Особенности хранения документов

руководителя  с  обязательным  включением  в  дело  заверенной копии

изъятого документа  и акта о причинах выдачи подлинника.

     Завершенные  дела  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)

хранения  разрешено  в  течение  двух лет оставлять  в бухгалтерии, а

затем  сдавать  в архив. Архив принимает от структурных  подразделений

(в  т.ч.  от  бухгалтерии)  только  правильно  оформленные дела. Срок

оперативного хранения документов (дел) входит в общий срок хранения,

установленный  законодательством Республики  Беларусь,  в частности

Перечнем-2001.

Особенности хранения документов ликвидированных  субъектов

 

     При   ликвидации   государственных   органов,   государственных

организаций,  учреждений  образовавшиеся  в процессе их деятельности

документы  передаются правопреемникам. В случае ликвидации названных

органов,  организаций,  учреждений  без  передачи  их функций другим

органам,  организациям,  учреждениям документы постоянного  хранения,

относящиеся   к   Национальному   архивному   фонду,   передаются  в

соответствующий   государственный  архив,   а   архивные   документы 

с неистекшими  сроками временного  хранения  и по личному составу -

в архив вышестоящей  организации.

     При   преобразовании  государственных   организаций в организации

иных  форм собственности  их архивные документы постоянного  хранения,

сложившиеся   на   момент  преобразования,  передаются  на  хранение

в государственные  архивы.

     Ликвидируемым   субъектам хозяйствования негосударственной  формы

собственности    следует    руководствоваться   п.63   Положения   о

государственной  регистрации и ликвидации (прекращении  деятельности)

субъектов   хозяйствования,  утвержденного  Декретом  Президента  РБ

от 16.03.1999 № 11 (в  ред.  Декрета  Президента  РБ  от  17.12.2002

№ 29), где установлено, что ликвидационная комиссия  представляет  в

регистрирующий  орган справку из территориального архива (городского

или  районного)  о сдаче на  хранение  документов.  При ликвидации

коммерческой  (негосударственной)  организации  ее документы подлежат

передаче   в   территориальный   архив   соответствующего   местного

исполнительного  и  распорядительного  органа  на бескомпенсационной

основе.

     В   случае  ликвидации  (прекращения   деятельности) юридического

лица   одновременно   с  документами  ликвидируемого  (прекращающего

деятельность)  субъекта ликвидационной комиссией  сдается на хранение

и  книга  учета  проверок (ревизий), срок хранения которой не истек.

Это требование установлено п.11 Правил ведения юридическими лицами и

индивидуальными  предпринимателями  книги  учета  проверок (ревизий),

утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 22.02.2001 № 248.

Передача  книг  учета проверок (ревизий) на хранение производится по

номенклатуре дел  юридического лица, индивидуального  предпринимателя,

приемка в архив - на основании акта приема-передачи дел организации,

индивидуального предпринимателя.

     Подтверждением  сдачи  на  хранение  документов  и  книги учета

проверок (ревизий) является справка территориального (городского или

районного)   архива   соответствующего  местного  исполнительного  и

распорядительного   органа   о   сдаче   на   хранение   документов,

представляемая ликвидационной комиссией в регистрирующий орган.

     Государственные   организации,  учреждения, предприятия  в случае

их    ликвидации    книги    учета   проверок   (ревизий)   передают 

в установленном  порядке также по номенклатуре дел.

     Документы   ликвидируемой  организации   передаются  на основании

описей  дел  постоянного  хранения,  описей  дел по личному составу,

описей  дел  со  сроком  хранения свыше 10 лет. Документы временного

срока  хранения ликвидируемой организации, сроки хранения которых не

истекли,   передаются   по   описям   дел,   номенклатурам   дел   с

соответствующей   отметкой   в   них  о  приеме-передаче  документов

временного  срока  хранения.  Документы  временного  срока хранения,

сроки  хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии

с утвержденным актом  о выделении к уничтожению. 
 

8. Организация архива на предприятии

 

     Законом   РБ   «О  Национальном  архивном  фонде  и  архивах  в

Республике  Беларусь»  определено,  что  архив  -  это  совокупность

архивных  документов,  а  также  архивное учреждение или  структурное

подразделение   государственного  органа,  учреждения,  организации,

осуществляющее   комплектование,   учет,  хранение  и  использование

архивных документов.

     В   организациях  не  создается   отдельный  архив  для   хранения

бухгалтерских  документов.  Бухгалтерские документы  хранятся в общем

архиве организации.

     Архиву  предоставляется специально построенное  здание или часть

здания, приспособленная для хранения документов организации.

     Архивы   негосударственных   организаций   представляют   собой

негосударственную   часть   Национального  архивного  фонда.  Архивы

государственных    организаций    -    это   государственная   часть

Национального архивного  фонда.

     Организации   негосударственной   формы   собственности   после

истечения сроков хранения документов по личному составу  представляют

в государственные  архивы данные о хранившихся у них документах и акт

об   уничтожении   этих   документов.   При  ликвидации  организации

негосударственной  формы  собственности документы  по личному составу

подлежат обязательной передаче на государственное хранение.

     Государственный   надзор  за  соблюдением  законодательства  по

делопроизводству  и архивному делу в Республике Беларусь, соблюдением

норм  и  принципов     работы    с    документами,     установленных 

стандартами, специальными  правилами  и  инструкциями,   возлагается   

на Государственную  инспекцию архивов и делопроизводства.

     Руководители  организаций  обеспечивают контроль за соблюдением

установленного  порядка  накопления, обеспечения  сохранности, учета,

использования  документов до их передачи на государственное  хранение

и  несут  ответственность  за  полноту  и сохранность  документальных

материалов.

 

                   Требования к помещению архива

 

     Архиву  предоставляется специально построенное  здание или часть

здания, приспособленная для хранения документов организации.

     Архив  состоит из комплекса помещений,  в который входят:

     хранилища  для документов;

     рабочие  кабинеты для сотрудников;

     читальный   зал (кабинет) для работы исследователей, сотрудников

организации и  прочих пользователей.

     Хранилища  должны быть изолированы. Посторонние  лица допускаются

в  них  только  с  разрешения  заведующего  архивом  и в присутствии

сотрудника архива.

     Хранилища   архива  должны  быть безопасны  в пожарном отношении,

гарантированы  от  затопления  и  иметь  запасный  выход.  Запрещено

размещать  хранилища  рядом  с  пищеблоком.  Нежелательно размещение

архива в чердачных  помещениях и в подвалах.

     Наружные  двери хранилищ должны быть  обиты металлическим листом

и  иметь  надежные  замки.  В  нерабочее время они  опечатываются или

пломбируются.  Печать,  пломбир  и  ключ  хранятся  у  дежурного  по

организации   или   в  месте,  установленном  правилами  внутреннего

трудового распорядка.

     Помещения   архива  оборудуются  охранной  сигнализацией,  окна

защищаются распашными решетками.

     Температурно-влажностный   режим хранения документов на  бумажной

основе должен соответствовать следующим данным:

 

|—————————————————————————————————–———————————————————————————————————¬

|Помещения с регулируемым климатом|Помещения с нерегулируемым климатом|

|—————————————————–———————————————+———————————————————–———————————————|

|  температура,   | влажность, %  |   температура,    | влажность, %  |

|     град.С      |               |      град.С       |               |

|—————————————————+———————————————+———————————————————+———————————————|

|    +17 - +19    |     50-55     |     +14 - +20     |     45-60     |

|—————————————————+———————————————+———————————————————+———————————————|

 

     Не  допускается  освещение  документов  прямым солнечным светом.

Рекомендуется  хранилища  располагать  в  здании  окнами на северную

сторону.

     Защита  дел от действия света обеспечивается:

     хранением   документов в коробках, папках, переплетах,  а  также 

в шкафах и на стеллажах  закрытого типа;

     применением  на окнах светозащитного оборудования.

     Условия   содержания  и  хранения  документов  должны  исключать

возможность появления  плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли

более 0,15 мг/кв.м.

 

                        Оборудование архива

 

     Хранилища   должны  быть  оборудованы   стационарными  стеллажами 

с соблюдением  установленного порядка их размещения, а именно:

     ширина  главных проходов между рядами  стеллажей - 120 см;

     ширина  проходов между стеллажами - 75 см;

     расстояние  между  стеной и стеллажом,  параллельным  стене,  -