Основы организации финансового учёта

Бухгалтер – частный предприниматель

Собственник или уполномоченный им орган может пойти по не совсем традиционному пути и доверить ведение бухгалтерского учета (в полном объеме или частично) специалисту по бухгалтерскому учету – физическому лицу, субъекту предпринимательской деятельности.

Преимуществом данной формы является то, что она позволяет сократить расходы на оплату труда.

Между предприятием и бухгалтером – СПД заключается договор на предоставление услуг по ведению бухгалтерского учета, который по своей сущности является договором гражданско-правового характера, а по своим признакам соответствует договору подряда. Поэтому правовые отношения между сторонами регулируются ГК Украины (то есть в гражданско-правовых отношениях преимущество отдается договорным отношениям, тогда как в трудовых правоотношениях в большинстве случаев правоотношения регулируются действующим законодательством).

Исходя из сказанного при заключении договора на ведение бухгалтерского учета следует четко определить обязанности бухгалтера-предпринимателя и степень его ответственности.

В случае поручения такому бухгалтеру ведения налогового учета и составления налоговой отчетности это должно быть предусмотрено в договоре как отдельное условие. Таким же образом должен быть решен вопрос и с подписанием бухгалтером-предпринимателем бухгалтерских и налоговых документов, в реквизиты которых включена подпись главного бухгалтера в соответствии с законодательством.

Ответственность бухгалтера – СПД

Договор на предоставление услуг по ведению бухгалтерского учета является гражданско-правовым договором, поэтому в случае нарушения договорной дисциплины бухгалтер-СПД будет нести гражданско-правовую ответственность в соответствии с условиями договора.

Как правило, при заключении такого договора предусматривается полная материальная ответственность бухгалтера-СПД за его деяния, приведшие предприятие к материальным потерям.

Не являясь должностным лицом предприятия, бухгалтер-СПД не может быть привлечен к административной ответственности за уклонение от уплаты налогов, сборов, обязательных платежей. То же касается и уголовной ответственности. По ст. 212 УК Украины бухгалтер-СПД не может быть привлечен к уголовной ответственности, так как норма данной статьи предусматривает, что субъектом преступления может быть только то лицо, которое обязано уплачивать налоги, сборы, обязательные платежи, но незаконно уклоняется от их уплаты. А обязанность по уплате обязательных платежей лежит на предприятии, которое является собственником принадлежащих ему активов, и к уголовной ответственности могут привлекаться должностные лица этого предприятия, частный же предприниматель не является должностным лицом этого предприятия. Однако, если условиями договора на оказание услуг по бухгалтерскому учету предусмотрено, что бухгалтер – частный предприниматель ведет налоговый учет, отвечает за своевременную уплату налогов, сборов, обязательных платежей, а также подписывает первичные документы, то он может быть привлечен к уголовной ответственности по ст. 212 УК Украины как соучастник вместе с директором предприятия.

Бухгалтер – представитель специализированной бухгалтерской или аудиторской фирмы

Собственник может пойти иным путем и заключить договор на ведение бухгалтерского учета со специализированной бухгалтерской или аудиторской фирмой.

В данном случае субъектом гражданско-правовых отношений выступает юридическое лицо.

Такая форма ведения бухгалтерского учета выгодна малым и средним предприятиям, которым содержать постоянного бухгалтера накладно. Главное преимущество – в таких фирмах, как правило, работают специалисты высокой квалификации, которые хорошо знают законодательство по бухгалтерском у учету и налогообложению, постоянно отслеживают все изменения, происходящие на законодательном уровне. Поэтому в сложных ситуациях или в законодательно неурегулированных вопросах специалисты этих фирм оперативно находят решения, тем самым помогая предприятию избежать материальных потерь. Кроме того, такие фирмы дорожат своей репутацией, а значит, заинтересованы в надлежащем ведении дел.

Ответственность специализированных и аудиторских фирм

Ответственность специализированных фирм за ненадлежащее выполнение обязанностей устанавливается в договоре в виде полной материальной ответственности, применения санкций за нарушение договорных обязательств.

Поскольку фирма является юридическим лицом, привлечь ее к административной и уголовной ответственности невозможно.

Ведение бухгалтерского учета собственником или уполномоченным им органом

Как следует из ст. 8 Закона о бухучете, предприятие может и не пользоваться услугами бухгалтера, если его функции возьмется выполнять сам собственник предприятия или назначенный им руководитель.

Использовать такую форму бухгалтерского учета не могут предприятия, отчетность которых согласно законодательству должна обнародоваться, например акционерные общества.

Эта форма бухгалтерского учета используется в основном на малых предприятиях, где небольшой оборот и несложные однообразные операции.

Допустим, собственник предприятия поручает ведение бухгалтерского учета директору. Тогда лучше заключить с директором контракт и в нем оговорить все условия и по руководству предприятием, и по ведению бухгалтерского учета. В контракте собственник может установить обязанность руководителя возместить в полном объеме материальные потери предприятия в связи с уплатой штрафных санкций за нарушения налогового законодательства, нарушения договорной дисциплины, которые повлекли убытки и штрафы и т.п. Кроме того, являясь должностным лицом предприятия, его руководитель может быть привлечен и к административной ответственности, и к уголовной.

Если же собственник предприятия решил самостоятельно вести бухгалтерский учет, на него возлагается полная ответственность за его ведение в соответствии со ст. 8 Закона о бухучете. За ведение бухгалтерского учета с нарушением требований действующего законодательства собственник предприятия может быть привлечен к административной и уголовной ответственности.

Передача дел при смене бухгалтера

Согласно ст. 8 Закона о бухучете собственник или уполномоченный им орган (должностное лицо), который руководит предприятием, отвечает, в том числе, и за сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее 3 лет. При этом предприятие самостоятельно утверждает порядок ведения документооборота и технологию обработки информации. Первичные документы, прошедшие обработку и отраженные в учетных регистрах, должны быть укомплектованы в хронологическом порядке, пронумерованы, переплетены и сопровождены справкой для архива.

Таким образом, в интересах самого же руководителя предприятия обеспечить процесс приемки-передачи дел.

Издание приказа

Прежде всего руководитель предприятия должен издать приказ по предприятию о приеме-передаче бухгалтерской документации в связи с увольнением главного бухгалтера (бухгалтера) и о создании для этой цели комиссии. В приказе указываются:

- фамилии, имена и отчества членов комиссии (бывший главный бухгалтер; вновь принятый главный бухгалтер или лицо, его замещающее, либо сам руководитель – все зависит от обстоятельств увольнения бухгалтера; представитель администрации);

- период, в течение которого будет происходить передача дел;

- если, по мнению руководителя, требуется заключение аудиторской фирмы о состоянии бухгалтерского учета, финансовой и налоговой отчетности, - отметка о необходимости аудиторской проверки.

На дату передачи бухгалтерских дел, согласованную с увольняющимся главным бухгалтером (бухгалтером), все учетные операции за прошедший период должны быть завершены.

Если бухгалтер увольняется, а на его место еще не подобрана кандидатура, то дела обязан принять руководитель предприятия или назначенное им лицо.

Составление акта приема-передачи

Итак, поскольку законодательством не установлена форма акта приема-передачи для нашего случая, такой акт составляется в произвольной форме.

Обязательными реквизитами этого документа должны быть:

- наименование предприятия;

- код ОКПО;

- дата и место составления;

- Ф.И.О. передающего и принимающего;

- так как акт оформляется в присутствии руководителя – и сведения о руководителе.

Передаче по акту подлежат документы бухгалтерского учета, финансовой и налоговой отчетности.

В акте приводится перечень передаваемых документов с указанием наименования и количества дел, года составления.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается передающим и принимающим лицом, утверждается руководителем предприятия. Первый экземпляр остается у передающего бухгалтера, второй экземпляр хранится в бухгалтерии.

Как принимать дела

Бухгалтер, принимающий дела, не обязан проверять правильность ведения бухгалтерского и налогового учета прежним бухгалтером, поскольку это не предусмотрено п. 7 ст. 8 Закона о бухучете.

Тем не менее умудренный жизненным опытом бухгалтер не поленится осуществить такую проверку хотя бы за период, предшествующий отчетному, ведь это в его интересах. Если ошибки существуют, то лучше их выявить заранее и исправить, чем потом иметь неприятности с налоговыми органами.

При значительном количестве бухгалтерских документов, проверку которых самостоятельно осуществить очень сложно, и при наличии сомнений в правильности дела бухгалтер вправе потребовать от директора назначения документальной ревизии (аудита).

Пример составления акта приема-передачи

Утверждаю:

Директор ООО «Мастер»

            Лесовой А.Н.        

          (Ф.И.О. подпись)

15 апреля 2004 г.

АКТ

приема-передачи документов бухгалтерского учета,

финансовой и налоговой отчетности

г. Днепропетровск

5 апреля 2004 года

Я, Неподбереза Сергей Васильевич, бывший главный бухгалтер ООО «Мастер», в связи с увольнением передаю документы бухгалтерского учета, финансовой и налоговой отчетности вновь принятому главному бухгалтеру Алексеевой Нине Сергеевне в соответствии с нижеприведенным перечнем.

Я, Алексеева Нина Сергеевна, принимаю документы у Неподберезы Сергея Васильевича в количестве 97 дел, остаток средств на текущем счете в сумме 150120 грн. (сто пятьдесят тыс. сто двадцать грн.) и остаток денежных средств в кассе в сумме 40 грн. (сорок грн.) в соответствии с перечнем. Мною проверено содержимое дел, претензий не имею.

Передал

«05» апреля 2004 г. Неподбереза (Неподбереза С.В.)

                                                        (подпись)

Приняла

«05» апреля 2004 г. Алексеева (Алексеева Н.С.)ъ

                                                        (подпись)

Оформление недостачи документов

В момент приема-передачи может быть выявлена недостача документов, что также должно быть отражено в акте. Следует указать, каких именно документов не хватает (наименование, количество, год составления).

В этом случае руководитель приказом по предприятию создает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их недостачи, а также письменно уведомляет правоохранительные органы.

Копия акта, составленного комиссией, направляется вместе с заявлением о пропаже документов в налоговый орган по месту регистрации в течение 10 дней с момента составления акта.

Ответственность за чужие ошибки

Должен ли отвечать вновь принятый бухгалтер за ошибки, допущенные его предшественником? Этот вопрос волнует многих бухгалтеров.

Считаем, что «новенький» не должен нести никакой ответственности за чужие ошибки. Обоснуем свое мнение ссылками на законодательство.

Во-первых, п. 8 ст. 9 Закона о бухучете установлено, что ответственность за несвоевременное составление документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Из этого следует, что бухгалтер, не составлявший и не подписывавший бухгалтерские документы, не может отвечать за ошибки, допущенные в этих документах, ни в административном, ни в уголовной порядку.

Во-вторых, согласно ст. 14 КУоАП к административной ответственности можно привлечь тех должностных лиц, которые совершили правонарушение при выполнении своих служебных обязанностей, иными словами, на момент совершения правонарушения занимали на предприятии определенную должность.

Вывод – отвечать будет лицо, совершившее правонарушение, то есть предыдущий бухгалтер, если только для его привлечения к административной ответственности не пройдет установленный законом срок.