Особенности бухгалтерского учета в некоммерческих организациях

В составе расходов целесообразно выделять [20]:

1.   Административно-хозяйственные расходы, связанные с выполнением основной уставной деятельности.

Это заработная плата административно-хозяйственного персонала, отчисления в фонды социального страхования и обеспечения по этой заработной плате, расходы по аренде и хозяйственному содержанию помещений, в которых находится административно-хозяйственный персонал, абонентная плата за телефон, почтово-телеграфные расходы, командировочные и представительский расходы, расходы на проведение обязательного аудита (если это благотворительный или другой неинвестиционный фонд), амортизационные отчисления, плата за коммунальные услуги, расходы на ремонт и т.п.

2. Расходы по выполнению программ и мероприятий, на которые получены средства целевых поступлений.

3. Расходы по выполнению программ, на которые получены средства бюджетного финансирования.

4. Расходы  по предпринимательской деятельности.

5. Потери и списания.

Статьи расходов, связанных с выполнением уставной деятельности, и их состав отражаются в финансовом плане или в смете.

Согласно пункту 3 статьи 29 Закона РФ «О некоммерческих организациях» некоммерческие организации составляют финансовый план, который утверждается ее высшим органом управления. По Федеральному закону «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», эти организации должны составлять смету.

Смета или финансовый план могут быть составлены на несколько лет.

2.3 Учет наличных денежных средств и операций на расчетном и валютном счетах

Бухгалтер некоммерческой организации должен пользоваться общеустановленными нормативными документами и инструкциями, определяющими порядок учета денежных средств. Основные из них это:

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Инструкция ЦБ РФ №18 от 4.10.1993 г.

- Инструкция о безналичный расчетах в Российской Федерации. Утверждена ЦБ РФ 9 июля 1992 г. №14.

- Положение по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Утверждена приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 50.

Оформление и учет кассовых операций

Для оформления кассовых операций используются следующие документы [21]:

1.   Приходные и расходные кассовые ордера формы КО–1 и КО–2. К ним должны быть приложены оправдательные документы (заявления, ведомости и т.п.).

2.   КО–3 и КО–3а «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».

3.   КО – 4 «Кассовая книга».

4.   Книги аналитического учета ценностей, хранящихся в кассе.

Приходные и расходные кассовые ордера должны быть полностью заполнены и подписаны должностными лицами.

Указанные корреспондирующие счета должны соответствовать Кассовой книге. Приходные кассовые ордера и приложенные к ним документы гасятся штампом «получено», а расходные кассовые ордера с приложенными к ним документами - штампом «уплачено» с указанием даты.

Предельные размеры расчетов наличными деньгами с юридическими лицами установлены правительством РФ от 29.09.1997 г. №525 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами», он составляет 100 тыс. руб. по одной сделке.

Это ограничение действует и для некоммерческих организаций при расчетах с юридическими лицами, осуществляемыми через кассу.

Под этим платежом понимается платеж, производимый по одному или нескольким денежным документам в день в порядке реализации одного договора.

Для расчетов с физическими лицами ограничения не установлены.

Банки, в целях контроля за движением денежной наличности устанавливают по соглашению с руководителем организации лимит остатка денежных средств. Суммы сверх лимита могут находиться в кассе не более 3 дней и только для оплаты труда, выплаты пособий, стипендий и пенсий.

При приобретении товарно-материальных ценностей или оплате работ (услуг) за наличный расчет должны присутствовать документы, подтверждающие факт приобретения (накладная и счет с перечнем ценностей, ценой за единицу и общей суммой) или факт оплаты (квитанция приходного кассового ордера).

Если товары приобретаются в розничной торговле, то это должно быть подтверждено товарным чеком и чеком контрольно-кассовой машины (ККМ).

Без ККМ может осуществляться продажа билетов, талонов, мелкорозничная торговля с лотков. В этом случае для подтверждения расходов используется только товарный чек с пометкой, что данная торговая точка освобождена от обязательного использования ККМ.

При приобретении горюче-смазочных материалов должен быть чек ККМ с указанием суммы, даты и номера АЗС.

Никакие акты на списание произведенных расходов не заменят первичные документы. Незаконно списанная на расходы сумма считается недостачей и должна быть возмещена материально-ответственным лицом.

Особенности учета операций с наличной валютой

Получение наличными валюты зарубежных стран с валютного счета организации может иметь место при командировках работников данной организации за рубеж.

Для учета валютных операций по кассе должна быть заведена отдельная кассовая книга и отдельная регистрация приходных и расходных кассовых ордеров. Записи в кассовой книге производятся в валюте платежа и в рублевом эквиваленте на дату совершения операции.

Валюта, полученная на командировочные расходы, ни на какие другие цели не может быть израсходована.

При оформлении этих операций следует руководствоваться «Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», утвержденным Центробанком РФ от 25 июня 1997 г. № 62.

Санкции за нарушение порядка ведения кассовых операций

Согласно Указу Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» от 23.05.1994 г. №1006 установлена следующая ответственность за несоблюдение условий обращения с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:

- за расчеты наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - в 2-кратном размере сумм произведенного платежа;

- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в 3-кратном размере выявленной неоприходованной денежной наличности;

- за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной наличности;

- на руководителя предприятия, допустившего указанные нарушения, налагается административный штраф в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

Дела об административных нарушениях и наложении штрафов рассматриваются ГНС РФ по сведениям, предоставляемым банками и другими организациями, осуществляющими проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

Некоммерческие организации, не ведущие торговые операции, не должны применять контрольно-кассовые машины.

При ведении торговых операций для отдельных видов некоммерческих организаций существуют льготы. Так, денежные расчеты с населением без применения ККМ могут осуществлять религиозные заведения (организации), зарегистрированные в порядке, установленном законом, и их предприятия в части реализации предметов культа и религиозной литературы в культовых зданиях и уличных киосках, а также при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний.

Основные бухгалтерские проводки по учету кассовых операций

Обобщающий, синтетический учет поступления и выдачи наличных денег ведется на активном балансовом счете 50 «Касса».

Сальдо по этому счету показывает остаток наличных денег в кассе, оборот по дебиту - поступление денег в форме вступительных членских взносов, спонсорских взносов, пожертвований, снятие их с расчетного счета, возврат неиспользованной части подотчетных сумм и т.д. Оборот по кредиту показывает расход наличных денежных средств на материальную помощь лицам, в целях социальной защиты которых создана некоммерческая организация, на заработную плату работникам, на командировочные и хозяйственные расходы и т.д.

Согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации организация должна проводить инвентаризацию имущества и, в том числе, наличных денег в кассе.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке.

Излишек денежных средств подлежит оприходованию и отнесению на финансовые результаты. В учете на сумму излишка делается проводка: дебет счета 50 «Касса» кредит счета 99 «Прибыли и убытки». В последующем устанавливаются причины излишка и виновные лица.

Недостача денежных средств относится на виновных лиц. В случае если они не установлены или во взыскании отказано судом, убытки списываются на финансовые результаты.

В бухгалтерском учете в этом случае делаются проводки [18]:

- списание недостачи по кассе при ее обнаружении до выявления причин – Д. 98.4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей», К. 50;

- отнесение недостачи на виновное лицо – Д. 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», К, 98.4;

- внесение денег в кассу виновным лицом в счет погашения недостачи  - Д. 50, К. 73.2;

- удержание недостачи из заработной платы виновного лица – Д. 70, К, 73.2;

- списание недостачи на убытки в случае, если виновные не установлены или во взыскании с них недостачи отказано судом – Д. 99, К. 98 или Д. 99, К. 73.2.

Учет средств на расчетном счете

В настоящее время для некоммерческих организаций применяется общий порядок, согласно которому ей могут быть открыты расчетные и другие счета в нескольких банках. При наличии нескольких расчетных счетов сумма в балансе по статье «Расчетный счет» в годовом (квартальном) отчете складывается из остатков по последней выписке каждого банка по состоянию на конец года (квартала).

Бухгалтер некоммерческой организации должен хранить отдельно выписки по каждому расчетному счету.

При этом должны соблюдаться следующие условия [20]:

1.   Непрерывность информации. Каждая последующая выписка банка должна иметь ссылку на предыдущую по дате. Кроме того, начальное сальдо последующей выписки должно соответствовать конечному сальдо предыдущей.

Надо помнить, что выписка с расчетного счета организации для банка является расходом и отражается в левой части выписки и наоборот, перечисление средств организации является для банка поступлением и отражается в правой части выписки.

Банковские выписки после их последовательной подборки должны быть пронумерованы.

2.   Каждая операция, отраженная в банковской выписке, должна подтверждаться первичным документом, приложенном к выписке.

Первичные документы должны быть сгруппированы в определенном порядке: сначала все приходные, затем все расходные. Суммы в них должны соответствовать суммам в банковских выписках. На первичных документах, приложенных к банковским выпискам, должен стоять штамп банка.

Необходимо вести также книгу регистрации платежных поручений. Все  операции по поступлению по расходованию денег некоммерческой организацией должны соответствовать ее уставным документам, ГК и законам РФ.

Договора, которыми оформляются отношения между некоммерческой организацией и другими юридическими лицами, должны быть подобраны по годам, по хронологии их заключения, должен быть составлен их реестр.

Учет средств на валютном счете

Операции на валютном счете возникают при наличии зарубежных членов организации при получении вступительных членских и других взносов, при поступлении средств от иностранных юридических лиц в качестве спонсорских взносов, грантов, пожертвований.

Некоммерческие организации могут [12]:

- продавать валюту и зачислять её рублевый эквивалент на расчетный счет;

- перечислять валютные средства в качестве вступительных членских взносов при членстве в международных организациях, в оплату  участия в международных конференциях;

- получать наличными для оплаты командировочных расходов.

Для некоммерческой организации действует общий порядок, согласно которому ей открывается в банке два валютных счета, ведущиеся параллельно: транзитный и текущий.

На транзитный валютный счет зачисляются средства при их поступлении от зарубежных организаций. Затем, после представления в банк соответствующих документов, они зачисляются на текущий валютный счет. Документы, представляемые в банк, должны предвидеть, что данные средства не являются валютной выручкой за оказанные услуги. Иначе они подлежат обязательной 50-процентной продаже  с зачислением рублевого эквивалента на расчетный счет.