Основы управленческого учёта

Информация для руководителей  необходима в том случае, когда  это целесообразно, ни раньше, ни позже. Сокращение временного плана может  значительно уменьшить точность информации, подготовленной управленческим учётом. Как правило, аппарат управления устанавливает график сбора первичных данных, их обработки и группировки в итоговой информации.

Таким образом, управленческий учет позволяет системно рассмотреть  внутри предприятия вопросы оперативного планирования, контроля и учета отдельных видов деятельности. Основным критерием действенности системы является эффективное управление финансовыми и людскими ресурсами, управленческий учет обеспечивает для этого необходимый механизм.

Для определения особенностей управленческого учета и его  места в составе бухгалтерского учета следует ознакомиться с  различиями управленческого и финансового  учетов, которые по Колину Друри (Colin Druri) состоят в следующем:

Различия в предъявляемых  юридических требованиях. Акционерные общества открытого типа должны ежегодно представлять финансовые отчеты независимо от того, считает ли дирекция эту информацию полезной или нет. Управленческий же учет осуществляется при необходимости, и информация подготавливается только в том случае, когда предполагают, что выгода от использования информации дирекцией больше, чем затраты на ее сбор.

Различия в степени  точности информации. Дирекция предприятия  требует быстрой подачи данных, так  как принятие многих решений не может откладываться до получения информации в полном объеме. Приблизительная информация, которая подлежит быстрой обработке, обычно является достаточной для принятия решений дирекцией. Что касается финансового учета, то его данные должны быть точными, иначе внешние пользователи будут относиться с недоверием к содержанию финансовых отчетов. Следовательно, управленческий учет носит более приблизительный характер, чем финансовый.

Различия в масштабах  учета. В финансовых отчетах должен быть представлен материал о деятельности всего предприятия, в то время как в фокусе управленческого учета находятся небольшие участки или сферы деятельности предприятия, например, отдельные виды продукции и показатели, отделы и зоны сбыта продукции.

Различия в принятых принципах учета. Внешние пользователи финансовой информации требуют гарантий в том, что ежегодные отчеты составляются, исходя из общепринятых норм учета, что позволяет проводить сопоставления и сравнивания. Поэтому финансовые отчеты должны подготавливаться в соответствии с действующей нормативной документацией и установившейся практикой учета.

Внешние пользователи обычно должны принять всю финансовую информацию, которую представляет предприятие, а дирекция предприятия может  выбрать для пользования те правила  и принципы бухгалтерского учета, которые она считает наиболее полезными для принятия решения, не заботясь о том, соответствуют ли они общепринятым нормам.

Различия во временной  соотнесенности информации. Финансовые отчеты представляют информацию об уже  совершившихся операциях и хозяйственных фактах, а в сферу деятельности управленческого учета попадает информация, носящая характер прогноза, и информация о том, что уже имело место. Принимаемые решения обращены к будущим событиям, и дирекция предприятия поэтому нуждается в детальной информации о предполагаемых затратах и доходах.[2]

Различия в частоте  подачи информации. Детализированные финансовые отчеты составляются в полном объеме один раз в год, в то время  как дирекция предприятия запрашивает  информацию управленческого учета немедленно, как только в ней появляется необходимость. Поэтому отчеты, содержащие данные управленческого учета, могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Для того, чтобы как  можно более глубоко понять сущность управленческого учета необходимо рассмотреть сравнительную характеристику управленческого и финансового учета. А.Шеремет сравнение, главным образом, сосредотачивает на 12 основных разделениях между этими системами учета:

1. Обязательность ведения  учета. Ведение финансового учета обязательно. Ведение же управленческого учета всецело зависит от воли руководства. [3, с.20]

2. Цель ведения учета.  Цель финансового учета - составление  финансовых документов для пользователей  вне организации. Цель управленческого  учета - оказание помощи администрации в планировании, собственно управлении и контроле.

3. Пользователи информации. Пользователи информации, получаемой  в результате ведения финансового  учета - большая группа людей,  члены которой в основном неизвестны (кредиторы, акционеры и т.д.). Лица, пользующиеся данными управленческого учета (менеджеры компании и сотрудники, помогающие им в сборе и анализе информации), как правило, известны поименно. Соответственно известны их специфические запросы, на которые и будет ориентирована система управленческого учета.

4. Базисная структура.  Финансовый учет строится на  основополагающем равенстве: активы = обязательства + капитал владельцев. Базисная структура управленческого  учета различна в зависимости  от цели использования информации.

5. Основные положения. Финансовый учет должен вестись с общепринятыми принципами бухгалтерского учета. Управленческий же аппарат организации может следовать любым правилам учета во внутреннем управленческом учете в зависимости от полезности этих правил.

6. Привязка по времени. Финансовый учет отражает финансовую историю организации. Бухгалтерские проводки выполняются уже после совершения соответствующих операций. Хотя данные финансового учета и берутся за основу при планировании, они по своей природе носят "исторический" характер. Управленческий учет включает в свою структуру, наравне с информацией "исторического" характера, оценки и планы на будущее.

7. Виды выражения информации. Финансовые документы, являющиеся  конечным продуктом финансового  учета, содержат в основном  информацию в денежном выражении. В управленческом учете фигурирует информация, как в денежном, так и в не денежном (натурально-вещественном) выражении.

8. Степень точности  информации. В финансовом учете  допускается только небольшое  число приблизительных оценок, в управленческом учете часто используются приблизительные и примерные оценки.

9. Частота отчетности. В финансовом учете - квартальная  и годовая отчетность. В управленческом  учете частота представления  отчетности зависит от задач,  это может быть и понедельная, и по месячная отчетность и т.д.

10. Сроки представления  отчетов. Поскольку для выверки  данных и проверки их внешними  аудиторами требуется время, финансовые  отчеты попадают к пользователям  только через несколько недель  после окончания отчетного периода. Отчеты же по управленческому учету могут содержать информацию, требующую немедленных действий, поэтому сроки их представления невелики.

11. Объект отчетности. В финансовом учете - организация  в целом, в управленческом - центры  ответственности.

12. Степень ответственности. В финансовом учете вероятность преследования по закону невелика, но все же существует, в управленческом учете - фактически никакой.

В финансовой бухгалтерии  формируется информация о доходах  и расходах организации, о дебиторской  и кредиторской задолженности, о финансовых инвестициях, состоянии источников финансирования, взаимоотношениях с государством по уплате налогов и т.д. Потребителями информации финансового учета являются в основном внешние по отношению к предприятию пользователи: налоговые органы, банки, биржи, другие финансовые институты, а также поставщики, покупатели, потенциальные и реальные инвесторы, служащие предприятия. Финансовая отчетность не является коммерческой тайной, открыта к публикации и в определенных случаях должна быть заверена независимым аудитором или аудиторской фирмой[4].

В системе же управленческого  учета формируется информация о  расходах, доходах и результатах  деятельности в необходимых для  целей управления аналитических  разрезах. При этом руководство предприятия самостоятельно решает, в каких разрезах классифицировать объекты управления и как осуществлять их учет. Информация управленческого учета предназначена для руководства и менеджеров предприятия, является коммерческой тайной и носит строго конфиденциальный характер. Вопросы организации управленческого учета практически не регламентируются законодательством.

Во многих случаях  данные финансового и управленческого  учета имеют отношение к рентабельности фирмы и предназначены только для дирекции. Утечка подобной информации может придать конкурентной борьбе на рынке нечестный характер. Таким образом, если финансовый учет основной упор делает на полное и точное объяснение и раскрытие результатов операций фирмы, то управленческий учет стремится помочь руководству достичь своих целей[5].

       2 Информация, формируемая в рамках управленческого учёта

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е всё  то, что расширяет представление  об объекте исследования.

Управленческая информация подразделяется на финансовую и нефинансовую.

Финансовая информация создается на основе данных финансового  учета, производственного учета  и в основном представляет собой  количественную информацию.

Нефинансовая количественная информация также является полезной для управления организацией при планировании и контроле. К ней относятся: количество отработанных машино-часов; количество машино-часов, потерянных в результате простоев; количество работников; количество дней, прошедших от размещения заказа до получения продукции; процент счетов, содержащих ошибки; количество продукции, произведенной за неделю; количество единиц или наименований готовой продукции на складе и т. д.

Некоторые виды информации не могут быть выражены в цифрах. В связи с этим информация делится на количественную и качественную. Примерами качественной информации являются:

• законодательство по данному виду деятельности;
• отзывы покупателей о качестве товаров или услуг;
• отчет о работе сотрудников.

Таким образом, в управленческом учете бухгалтер оперирует и информацией, не поддающейся количественной оценке, так как некоторые проблемы управления не могут быть решены только путем сбора и анализа числовых данных, наряду с ними имеют значение факторы, которые не могут быть представлены в числовом выражении[6].

Информация, формируемая  системой управленческого учета, должна отвечать следующим требованиям:

• достоверность;
• полнота;
• релевантность;
• целостность;
• понятность;
• своевременность;
• регулярность.

Аналогичные требования предъявляются к информации финансового учета. Однако их содержание и значимость могут быть различными.

Для финансового учета  достоверной считается отчетность, сформированная исходя из правил, установленных  нормативными актами по бухгалтерскому учету. В управленческом учете важнее объективность данных, их соответствие действительности.

Понятие достоверности  в учете для управления ближе  к определению, используемому в  аудите, где под достоверностью понимается возможность для компетентного  пользователя делать на основе данных учета и отчетности правильные выводы.

Полнота управленческого  учета означает достаточность информации для управления предприятием и его  подразделениями, возможность обеспечить эту достаточность. Наиболее полными  являются сложные системы управленческого  учета, включающие использование счетов и двойной записи, обеспечивающие контроль не только за затратами и результатами текущей деятельности, но и за производственными запасами, инвестициями, эффективностью функционального управления бизнесом.

Главное требование к информации, формируемой в системе управленческого учета, — ее релевантность, т.е. существенность, приемлемость для вырабатываемых решений. Все остальные требования выполняют подчиненную роль. Нерелевантная, несущественная для данного решения информация, даже если она абсолютно достоверна, не может помочь в принятии правильного решения, в то время как достоверные на 90% данные могут быть основой для правильных выводов.

Релевантными с позиций  принятия управленческого решения  являются данные и сведения, учитывающие условия, в которых принимается решение, его целевые критерии, имеющие набор возможных альтернатив и характеризующие последствия реализациикаждой из них[7].

Одним из требований общепринятых стандартов и положений управленческого  учета является его целостность и понятность для пользователей. Это означает, что управленческий учет должен быть системным даже в тех случаях, когда он ведется без использования первичной документации, счетов и двойной записи. Системность в этом случае означает единство принципов отражения учетной информации, взаимосвязь регистров учета и внутренней отчетности, обеспечение в необходимых случаях сопоставимости ее данных с показателями бухгалтерского учета и отчетности.