Данные  инвентаризации по каждому виду ценностей  вносятся в инвентаризационные описи  отдельно по месту нахождения и лицам, ответственным за их сохранность. Эти описи составляются в двух экземплярах (при смене материально-ответственных лиц – в трех). Описи подписываются главой комиссии и всеми членами инвентаризации. Материально-ответственные лица в конце каждой описи расписываются за проверенные инвентаризационной комиссией и занесенные в инвентаризационную опись ценности.

     Таким образом, основными документами  оформления инвентаризации являются: расписка материально-ответственного лица, инвентаризационная опись, акт  инвентаризации и ведомость результатов инвентаризации, протокол инвентаризационной комиссии.

     Направление совершенствования проведения инвентаризации

     При проведении контроля материалы инвентаризаций, с целью их достоверности и  качества инвентаризационной работы необходимо тщательно проанализировать все нарушения заполнения инвентаризационных описей, обращая особое внимание на признаки, свидетельствующие о хищениях. К ним относятся:

     не  оговорённое исправление цены, количества и суммы;

     подчистки записей, добавление и дописки цифр;

     неправильное  сбалансирование единиц товаров  по страницам инвентаризационных описей;

     не  соответствие количества единиц товаров  по странице описи количеству, указанному инвентаризационной комиссией; неправильный подсчёт итогов на отдельных страницах и в инвентаризационной описи в целом;

     указание  в инвентаризационной описи завышенных остатков отдельных товаров;

     записи  об остатках определённых ТМЦ в описи  на конец отчётного периода в  большем объёме, чем записи тех  же ТМЦ в описи на начало периода (если по этим товарам не было движения).

     Совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть направлено на применение многочисленных документов, в которые  будут записываться данные о наличии  ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым как человеком, так и ЭВМ. Определение результата инвентаризации является одним из ответственных моментов бухгалтерской обработки материалов инвентаризации [10,160].

     Задача  состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение  результатов инвентаризации. Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты носят оперативный характер и документального отражения не находят. Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии и работников способствуют контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Рекомендуется проверять одноимённые ценности, находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнуты [10,160].

     Обобщение результатов инвентаризации

     По  завершении инвентаризации в книге  контроля за выполнением приказов о  проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.

     После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов, в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь.

     Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной  документации, представленные в приложениях  № 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

     Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском  учете [10,170].

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета  отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

     1. Излишек имущества подлежит оприходованию  по дебету соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.),  с отнесением  его на финансовые результаты (счет 80) у организаций или увеличение  финансирования (фондов) у бюджетной  организации (в  кредит счёта 80 "Прибыли и убытки", субсчёт 3 "финансовые результаты от инвентаризационных операций") с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

     2. Все недостачи материальных ценностей,  денежных средств и другого

     имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (по счёту 01 и 04 через счета 47 и 48). Со счёта 84 суммы недостач относят по назначению в следующем порядке:

     2.1. Убыль ценностей  в пределах  установленных норм естественной убыли определяется  после зачёта излишками по пересортице.

     2.2. Недостачи материальных ценностей,  денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью: дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

     кредит  счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     В тех случаях, когда виновники  не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают со счёта 84 в дебет счёта 80"Прибыли и убытки", субсчёт 3 "Финансовые результаты от внереализационных операций" [10,170]. 

     3. Обобщение данных текущего бухгалтерского учета. Содержание оборотных ведомостей по синтетическим счетам

     Обобщение данных текущего бухгалтерского учета

     Данные  синтетических и аналитических счетов обобщаются в конце отчетного периода с целью получения сводной информации. Одним из способов обобщения данных текущего бухгалтерского учета являются оборотные ведомости.

     Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой сводку оборотов и остатков по счетам за определенный период времени.

     Оборотная ведомость заполняется по данным об оборотах и остатках синтетических  счетов.

     Для этого на счетах подсчитывают обороты, конечное сальдо и отражают эти данные в оборотной ведомости. Составленная таким образом оборотная ведомость является одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счетам. Контроль осуществляется на основе наличия в данном регистре трех пар равных итогов.

     Первая  пара равных итогов - общий итог начальных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу начальных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство вытекает из положения, что общая сумма средств предприятия не может быть больше или меньше общей суммы источников их образования (т.е. равенство итогов актива и пассива баланса).

     Вторая  пара равных итогов - общий итог оборотов по дебету всех счетов равен общему итогу оборотов по кредиту всех счетов. Это равенство обеспечивается двойной  записью [11,25].

     Третья  пара итогов - общий итог конечных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу конечных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство обеспечивается равенством первых двух пар итогов.

     Оборотную ведомость по синтетическим счетам на практике называют оборотным балансом, так как она содержит почти все его показатели. В этом смысле оборотная ведомость, фиксируя остатки и обороты по счетам, является способом обобщенного отражения не только состояния, но и изменений в составе и величине средств и их источников.

     Записи  в шахматную ведомость производятся так, чтобы была видна корреспонденция счетов. Пересечение строк подлежащего ведомости с колонкой сказуемого показывает корреспонденцию счетов.

     Ведомость заполняется путем проставления итогов оборотов каждого счета с  одинаковой корреспонденцией на пересечении строки дебетуемого счета с колонкой кредитуемого счета.

     По  дебету всех синтетических счетов выводится  итог; обороты по кредиту счетов оказываются автоматически внесенными в ведомость.

     Шахматная ведомость - это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов.

     Оборотные ведомости по аналитическим счетам существенно отличаются от оборотных  ведомостей по синтетическим счетам. Составляются они отдельно для каждой группы аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом [11,23].

     Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой итоги  оборотов и сальдо по всем синтетическим  счетам. Она предназначена для  проверки правильности учетных записей общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса.

 

     Оборотная ведомость заполняется на основании  данных синтетических счетов в следующем  порядке. В первой графе записывают название всех счетов баланса, по которым  имеются остатки: вначале - активные, затем - пассивные. По данным каждого  счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 2, 3, 4, 5 и 7 графы. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графа 2 + графа 4 - графа 5). В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 =  графа 3+ графа 5 - графа 4). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре [11,32].

     4. Понятие формы бухгалтерского учета. Причины эволюции форм бухгалтерского учета. Формы учета, применяемые в современном учете. Основные тенденции развития форм бухгалтерского учета.

     Форма бухгалтерского учета - определенная схема  построения и взаимосвязи регистров, порядок и способы регистрации  и группировки учетных данных. В настоящее время используются следующие формы: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная, компьютерная и др. При мемориально-ордерной форме главным учетным регистром является мемориальный ордер, в котором указывается корреспонденция счетов по конкретным операциям. Журнально-ордерная форма предполагает главными учетными регистрами журналы-ордера, построенные по кредитовому принципу) т. е. все записи по каждой операции производятся с кредита основного счета, для которого открыт журнал-ордер, в корреспонденции с дебетуемыми счетами, наименование которых указывается в журнале-ордере. Ежемесячно журналы-ордера закрываются, а итоги переносятся в Главную книгу. Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется для малых предприятий с использованием рабочего Плана счетов с сокращенным числом счетов и заключается в ведении учета всех операций в книге учета хозяйственных операций и ведомости учета заработной платы [10,27]..

     Причины эволюции форм бухгалтерского учета

     Развитие  форм бухгалтерского учета имеет  свою историю. Каждый этап развития хозяйственной  деятельности характеризуется соответствующим  уровнем состояния учета, определенной формой его ведения. Сначала формы учета базировались на книгах-журналах, которые считались главными учетными регистрами, предназначенными для ведения как систематического, так и аналитического учета. Позже для ведения аналитического учета начали применять карты. Дальнейшее развитие учета, необходимость разделения труда между работниками бухгалтерии обусловили широкое использование в учете отдельных листков. В условиях использования ПЭВМ появились новые регистры и новейшая технология сбора и обработки учетных данных.

     Форма бухгалтерского учета как отражение  определенного уровня технологии учетного процесса должно соответствовать следующим  требованиям:

     • обеспечение полноты и реальности в учетных регистрах хозяйственных  операций.

     • обеспечение рационального распределения  учетных работ между работниками  для своевременного их выполнения [13,205].