Особенности бухгалтерского учета в некоммерческих организациях

Некоммерческая организация ведет бухгалтерский учет по единым методологическим основам и правилам, которые установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 28.05.2006 г.) [10].

Некоммерческая организация самостоятельно определяет форму бухгалтерского учета. Она включает [20]:

-         рабочий план счетов бухгалтерского учета;

-         набор учетных регистров;

-         схему документооборота.

Для составления рабочего плана счетов из Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий выбираются те счета, которые может использовать данная некоммерческая организация. При необходимости можно ввести дополнительные субсчета.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель. Он обязан создать необходимые условия для ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми членами организации требований главного бухгалтера, касающихся оформления и представления для учета документов и сведений.

Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности руководителем организации и ему же непосредственно подчиняется. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Важным вопросом, непосредственно связанным с бухгалтерским учетом, является вопрос о материальной ответственности.

Материальная ответственность - это обязанность по закону возместить ущерб, нанесенный действиями или бездействием должностных лиц, если зарегистрированная общественная организация является юридическим лицом, то ее администрация, распоряжаясь ресурсами от имени юридического лица, несет частичную материальную ответственность. Полная материальная ответственность возлагается на работников, которые получают, выдают и хранят денежные средства и материальные ценности (кладовщиков, кассиров). Обнаруженную недостачу, образовавшуюся по их вине, они обязаны возместить в полном объеме. Назначение, увольнение и перемещение лиц с полной материальной ответственностью обязательно согласовывается с главным бухгалтером [14].

Необходимо организовать хранение первичных документов. Для того, чтобы документы не использовались для записей в учетные регистры несколько раз, некоторые из них подлежат гашению. Это касается документов, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам (заявления, доверенности и т.д.). Гашение осуществляется специальным штампом или подписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты. Штампом «погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых начислялась заработная плата и делались другие варианты.

При ведении учета в Книге формы К-1 первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном регистре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указываются год, к которому относятся документы, номера документов с (№ … по № … включительно), их количество и другие справочные сведения.

При ведомостной форме учета первичные документы, относящиеся к разным ведомостям, группируются  и подшиваются в отдельные папки.

Хранятся документы в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный архив или уничтожаются.

Порядок и сроки хранения документов определенны в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий,  с указанием сроков хранения», утвержденном Главным архивным управлением при СМ СССР от 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы РФ «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 года.

3        года хранятся:

- квартальные бухгалтерские отчеты и балансы с объяснительными записками к ним;

- квартальные протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов;

- инвентарные карточки и книги учета основных средств;

- доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в том числе аннулированные доверенности);

- гарантийные письма;

- документы об инвентаризации (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости);

- паспорта зданий, сооружений  и оборудования;

- документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы;

- переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей).

Не менее 3 лет хранятся (до минования надобности):

- справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам.

5 лет хранятся:

- акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, информация, докладные записки) к ним;

- договоры о материальной ответственности;

- первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты);

- расчетные (расчетно-платежные ведомости);

- учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.);

- вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости;

- книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов;

- журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др.;

- сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их исполнением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных пособий;

- акты проверки кассы, правильности взимания налогов;

- хозяйственные, операционные, трудовые и другие договоры и соглашения.

Не менее 5 лет хранятся:

- документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков по нетрудоспособности, по государственному социальному страхованию, исполнительные листы;

- поручения-обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений-обязательств;

- документы по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка).

10 лет хранятся:

- годовые бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяснительные записки к ним;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним;

- годовые протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов.

Лицевые счета (при их отсутствии – расчетные ведомости) работников предприятий по начислению заработной платы должны храниться в течении 75-В лет, где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Документы и учетные регистры могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов. Факт  изъятия оформляется протоколом, копия которого остается на предприятии. При продаже или гибели документов руководитель организации приказом назначает комиссию для выяснения причин случившегося. О результатах работы комиссия должна составить акт, который утверждает руководитель.   

44

2 ОСОБЕННОСТИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В НЕКОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

2.1 Учет уставного капитала

Гражданским кодексом РФ [1] не предусмотрена необходимость формирования уставного капитала некоммерческими организациями, регистрирующие органы требуют его внесения для тех некоммерческих организаций, которые созданы за счет средств и имущества учредителей. В п. 3 Указа Президента РФ «Об упорядочении государственной регистрации предприятий и предпринимателей на территории Российской Федерации» от 8 июля 1994 г. №1482 отмечается, что уставный капитал должен составлять не менее 100 минимальных заработных плат.

Уставный (складочный) капитал образуется в том случае, если некоммерческая организация имеет статус юридического лица, а юридическое лицо - собственник, например, некоммерческого учреждения - финансирует его и несет ответственность по его обязательствам.

Но большинство некоммерческих организаций, включая неинвестиционные фонды, создаются в такой форме, при которой их участники не имеют прав на переданное этим организациям имущество, и даже на членские взносы. Соответственно, они не отвечают по обязательствам своих некоммерческих организаций. То есть образуется не уставный капитал, а уставный фонд. Возможность его формирования с использованием счета 80 «Уставный капитал» предусмотрена Планом счетов. В дальнейшем любой вклад в некоммерческую организацию в соответствии с уставными документами будем условно называть «уставный капитал».

Порядок формирования доли учредителей, сроки внесения денежных средств и доли имущества в уставный капитал определяются в уставе и учредительном договоре.

Его учет ведется на пассивном счете 80 «Уставный капитал». Сальдо по счету 80 должно соответствовать размеру уставного капитала, зафиксированного в учредительных документах. Операции по счету 80 «Уставный капитал» производятся при увеличении или уменьшении доли уставного капитала, осуществляемых в установленном порядке, и после внесения соответствующих изменений в учредительные документы.

После государственной регистрации некоммерческой организации ее уставный капитал в сумме вкладов учредителей, предусмотренных учредительными документами, полностью отражается по кредиту счета 85 «Уставный капитал» в корреспонденции со счетом 75 «Расчеты с учредителями».

При фактическом поступлении сумм вкладов учредителей в виде денежных средств производятся записи по кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями» в корреспонденции со счетами по учету денежных средств: счет 50 «Касса», счет 51 «Расчетный счет», счет 52 «Валютный счет» и др.

Взнос вкладов в виде материальных и иных ценностей оформляете записями по кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями» в корреспонденции со счетами 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы» и др.

Стоимость внесенных в счет вкладов прав пользования землей, водой, другими природными ресурсами, зданиями, сооружениями, оборудованием, а также иных  имущественных прав, отражается по кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями» в корреспонденции со счетом 04 «Нематериальные активы».

Учет имущества, предоставляемого в собственность некоммерческих организаций в счет вкладов в уставный капитал в натуральной форме, производится по стоимости, определенной по договоренности учредителей.

Учет имущества, предоставляемого некоммерческими организациями в натуральной форме в пользование организации в счет вкладов в уставный капитал, производится по стоимости, определенной, исходя из арендной платы за пользование этим имуществом, исчисленной за весь указанный в учредительных документах срок деятельности организации или другой установленный учредителями срок.

Аналитический учет по счету 80 «Уставный капитал» организуется таким образом, чтобы обеспечить учет информации по учредителям организации.

2.2 Доходы и расходы некоммерческих организаций

Средства, которыми может располагать в своей деятельности некоммерческая организация, можно разделить на группы [20]:

1. Вступительные и членские взносы. Эти средства  формируются, главным образом, в общественных объединениях, их союзах и ассоциациях. Они используются для уставной деятельности, в частности, за счет этих средств покрываются административно-хозяйственные расходы.

2.   Взносы учредителей.

3.  Добровольные взносы, поступающие от других юридических лиц и от физических лиц (предприятий, организаций, учреждений, общественных объединений, граждан РФ, иностранных юридических и физических лиц) на уставную деятельность.

4. Целевые поступления от юридических и физических лиц, в том числе иностранных (включая гранты).

5. Ассигнования из бюджета на осуществление отдельных проектов, программ, мероприятий. Выделение этих средств из государственного бюджета осуществляется, как правило, в соответствии с указами Президента.

6. Средства, поступающие от предпринимательской деятельности.

7. Прочие поступления (излишки, выявленные при инвентаризации, невостребованная задолженность, поступления от реализации ненужного имущества).

Взносы учредителей тех организационно-правовых форм, которые предусматривают формирование уставного капитала, учитываются на счете 80 «Уставный капитал», остальные средства учитываются либо непосредственно на счете 86 «Целевые финансирование» либо, если они подлежат налогообложению, сначала учитываются на счете 99 «Прибыли и убытки». Чистая прибыль (прибыль после налогообложения) может быть зачислена затем в доходы некоммерческих организаций, отражаемые на счете 90, если она использована на уставную деятельность.