  атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием  «архив документов». Для хранения атрибутов  в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно  содержимого документов в большинстве  СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее  время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой  подход имеет свои преимущества и  недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность  работы с документами при большом  объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование  мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких  дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся  в ней документы будет очень  непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Организация оперативного хранения документов

 

     При      организации     хранения     документов     необходимо

руководствоваться следующими нормативными документами:

     1) Законом  РБ  от   06.10.1994    №   3277-XII «О национальном

архивном  фонде  и архивах  в  Республике  Беларусь»  (с  изменениями

и дополнениями, внесенными Законом РБ от 06.01.1999 № 236-З);

     2)  Основными  правилами  работы  архивов центральных и местных

органов государственной  власти и управления, учреждений, организаций

и  предприятий  Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии

Госкомархива  РБ  от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы

архивов);

     3)  Примерной  инструкцией по делопроизводству в министерствах,

госкомитетах  и других центральных органах управления, учреждениях,

организациях  и на  предприятиях  Республики Беларусь, утвержденной

приказом  председателя  Комитета по архивам  и  делопроизводству  РБ

от 23.05.1995 № 13;

     4)   Положением   о   Национальном  архивном  фонде Республики

Беларусь,  утвержденным  Указом Президента РБ  от  20.09.1996  № 373

(в ред. Указа  Президента РБ от 04.10.2002 № 513);

     5)  Положением  о порядке участия организаций в возмещении

издержек   по   хранению   документов   в  государственных  архивах,

утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 31.01.2000 № 125;

     6)   Положением   о   государственном надзоре за  соблюдением

законодательства  по  архивному  делу  и  ведению  делопроизводства в

Республике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров  РБ

от 22.12.1998 № 1947;

     7)  Правилами  ведения юридическими  лицами  и индивидуальными

предпринимателями  книги  учета  проверок  (ревизий),  утвержденными

постановлением  Совета Министров РБ от 22.02.2001 № 248;

     8)   Правилами  учета и передачи  электронных документов  на

государственное   хранение,  утвержденными  приказом Госкомархива РБ

от 03.04.1997 № 8;

     9)  Положением  о документах и документообороте в бухгалтерском

учете,  утвержденным  Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (применяется

на  территории Республики Беларусь в части, не противоречащей Закону

РБ  от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском  учете  и  отчетности» 

(в ред. Закона  РБ от 25.06.2001 № 42-З)).

     Различают   оперативное  и  архивное  хранение  всех документов,

образующихся в  деятельности организаций, в т.ч. и  бухгалтерских.

     Порядок   архивного хранения документов  организации регулируется

Основными  правилами  работы архивов. В них изложены правовые основы

деятельности,  задачи и функции архивов; требования, предъявляемые к

номенклатурам   дел;   методика   проведения   экспертизы   ценности

документов;  порядок  формирования  и  оформления  дел,  уничтожения

документов   временного   хранения,  составления  научно-справочного

аппарата  к  документам  архива,  учета,  обеспечения  сохранности и

использования документов, а также другие вопросы.

     Сроки      хранения      документов      устанавливаются      в

соответствии  с  Перечнем типовых документов органов государственной

власти   и   управления,   учреждений,   организаций  и  предприятий

Республики    Беларусь    по    организации    системы   управления,

ценообразованию,  финансам,  страхованию, управлению государственным

имуществом,  приватизации,  внешнеэкономическим  связям  с  указанием

сроков   хранения,   утвержденным   постановлением  Госкомархива  РБ

от 06.08.2001  №  38  (с   изменениями  и  дополнениями,  внесенными

постановлением   Госкомархива   РБ  от  28.04.2004  № 4)  (далее -

Перечень-2001).

     С   момента  заведения и до  передачи в ведомственный архив  или в

архив организации  документы хранятся в структурных  подразделениях, в

так  называемом  оперативном  архиве. Главный бухгалтер и сотрудники

бухгалтерии несут  ответственность за сохранность  документов и дел.

     В   соответствии  с  графиком выполнения  учетных работ в течение

1-3  месяцев бухгалтерские  документы могут находиться на  обработке у

бухгалтера,  ведущего  тот  или  иной  участок  учета. Эти документы

должны храниться  в бухгалтериях или в специально отведенных для этой

цели  помещениях  в  запирающихся  шкафах,  обеспечивающих их полную

сохранность,   предохраняющих   документы   от  пыли  и воздействия

солнечного  света. В целях повышения оперативности  поиска документов

они  группируются  в  дела,  которые  располагаются  в соответствии с

номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка  из нее помещается на

внутренней  стороне  шкафа.  На  корешках  обложек  дел  указываются

индексы по номенклатуре.

     Кассовые  ордера, авансовые отчеты, банковские  документы должны

быть  подобраны  в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные

виды  документов  (наряды на работу, сменные рапорты, путевые листы)

могут храниться  непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание

их    утери    или    злоупотреблений.    Организации,   применяющие

журнально-ордерную форму учета, обязаны руководствоваться главой XIV

Инструкции    по    применению   единой   журнально-ордерной   формы

счетоводства,  утвержденной  Минфином  СССР  08.03.1960  № 63,  где

сказано,  что  первичные бухгалтерские документы  хранятся отдельно от

журналов-ордеров  или ведомостей аналитического учета. Каждая партия

документов   текущего   месяца,  относящаяся  к какому-либо  одному

журналу-ордеру или  к одной ведомости, формируется  отдельно. При этом

внутри  дела  документы  подшиваются  в  порядке  последовательности

записей   в   журнале-ордере  или  в  ведомости. 

     Листки-расшифровки   хранятся вместе с документами,  относящимися

к   журналам-ордерам  или  вспомогательным   ведомостям,  в  которых

производились    записи    на    основе    этих    документов    или

листков-расшифровок.  Расчетные  ведомости  по  зарплате  хранятся в

отдельном  деле  по  месяцам или в целом за  год в зависимости

от количества ведомостей.

     Если   по   какому-либо  журналу-ордеру  или  ведомости   число  

первичных  документов  незначительно,  хранение  каждой  партии этих

документов  производится  в годовых делах. При этом документы  одного 

месяца отделяются от документов другого месяца разделителями.     

     Выдача  документов  и  дел  другим  подразделениям или сторонним 

организациям  производится  с  разрешения  руководителя  и  главного

бухгалтера.  На  место  изъятого  из дела документа  следует помещать

листок-заместитель, по которому контролируется возврат  документа. На

выданное    дело   заводится   карта-заместитель   дела.   Сторонним

организациям  дела  выдаются  по  актам  о  выдаче  дел во временное

пользование.

     Изъятие   и  выдача  документов  из  дел  постоянного  хранения

допускается  в  исключительных случаях с разрешения соответствующего